Étude de cas ADAPT Apartments | Témoignages clients Apaleo

Une décennie de succès

Marquant une étape importante dans leur parcours, ADAPT Apartments a récemment été reconnu lors des SO!APART Awards 2023. Leur engagement envers la durabilité dans la catégorie des propriétés existantes et le titre de la marque d'appartements de service "la plus populaire" selon le vote du public soulignent la résonance de leur approche tant auprès des experts de l'industrie que des clients. Fondé en 2012, ADAPT Apartments s'est lancé dans une aventure pionnière dans le secteur des appartements de service à Berlin. Au cours de la dernière décennie, ils ont régulièrement démontré leur engagement envers l'excellence, mettant en avant des structures distinctives semblables à des campus et maintenant les normes de qualité les plus élevées. En 2023, ADAPT Apartments a franchi une étape audacieuse pour changer le jeu. Ils ont échangé la complexité des systèmes hôteliers traditionnels contre la simplicité et la puissance d'une plateforme moderne de gestion immobilière basée sur le cloud. C'est l'histoire de la façon dont ils ont rendu tout plus fluide pour leurs invités et plus rentable pour leurs opérations.

Enregistrement en ligne

Les systèmes de gestion d'hôtels hérités posaient autrefois des défis à ADAPT Apartments, notamment les lundis soirs chargés. Les enregistrements manuels, les longues files d'attente et les processus complexes pour les clients d'entreprise, représentant 95 % de leur clientèle, épuisaient considérablement les ressources. De plus, la gestion des formulaires d'inscription était une tâche manuelle et chronophage pour ADAPT Apartments. Leur ancien PMS d'hôtel exigeait une saisie manuelle des données, des corrections et le stockage physique des formulaires d'inscription, ajoutant des frais opérationnels, y compris la numérisation, l'impression et la documentation de chaque fichier. Suite à la mise en place d'Apaleo, le parcours client d'ADAPT Apartments a connu une évolution transformative. Avec Apaleo, les formulaires d'inscription sont désormais disponibles en libre-service pour les clients via Straiv, ajoutés automatiquement aux profils des clients dans leur outil CRM, Umnion, et stockés de manière sécurisée. Ce changement stratégique a permis d'économiser 14 heures par semaine, entraînant une réduction annuelle des coûts de 12 840 €.

"Les clients bénéficient maintenant d'un enregistrement sans tracas : ils scannent un code QR, prennent un café, trouvent facilement leur appartement, et c'est tout. Les clients réguliers vont encore plus loin, s'enregistrant en ligne en chemin et se rendant directement à leur appartement." Ralf Krause, directeur général d'ADAPT Apartments Les enregistrements virtuels, la commodité des codes QR et l'intégration transparente de la technologie ont non seulement remplacé les processus manuels du passé, mais ont également produit des résultats remarquables. L'implémentation a entraîné une économie substantielle de 10 heures par semaine pour le personnel de la réception, équivalant à une réduction annuelle des coûts de 8 560 €.

Paiements automatisés

Le traitement des paiements par carte de crédit est devenu un jeu d'enfant avec Apaleo par rapport à leur ancien système. Auparavant, les clients présentaient leurs cartes de crédit lors de l'enregistrement, ce qui entraînait une série d'étapes manuelles: placer la carte sur un lecteur, saisir le montant, imprimer des reçus pour le client, puis traiter les réconciliations et les processus d'archivage impliquant plusieurs feuilles Excel et des copies physiques.

Maintenant, avec Apaleo, les clients paient directement pendant le processus d'enregistrement en ligne via Straiv. Le paiement est instantanément enregistré et traité via Apaleo Pay, rationalisant l'ensemble du processus de travail. Grâce à un flux de travail soigneusement élaboré à l'aide de Make, le rapport de règlement est automatiquement généré. Il attribue le numéro de facture, identifie le mode de paiement en utilisant le numéro de réservation et génère automatiquement une feuille Google importée dans DATEV pour une comptabilité sans faille. Ce flux de travail réduit considérablement la nécessité pour l'équipe comptable de vérifier deux fois les transactions, allégeant la charge de vérification de chaque transaction. Par conséquent, du temps est économisé et les paperasseries inutiles sont minimisées, offrant une expérience plus efficace et conviviale aussi bien pour le personnel que pour les clients. "L'intégration d'Apaleo Pay a transformé notre expérience client. Les clients peuvent régler leurs factures entièrement numériquement, instantanément enregistrées dans Apaleo. Nous avons automatisé plusieurs flux de travail personnalisés, économisant à notre service comptable environ 72 heures par mois, avec une économie annuelle de 15 000 €!" Le processus manuel précédent présentait un risque de sécurité significatif, permettant un accès potentiel non autorisé à des informations sensibles sur les clients, mais avec Apaleo Pay, les détails sont tokenisés et accessibles uniquement avec une autorisation appropriée, assurant un processus de paiement sécurisé et rationalisé. Sous le système hérité, chaque matin apportait la corvée des réconciliations manuelles de fin de journée: les absences, les changements de chambre et les chambres verrouillées exigeaient tous une attention manuelle. La réconciliation des espèces, réservation par réservation, était une tâche laborieuse. L'ancien système prenait 3 minutes supplémentaires pour mettre à jour les bases de données et archiver les évaluations avant d'exporter manuellement les données via l'interface DATEV. En contraste frappant, Apaleo a rationalisé l'ensemble de ce processus. Le besoin de ces réconciliations manuelles et des exports a été complètement éliminé, permettant d'économiser 2,5 heures par semaine pour le personnel administratif.

Analytique complète

Contrairement à leurs limitations précédentes, l'introduction d'Apaleo a ouvert de nouveaux horizons pour l'analyse. En exploitant des API ouvertes et étendues, l'équipe d'ADAPT Apartments automatise désormais de manière transparente l'importation de métriques de performance essentielles. Avec l'intégration de Make, Happyhotel (leur système de gestion des revenus récemment mis en place) et Apaleo, ils peuvent maintenant remplir une feuille Google structurée avec les nuits de chambre, le taux d'occupation, le revPAR et l'ADR. La facilité d'accès aux données historiques, présentes et futures permet des analyses précises quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles. Cela donne à l'équipe le pouvoir de prendre des décisions éclairées, veillant à ce que les promotions et les tarifs de l'entreprise correspondent aux performances réelles. Avec une visibilité accrue des données, ADAPT Apartments a transformé la gestion des tarifs en un processus plus efficace et précis. Cette intégration ne se limite pas aux métriques de revenus; elle s'étend à l'importation des coûts de DATEV dans la même feuille, fournissant une vue d'ensemble complète pour la comptabilité. L'enregistrement quotidien des transactions les habilitent à corriger et ajuster les calculs à tout moment, et à personnaliser les prévisions pour un processus décisionnel plus agile et informé. Cette approche nouvelle a révolutionné l'approche d'ADAPT Apartments vis-à-vis de l'analytique, mettant la précision au premier plan, économisant 5 heures par semaine et 19 160 € par an.

Soulagement émotionnel

Cette transition a considérablement réduit le stress émotionnel pour le personnel. Sous l'ancien système, il y avait une routine exigeante, obligeant les équipes à commencer le travail au moins 30 minutes avant l'ouverture de la réception et à prolonger leurs heures de travail de 30 minutes supplémentaires après la fermeture. De plus, une file d'attente pouvant aller jusqu'à 15 clients à la réception augmentait fréquemment le stress des employés, entraînant des tensions entre l'équipe et les clients en raison de l'impatience et de fréquentes incompréhensions.

"Notamment, les lundis soirs, en moyenne seulement 25 sur 80 arrivées se tiennent à la réception pour un enregistrement manuel, démontrant une réduction drastique. Les clients ont adopté la commodité des enregistrements en libre-service, certains appréciant même le processus en route. L'option de s'enregistrer avec une tasse de café via le code QR a été bien accueillie, simplifiant davantage le processus." En conséquence, des modifications ont été apportées aux horaires de travail, nécessitant souvent qu'un seul membre de l'équipe soit à la réception. Un autre membre de l'équipe est stationné dans le bureau arrière pour gérer les périodes de pointe, tandis que le deuxième membre de l'équipe gère efficacement les e-mails et les appels téléphoniques, répondant aux questions des clients en transit. Cela a non seulement amélioré l'environnement de travail global, mais a également amélioré les interactions et la satisfaction des clients, car le personnel peut maintenant répondre calmement à diverses demandes telles que des informations sur les heures de fermeture, les ajouts au petit déjeuner, les départs anticipés, le stationnement et les arrivées tardives.

Résumé

Dans une année marquée par des changements transformateurs, ADAPT Apartments a économisé 50 heures par semaine, entraînant une réduction des coûts de 50%. Auparavant, leurs dépenses dépassaient une somme annuelle de 40 000 €, englobant les frais de licence annuels, les coûts d'acquisition basés sur une dépréciation de 5 ans, les coûts d'intégration et les frais de formation. Maintenant, ils ont réduit leurs dépenses de 50 % en utilisant uniquement Apaleo. Ces économies ont ouvert la possibilité d'explorer et d'investir dans des applications supplémentaires, notamment Umnion pour leur plateforme CRM, Happyhotel pour la gestion du rendement, et Straiv pour optimiser le parcours de leurs invités. Leur parcours de transformation numérique avec Apaleo reflète un changement de paradigme dans l'efficacité opérationnelle, la satisfaction des clients et des économies substantielles. De l'expérience d'enregistrement simplifiée aux flux de travail numériques et à l'analyse complète, ADAPT Apartments établit de nouvelles normes dans le secteur des appartements de service.

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ADAPT Apartments économise 50% avec 50 heures par semaine