Una década de éxito
Marcando un hito en su trayectoria, ADAPT Apartments recibió recientemente un reconocimiento prestigioso en los SO!APART Awards 2023. Su compromiso con la sostenibilidad en la categoría de propiedad existente y el título de la marca de "apartamento amueblado grande más popular", según la votación del público, subrayan la resonancia de su enfoque tanto con los expertos de la industria como con los huéspedes. Establecidos en 2012, ADAPT Apartments emprendió un viaje pionero en el sector de apartamentos amueblados en Berlín. A lo largo de la última década, han demostrado consistentemente un compromiso con la excelencia, haciendo hincapié en estructuras distintivas tipo campus y manteniendo los más altos estándares de calidad.
En 2023, ADAPT Apartments dio un paso audaz para cambiar el juego. Intercambiaron las complejidades de los sistemas de hoteles tradicionales por la simplicidad y potencia de una plataforma de gestión de propiedades moderna y nativa de la nube. Esta es la historia de cómo hicieron todo más fluido para sus huéspedes y rentable para sus operaciones.
Check-in en línea
Los sistemas de gestión de propiedades de hotel obsoletos anteriormente presentaban desafíos para ADAPT Apartments, especialmente durante las ocupadas noches de los lunes. Los check-ins manuales, las largas colas y los procesos complicados para clientes corporativos, que representan el 95% de sus clientes, agotaban significativamente los recursos. Además, manejar formularios de registro era un esfuerzo manual y que consumía tiempo para ADAPT Apartments.
Su antiguo PMS de hotel exigía entrada de datos manual, correcciones y el almacenamiento físico de formularios de registro, agregando una carga operativa adicional, incluido el escaneo, la impresión y la documentación de cada archivo. Tras la implementación de Apaleo, el viaje del huésped de ADAPT Apartments experimentó una evolución transformadora. Con Apaleo, los formularios de registro ahora están disponibles de forma autoservicio para los huéspedes a través de Straiv, se agregan automáticamente a los perfiles de los huéspedes en su herramienta CRM, Umnion, y se almacenan de forma segura. Este cambio estratégico ha ahorrado 14 horas por semana, lo que resulta en una reducción de costos anual de 12,840 €.
"Los huéspedes ahora disfrutan de un check-in sin complicaciones: escanean un código QR, toman un café, encuentran fácilmente su apartamento y listo. Los huéspedes habituales van un paso más allá, haciendo el check-in en línea mientras van camino a su apartamento". - Ralf Krause, Director Gerente de ADAPT Apartments
Los check-ins virtuales, la conveniencia de los códigos QR y la integración perfecta de la tecnología no solo han reemplazado los procesos manuales del pasado, sino que también han dado resultados notables. La implementación condujo a un ahorro sustancial de 10 horas por semana para el personal de la recepción, equivalente a una reducción de costos anual de 8,560 €.
Pagos automatizados
Manejar pagos con tarjeta de crédito se ha vuelto muy fácil con Apaleo en comparación con su antiguo sistema. Anteriormente, los huéspedes presentaban sus tarjetas de crédito durante el check-in, lo que llevaba a una serie de pasos manuales: colocar la tarjeta en un lector, ingresar la cantidad, imprimir recibos para el huésped y luego lidiar con procesos de conciliación y archivo que involucraban múltiples hojas de Excel y copias físicas. Ahora, con Apaleo, los huéspedes pagan directamente durante el proceso de check-in en línea a través de Straiv.
El pago se registra e procesa instantáneamente a través de Apaleo Pay, optimizando todo el flujo de trabajo. Gracias a un flujo de trabajo cuidadosamente construido con Make, se genera automáticamente el informe de liquidación. Asigna el número de factura, identifica el método de pago utilizando el número de reserva y genera automáticamente una hoja de Google importada en DATEV para una contabilidad sin problemas. Este flujo de trabajo reduce significativamente la necesidad de que el equipo de contabilidad verifique las transacciones, aliviando la carga de verificar cada transacción. Como resultado, se ahorra tiempo y se minimiza el papeleo innecesario, ofreciendo una experiencia más eficiente y amigable para tanto el personal como los huéspedes.
"La integración de Apaleo Pay transformó nuestra experiencia con los huéspedes. Los huéspedes pueden liquidar sus cuentas completamente de forma digital, registradas al instante en Apaleo. Automatizamos varios flujos de trabajo personalizados, ahorrando a nuestro departamento de contabilidad un estimado de 72 horas al mes, con un ahorro anual de 15,000 €".
El antiguo proceso manual representaba un riesgo significativo para la seguridad, permitiendo un posible acceso no autorizado a información sensible del huésped, pero con Apaleo Pay, los detalles se tokenizan y se accede solo con la autorización adecuada, asegurando un proceso de pago seguro y eficiente. Bajo el sistema antiguo, cada mañana implicaba la tarea de conciliaciones manuales al final del día: no shows, cambios de habitación y habitaciones bloqueadas demandaban atención manual. La conciliación de efectivo, reserva por reserva, era una tarea laboriosa.
El antiguo sistema tardaba 3 minutos adicionales en actualizar las bases de datos y archivar evaluaciones antes de exportar manualmente datos a través de la interfaz DATEV. En marcado contraste, Apaleo ha optimizado todo este proceso. La necesidad de estas conciliaciones manuales y exportaciones se ha eliminado por completo, ahorrando 2.5 horas por semana para el personal de oficina.
Analítica integral
En contraste con sus limitaciones anteriores, la introducción de Apaleo ha abierto nuevos horizontes para la analítica. Aprovechando APIs abiertas y extensas, el equipo de ADAPT Apartments automatiza sin problemas la importación de métricas de rendimiento esenciales. Con la integración de Make, Happyhotel (su sistema de gestión de ingresos recientemente implementado) y Apaleo, ahora pueden llenar una hoja de Google estructurada con noches de habitación, tasa de ocupación, RevPAR y ADR.
La facilidad de acceso a datos históricos, presentes y futuros permite análisis precisos a diario, semanal y mensual. Esto capacita al equipo para tomar decisiones informadas, asegurando que las promociones y tarifas corporativas se alineen con el rendimiento real. Con una mejor visibilidad de los datos, ADAPT Apartments ha transformado la gestión de tarifas en un proceso más eficiente y preciso. Esta integración no se limita a métricas de ingresos; se extiende a la importación de costos desde DATEV a la misma hoja, brindando una visión integral para la contabilidad.
La grabación diaria de transacciones les da la flexibilidad de corregir y ajustar cálculos en cualquier momento y adaptar pronósticos para un proceso de toma de decisiones más ágil e informado. Este enfoque innovador ha revolucionado la aproximación de ADAPT Apartments a la analítica, ahorrando 5 horas por semana y 19,160 € anuales.
Alivio emocional
Esta transición ha reducido significativamente el estrés emocional para el personal. Bajo el antiguo sistema, había una rutina exigente que obligaba a los equipos a comenzar a trabajar al menos 30 minutos antes de la apertura de la recepción y a extender sus horas durante 30 minutos adicionales después del cierre. Además, una cola de hasta 15 huéspedes en la recepción a menudo aumentaba el estrés de los empleados, resultando en tensiones entre el equipo y los huéspedes debido a la impaciencia y malentendidos frecuentes.
"Notablemente, los lunes por la noche, solo un promedio de 25 de las 80 llegadas ahora esperan en la recepción para el check-in manual, mostrando una reducción drástica. Los huéspedes han adoptado la conveniencia de los check-ins autoservicio, algunos incluso disfrutan del proceso mientras están en movimiento. La opción de hacer el check-in con una taza de café a través del código QR ha sido bien recibida, simplificando aún más el proceso".
Como resultado, se han realizado modificaciones en los horarios, a menudo requiriendo solo un miembro del equipo en la recepción. Otro miembro del equipo está situado en la oficina trasera para manejar períodos pico, mientras que el segundo miembro del equipo maneja eficientemente correos electrónicos y llamadas telefónicas, atendiendo consultas de huéspedes en tránsito.
Esto no solo ha mejorado el entorno laboral en general, sino que también ha mejorado las interacciones y la satisfacción de los huéspedes, ya que el personal ahora puede responder con calma a diversas solicitudes, como consultas sobre horarios de cierre, adiciones al desayuno, salidas anticipadas, estacionamiento y check-ins tardíos.
Resumen
En un año marcado por cambios transformadores, ADAPT Apartments ahorró 50 horas semanales, logrando una reducción de costos del 50%. Anteriormente, sus gastos superaban una suma anual de 40,000 €, que incluía tarifas de licencia anuales, costos de adquisición basados en una depreciación de 5 años, costos de integración y gastos de capacitación.
Ahora, han reducido sus gastos en un 50%, utilizando únicamente Apaleo. Este ahorro les ha brindado la oportunidad de explorar e invertir en aplicaciones adicionales, incluyendo Umnion para su plataforma CRM, Happyhotel para la gestión de rendimiento y Straiv para optimizar su viaje de huéspedes. Su viaje de transformación digital con Apaleo refleja un cambio de paradigma en eficiencia operativa, satisfacción del huésped y ahorro de costos sustanciales. Desde la experiencia simplificada de check-in hasta los flujos de trabajo digitales y análisis integrales, ADAPT Apartments está estableciendo nuevos estándares en el sector de apartamentos amueblados.
A dive into the tech stack of ADAPT Apartments
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