Teleport Hotels ahorra 21 horas semanalmente con automatizaciones de pago

Introducción

Teleport Hotels, un grupo hotelero con sede en los Países Bajos, adopta la filosofía de "Nuestro hogar es tu hogar", convirtiendo la estancia de cada huésped en una experiencia notable e inolvidable. Mezclando hábilmente los mejores elementos de un hotel y un albergue, el grupo ofrece una variedad de alojamientos, desde estudios privados hasta vibrantes dormitorios. Al frente de las operaciones diarias del hotel se encuentra David van Erkelens, un verdadero campeón del cambio en el panorama de la hospitalidad. En los últimos cinco años, ha adquirido una profunda experiencia en tecnología hotelera, convirtiéndose en una figura clave cuando decidieron cambiar de su tradicional hotelero PMS todo en uno a una plataforma de gestión de propiedades abierta basada en la nube. Aunque lleva sobre sus hombros el peso de los esfuerzos de gestión del cambio, David lo lleva con confianza, listo para compartir la fascinante historia de su viaje. 

Automatización de pagos digitales

Desafío: La gestión de impuestos municipales de diferentes OTAs es complicada

David y su equipo lucharon por manejar eficientemente un alto volumen de reservas de diversas OTAs como Booking.com, Airbnb, etc., cada una con condiciones únicas de impuestos municipales. Mientras que las prácticas convencionales implican cargar el impuesto municipal a la llegada, algunas OTAs pre-cargan la parte fija del impuesto municipal, dejando la tarifa adicional para que el hotel la gestione. Es crucial para Teleport Hotels navegar cuidadosamente estas diferencias, evitando cargos excesivos y problemas transaccionales, eliminando soluciones manuales. Su objetivo final es garantizar una facturación precisa para los huéspedes, manteniendo así altos niveles de satisfacción. "Incluso con toda la tecnología avanzada, aún estábamos lidiando con soluciones manuales para recolectar pagos de cada canal, lo cual simplemente no tenía sentido. Realmente estábamos teniendo un momento difícil con eso. Así que nos dimos cuenta de que para automatizar completamente nuestros procesos de pago, necesitábamos un sistema súper flexible. Este sistema tenía que permitirnos manejar todas las limitaciones de cada canal, porque no hay un enfoque genérico que un PMS hotelero todo en uno pueda solucionar." 

En resumen, la gestión de impuestos municipales planteó desafíos distintos en el procesamiento de pagos, haciendo que un PMS universal fuera impráctico para la recopilación de reservas y pagos.

Solución: Acceso ilimitado a datos de gestión de propiedades con una plataforma abierta

Teleport Hotels enfatizó la necesidad de una automatización completa de pagos para eliminar el potencial de errores humanos y la necesidad de intervenciones manuales. David optó por cambiar de su anterior PMS hotelero a Apaleo, una plataforma de hospitalidad abierta basada en API. A diferencia del sistema todo en uno anterior, Apaleo proporcionaba datos accesibles a través de conexiones API, a diferencia de la información codificada en duro del proveedor anterior. También integraron Apaleo con el constructor visual de automatización sin código, Make.com, que permitió ajustes dinámicos de parámetros para cada reserva entrante. "La flexibilidad y el acceso ilimitado a la API de Apaleo empoderaron a nuestro arquitecto de soluciones para desarrollar sin esfuerzo un script capaz de manejar los diversos escenarios requeridos para la automatización de pagos." Su sistema personalizado no solo gestiona el procesamiento oportuno de reservas, sino que también ofrece la flexibilidad para eliminar automáticamente cargos. Por ejemplo, cuando se recibe una reserva de Airbnb, debería omitir el cargo del impuesto municipal y realizar correcciones para servicios adicionales. Además, Teleport Hotels necesitaba una solución que infundiera confianza en la precisión de este sistema de pago. El objetivo era garantizar un proceso de pago sin problemas y 100% preciso.

Resultado: Un promedio de 3 horas ahorradas por día con pagos totalmente automatizados

Gracias a la integración de Apaleo y Make.com, el equipo de Teleport Hotels ya no necesita procesar manualmente las reservas entrantes ni manejar impuestos municipales. Su proceso de pago ahora es 100% automatizado, ahorrando al personal un promedio de 3 horas al día. Esta eficiencia permite que el equipo dedique más tiempo a la comunicación con los huéspedes y otras actividades orientadas al cliente. borrador

"Nuestro compromiso con la automatización va más allá de ahorrar costos; se trata de liberar tiempo para repensar la experiencia del huésped. A través de la adopción de tecnología, nuestro objetivo es transformar genuinamente las responsabilidades de nuestro personal, pasando de roles administrativos a convertirse en anfitriones reales."

Área de auto-check-in

Desafío: Obstáculos en el proceso de auto-check-in digital debido a facturación inexacta

Un desafío notable para Teleport Hotels, después del obstáculo relacionado con los pagos, fue la ambición de implementar un área de auto-check-in abierta y sin problemas para los huéspedes. El obstáculo en cuestión era la necesidad de facturación precisa para garantizar un proceso sin problemas. Intentos anteriores de crear un área de auto-check-in en los últimos siete años habían fallado debido a complicaciones de facturación. El equipo reconoció que presentar tabletas a los huéspedes para el auto-check-in sin una comprensión clara de la facturación conduciría a un escenario de pesadilla, causando frustración tanto a los huéspedes como al personal. "Los huéspedes a menudo se acercaban con preguntas, desconcertados por cargos adicionales en sus carteras y sin poder completar su check-in sin problemas."

Solución: Facturación precisa e implementación exitosa de un área de auto-check-in

Para superar los desafíos en la creación de un área de auto-check-in debido a problemas persistentes de facturación, David y su equipo pasaron seis a siete meses probando los flujos de trabajo de Make.com en todas sus propiedades. Con las automatizaciones en su lugar, los huéspedes ahora pueden buscar sin problemas sus reservas, asegurándose de que el monto exacto del pago siempre esté visible. Completan sus pagos y realizan el check-in en sus habitaciones sin esfuerzo.

"Establecer un área de auto-check-in fue una parte clave de nuestra transformación digital. Nuestro objetivo era aliviar la carga administrativa de la recepción, permitiendo que nuestro equipo sea alegre y accesible para nuestros huéspedes." Este logro destaca como una mejora significativa en la experiencia del huésped, cumpliendo con el objetivo del equipo de simplificar los procesos de check-in y permitir que la recepción se centre más en los huéspedes que en las tareas administrativas.

Resultado: Check-ins digitales al 40% y aumentando continuamente con automatizaciones optimizadas

A medida que avanzamos hacia un proceso de check-in más interactivo, hay un notable avance técnico para check-ins digitales al 100%. Sin embargo, motivar al personal para que adopte este cambio es esencial. Errores anteriores en su antiguo PMS hotelero redujeron la moral de los empleados, afectando la confianza en la automatización hotelera. La gestión del cambio sigue siendo un trabajo en progreso, con algunos miembros del personal adoptando la transición, mientras que otros se resisten debido a una preferencia por configuraciones tradicionales, como un escritorio que proporciona una sensación de distancia y enfoque, donde la atención puede dedicarse al PMS hotelero. A pesar de los desafíos, el equipo, guiado por David, reconoce el potencial de una transformación positiva en la experiencia del huésped al abrir el área de la recepción a la interacción.

Visualización de datos en tiempo real

Desafío: Falta de paneles visuales sobre los KPI clave del hotel

En el proceso continuo de cambio, Teleport Hotels enfrentó el desafío de unificar y visualizar información sobre la limpieza, los datos de check-in/out y el monitoreo del rendimiento del auto-check-in. Anteriormente, careciendo de una integración bidireccional, los datos contables y de propiedad estaban aislados, requiriendo esfuerzos manuales para generar, combinar y formatear informes para una contabilidad adecuada. El desafío radica en fusionar estas fuentes de datos dispares en un solo panel.

Solución: Flujo de datos en tiempo real entre Power BI y Apaleo

Apaleo facilita mucho que Teleport Hotels acceda, extraiga y analice sus datos. En unos pocos clics, el equipo puede generar rápidamente informes para cualquier período durante el año. Gracias a la API abierta de Apaleo, estos conocimientos pueden fluir directamente a PowerBI de Microsoft, la herramienta de inteligencia empresarial y de mercado de Teleport Hotels. Este proceso simplificado elimina la necesidad de combinar manualmente informes, permitiendo una visión integral que se puede integrar directamente en el sistema contable.

David y su equipo también amplían su panel para visualizar e obtener información sobre los datos de check-in y limpieza. Su objetivo es mejorar la eficiencia de sus esfuerzos de limpieza al priorizar la limpieza de habitaciones según las llegadas y la disponibilidad.

Resultado: Varios días de trabajo manual ahorrados para contabilidad y limpieza

Esta solución resulta especialmente valiosa para manejar informes anuales sobre impuestos municipales y administración para tres hoteles diferentes, cada uno situado en ciudades con enfoques y cálculos únicos. La visión general centralizada ahorra varios días al final del año, ya que el informe necesario está disponible de inmediato, habiendo sido adaptado e incorporado en Power BI.

"El flujo de datos en tiempo real simplifica fundamentalmente nuestro proceso de toma de decisiones. Los paneles proporcionan información práctica que permite la toma de decisiones rápidas. Con una amplia gama de KPI clásicos, podemos identificar rápidamente habitaciones con bajo rendimiento y realizar cambios necesarios. Por ejemplo, si el rendimiento de una habitación está rezagado, tenemos la información para considerar cambios de habitación. Del mismo modo, en días con baja ocupación, podemos ajustar rápidamente nuestra estrategia de precios. La comodidad de tener toda esta información en un solo lugar elimina la necesidad de iniciar sesión en sistemas de gestión de ingresos separados para obtener información, haciendo que nuestro proceso de toma de decisiones sea más eficiente e informado."

La visualización de datos optimizada resultó ser un activo invaluable no solo para el equipo contable, sino también para el personal de limpieza. Ahora, el equipo se asegura de que todos los huéspedes internos reciban una limpieza exhaustiva durante su estancia y que las habitaciones temáticas especiales estén equipadas con las comodidades necesarias, listas para el check-in.

Un vistazo a la pila tecnológica de Teleport Hotels

Explore aplicaciones en la tienda Apaleo:

• Cubilis - Channel manager

• myIBE - Booking engine

• FLYR - Revenue management system

• straiv by CODE2ORDER - Guest app & self-service check-in/out

• Microsoft Power BI - Business intelligence

• Make - Visual automation platform

Hablemos sobre cómo Apaleo puede ayudarte a transformar las operaciones de tu hotel