Tailor Made Hotels migriert 10 Hotels in 6 Monaten

Konsequente Digitalisierung ist der entscheidende Wettbewerbsvorteil: Allerdings droht Chaos bei den verschiedenen Arbeitsbereichen in der Hotellerie – Digitalpartner für Yield Management ticken völlig anders als IT-Dienstleister für Housekeeping. Alles aus einer Hand, mit gut funktionierenden Schnittstellen und Kompetenz für das reale Arbeiten im Gastgewerbe – dieser Wunschtraum von Hoteliers wurde nun endlich Wirklichkeit. Mit einem ständig wachsenden App Store haben die Münchner Tech-Vordenker von Apaleo genau das geschaffen, was das iPhone vor über zehn Jahren zum Welterfolg machte.

API-zentrierte Cloud-Lösung

Mit der Schweizer Hotelagentur Schatz AG konnte apaleo nun zehn Häuser in nur sechs Monaten komplett umrüsten. Die Transaktions-Plattform von apaleo ist kein “geschlossenes” Property Management System (PMS), sondern ein API-zentriertes Cloud-Produkt. Technisch basiert die Apaleo-Plattform auf einer API-First-Architektur und liefert bekannte  Funktionen für die Verwaltung von Häusern im Multi-Property-Modus wie Buchhaltungsvorgänge, Ratenverwaltung, Reservierungen und flexibles Inventarisiermanagement. Eine große Auswahl an Hospitality-Apps sowie individuell entwickelte Apps können schnell und unkompliziert mit der Apaleo-Schnittstelle verbunden werden und Innovation ermöglichen vor allem die offenen APIs für unbegrenzte Anpassungsmöglichkeiten. Beim Umrüsten der Schweizer Hotels ermöglichte eine “Clone”-Funktion, eine Konfiguration eines existierenden Betriebs direkt auf einen weiteren zu übertragen und gleichzeitig lokale Anpassungen von einzelnen Häusern wie z.B. Zimmeranzahl, Zimmertypen oder Preise vorzunehmen. Apaleo lässt seine Hotelpartner dies über eine cloud-basierte Benutzeroberfläche, die in allen Browser auf allen Endgeräten problemlos laufen soll, verwalten.

Schatz AG tech stack

Mehr Fokus auf den Gast

Aktuell arbeitet das Apaleo-Team auf Wunsch von Schatz sowie anderen Kunden an einer Automatisierung der Debitoren-Buchhaltung und der Erweiterung von Apaleo PAY mittels neuer Zahlungsarten. Für den Schweizer Hotelmanager Dominik Grossenbacher, Mitinhaber von Schatz, würde das eine enorme Zeitersparnis bringen, die am Ende die Servicequalität der Hotels noch weiter verbessert. Dabei ginge es ihm nicht um das Einsparen von Personal. Die Angestellten sollten so eingesetzt werden, dass es dem Haus den größten Mehrwert bringe. “Wenn der Gast den Check-in selbst vornimmt, dann kann sich der Empfang auf andere Dinge konzentrieren, als Formulare auszufüllen und Schlüssel zu überreichen”, so Grossenbacher. “Ich sehe die Rezeption eher als ein Willkommensdesk, wo man einen Kaffee zur Begrüßung bekommt und einen persönlichen Ansprechpartner trifft, der einem empfiehlt, was man in der Stadt und in der Region unternehmen kann. Die ganzen redundanten technischen Abläufe werden in den Hintergrund treten. Unsere Gäste sollen in unseren Häusern einen Service erleben, der besser ist, als er es in vergleichbaren Hotels bisher gesehen hat. Bisher geht das Konzept auf. Die Häuser mit einem persönlichen Ansprechpartner haben 2021 optimal gearbeitet, trotz der Beschränkungen durch die Corona-Pandemie.”

Dominik Grossenbacher probiert aktuell unterschiedliche Lösungen für ein Customer-Relationship-Management-System (CRM) aus. Erfüllt eine von ihm getestete App nicht seinen Anforderungen, kann er sie mit einem Klick deaktivieren und gegen eine andere austauschen. Es gibt keine Verträge mit langen Kündigungsfristen, die Buchung und Installation funktionieren als sofort kündbares Abo-Modell, sowohl bei Apaleo als auch bei den meisten Drittanbietern. Grossenbacher schätzt den einfachen Umgang mit der PMS-App, einer browserbasierten Anwendung die komplett über den Browser bedient wird und schnell auf jede Anfrage reagiert. Berichte erscheinen ohne lange Wartezeiten und helfen ihm, sein aktuelles Geschäft sofort einzuschätzen, das Housekeeping im Blick zu haben und den Gästen eine digitale Gästereise zu ermöglichen, bei der sie keine Kreditkarte mehr zur Hand nehmen müssen.

Neugier auf neue Technologien

Für die technische Umsetzung ist nur ein Manager bei der Hotelagentur Schatz für alle Häuser nötig, der grundlegende IT-Kenntnisse besitzt und Affinität für neue digitale Themen mitbringt. “Mit der Einführung von Apaleo hat sich bei uns viel verändert”, bekennt Grossenbacher. “Die Abläufe brauchen ein anderes Denken. So haben wir unsere Betriebe noch einmal neu kennengelernt und uns auch weiterentwickelt. Die Reaktionen im Team und bei den Hoteliers waren von Anfang an von Neugier geprägt. Die einen haben sich über das moderne System begeistert gezeigt, andere brauchten eine etwas längere Eingewöhnungszeit, weil die alten Prozesse noch so gegenwärtig waren. Wir legen großen Wert darauf, dass sich die Hotels und deren Inhaber und Direktoren untereinander austauschen und neu erlangtes Wissen miteinander teilen. Wir fördern diesen Austausch, wo immer es geht und nach einer steilen Lernkurve waren alle schnell auf demselben Niveau und sammeln täglich neue Erfahrungen, die ihnen helfen, ihre Häuser weiter zu verbessern.”