Teleport Hotels spart wöchentlich 21 Stunden durch die Automatisierung der Zahlungen

Einführung

Teleport Hotels, eine in den Niederlanden ansässige Hotelgruppe, verfolgt die Philosophie "Unser Zuhause ist dein Zuhause" und verwandelt jeden Aufenthalt der Gäste in ein bemerkenswertes und unvergessliches Erlebnis. Geschickt verbindet die Gruppe die besten Elemente eines Hotels und eines Hostels und bietet eine Vielzahl von Unterkünften, von privaten Studios bis zu lebendigen Schlafsälen.

An der Spitze der täglichen Hotelbetriebe steht David van Erkelens, ein wahrer Verfechter des Wandels in der Hotelbranche. In den letzten fünf Jahren hat er tiefgehende Expertise in Hoteltechnologie erlangt und wurde zu einer Schlüsselfigur, als sie sich entschieden, von ihrem traditionellen Hotel-PMS zu einer cloudbasierten Open-Property-Management-Plattform zu wechseln. Auch wenn das Gewicht der Veränderungsmanagementbemühungen fest auf seinen Schultern liegt, nimmt David alles in Stride, selbstbewusst in seinen Entscheidungen und bereit, die faszinierende Geschichte ihrer Reise zu teilen.

Digitale Zahlungsautomatisierung

Herausforderung: Verwaltung von Stadtsteuern von verschiedenen OTAs ist umständlich

David und sein Team hatten Schwierigkeiten, eine hohe Anzahl von Reservierungen von verschiedenen OTAs wie Booking.com, Airbnb usw. effizient zu bearbeiten, jeder mit einzigartigen Bedingungen für die Stadtsteuer. Während herkömmliche Praktiken die Erhebung der Stadtsteuer bei der Ankunft beinhalten, berechnen einige OTAs den festen Teil der Stadtsteuer im Voraus, wobei die ergänzende Gebühr für das Hotel zu verwalten ist. Es ist entscheidend für Teleport Hotels, diese Unterschiede sorgfältig zu navigieren, um Übergebühren und Transaktionsprobleme zu vermeiden und manuelle Workarounds zu eliminieren. Ihr ultimatives Ziel ist es, eine genaue Abrechnung für die Gäste sicherzustellen und so hohe Zufriedenheitswerte aufrechtzuerhalten.

"Selbst mit all der fortschrittlichen Technologie hatten wir immer noch mit manuellen Workarounds bei der Zahlungssammlung von jedem Kanal zu tun, was einfach keinen Sinn machte. Wir hatten wirklich Schwierigkeiten damit. Also erkannten wir, dass wir für eine vollständige Automatisierung unserer Zahlungsprozesse ein superflexibles System benötigten. Dieses System musste uns ermöglichen, mit allen Einschränkungen jedes Kanals umzugehen, denn es gibt keinen generischen Ansatz dafür, den ein All-in-One-Hotel-PMS beheben kann."

Zusammenfassend stellte die Verwaltung der Stadtsteuern besondere Herausforderungen bei der Zahlungsabwicklung dar, sodass ein All-in-One-PMS für die Erfassung von Reservierungen und Zahlungen unpraktisch war.

Lösung: Unbeschränkter Zugang zu Property-Management-Daten mit einer offenen Plattform

Teleport Hotels betonte die Notwendigkeit einer vollständigen Zahlungsautomatisierung, um das Potenzial menschlicher Fehler und die Notwendigkeit manueller Eingriffe zu beseitigen. David entschied sich, von ihrem bisherigen Hotel-PMS zu Apaleo zu wechseln, einer API-First, offenen Hospitality-Plattform. Im Gegensatz zum früheren All-in-One-System bot Apaleo zugängliche Daten über API-Verbindungen, im Gegensatz zu den fest codierten Informationen des früheren Anbieters.

Sie integrierten Apaleo auch mit dem No-Code-Visual-Automation-Builder Make.com, der dynamische Parameteranpassungen an jede eingehende Reservierung ermöglicht.

"Apaleos Flexibilität und unbegrenzter API-Zugang ermöglichten unserem Lösungsarchitekten mühelos die Entwicklung eines Skripts, das die vielfältigen Szenarien für die Zahlungsautomatisierung bewältigen kann."

Ihr maßgeschneidertes System verwaltet nicht nur die zeitnahe Bearbeitung von Reservierungen, sondern bietet auch die Flexibilität, Gebühren automatisch zu entfernen. Wenn beispielsweise eine Airbnb-Reservierung eingeht, sollte sie die Stadtsteuer nicht berechnen und Korrekturen für zusätzliche Dienstleistungen vornehmen. Darüber hinaus benötigte Teleport Hotels eine Lösung, die Vertrauen in die Genauigkeit dieses Auszahlungssystems vermittelte. Ziel war es, einen reibungslosen und zu 100% genauen Auszahlungsprozess zu garantieren.

Ergebnis: Durch vollständig automatisierte Zahlungen werden im Durchschnitt 3 Stunden pro Tag eingespart

Dank der Integration von Apaleo und Make.com muss das Team von Teleport Hotels eingehende Reservierungen nicht mehr manuell bearbeiten oder Stadtsteuern verwalten. Ihr Zahlungsprozess ist jetzt zu 100 % automatisiert, was dem Personal durchschnittlich 3 Stunden pro Tag erspart. Diese Effizienz ermöglicht es dem Team, mehr Zeit für die Kommunikation mit den Gästen und andere gästeorientierte Aktivitäten zu widmen.

"Unsere Verpflichtung zur Automatisierung geht über die Kosteneinsparung hinaus; es geht darum, Zeit frei zu machen, um das Gästeerlebnis neu zu überdenken. Durch die Nutzung von Technologie ist unser Ziel, die Verantwortlichkeiten unseres Personals wirklich zu transformieren, von administrativen Rollen zu echten Gastgebern."

Bereich für Selbstcheck-in

Herausforderung: Hindernisse im digitalen Check-in-Prozess aufgrund ungenauer Abrechnung

Eine bemerkenswerte Herausforderung für Teleport Hotels, nach der anfänglichen zahlungsbezogenen Hürde, war der Wunsch, einen nahtlosen offenen Bereich für den Selbstcheck-in für Gäste zu implementieren. Das Hindernis bestand darin, eine genaue Abrechnung sicherzustellen, um einen reibungslosen Prozess zu gewährleisten. Frühere Versuche, in den letzten sieben Jahren einen Selbstcheck-in-Bereich zu schaffen, waren aufgrund von Abrechnungskomplikationen gescheitert. Das Team erkannte, dass Gästen Tablets für den Selbstcheck-in anzubieten, ohne ein klares Verständnis der Abrechnung zu haben, zu einem Albtraumszenario führen würde, das Frustration sowohl für Gäste als auch für Mitarbeiter verursachen würde.

"Die Gäste kamen oft mit Fragen auf uns zu, verwirrt über zusätzliche Gebühren auf ihren Kontoauszügen und konnten ihren Check-in nicht reibungslos abschließen."

Lösung: Genaue Abrechnung und erfolgreich implementierter Selbstcheck-in-Bereich

Um Herausforderungen bei der Schaffung eines Selbstcheck-in-Bereichs aufgrund anhaltender Abrechnungsprobleme zu überwinden, testeten David und sein Team sechs bis sieben Monate lang die Workflows von Make.com in allen ihren Unterkünften. Mit den Automatisierungen können Gäste jetzt nahtlos ihre Reservierungen abrufen, um sicherzustellen, dass der genaue Zahlungsbetrag immer angezeigt wird. Sie schließen ihre Zahlungen ab und checken mühelos in ihre Zimmer ein.

"Die Einrichtung eines Selbstcheck-in-Bereichs war ein wesentlicher Bestandteil unserer digitalen Transformation. Unser Ziel war es, die administrativen Belastungen von der Rezeption zu erleichtern und unserem Team zu ermöglichen, fröhlich und ansprechbar für unsere Gäste zu sein." Diese Errungenschaft zeichnet sich als eine bedeutende Verbesserung im Gästeerlebnis aus und erfüllt das Ziel des Teams, Check-in-Prozesse zu optimieren und die Rezeption mehr auf Gäste als auf administrative Aufgaben zu konzentrieren.

Ergebnis: Digitale Check-ins bei 40% und kontinuierlich steigend mit optimierten Automatisierungen

Während wir auf einen interaktiveren Check-in-Prozess zusteuern, gibt es eine bemerkenswerte technische Weiterentwicklung für 100% digitale Check-ins. Mitarbeiter dazu zu motivieren, diese Änderung zu akzeptieren, ist jedoch entscheidend. Frühere Fehler in ihrem alten Hotel-PMS verringerten die Mitarbeitermoralle, beeinträchtigten das Vertrauen in die Hotelautomatisierung. Das Change Management bleibt in Arbeit, wobei einige Mitarbeiter die Transition begrüßen, während andere aufgrund einer Vorliebe für traditionelle Setups widerstehen - ein Schreibtisch, der eine gewisse Distanz und Fokussierung bietet, wo Aufmerksamkeit dem Hotel-PMS gewidmet werden kann.

Trotz Herausforderungen erkennt das Team unter der Leitung von David das Potenzial für eine positive Transformation im Gästeerlebnis durch die Öffnung des Empfangsbereichs für Interaktion.

Echtzeit-Datenvisualisierung

Herausforderung: Fehlen von visuellen Dashboards zu wichtigen Hotel-KPIs

Im laufenden Veränderungsprozess sah sich Teleport Hotels mit der Herausforderung konfrontiert, Hauskeeping-Einblicke, Ein- und Auscheckdaten sowie die Leistungsüberwachung für den Selbstcheck-in zu vereinheitlichen und zu visualisieren. Früher, ohne eine bidirektionale Integration, waren die Buchhaltungs- und Immobiliendaten isoliert und erforderten manuelle Anstrengungen, um Berichte für eine ordnungsgemäße Buchführung zu generieren, zu kombinieren und zu formatieren. Die Herausforderung besteht darin, diese verschiedenen Datenquellen in ein einziges Dashboard zu integrieren.

Lösung: Echtzeitdatenfluss zwischen Power BI und Apaleo

Apaleo erleichtert es Teleport Hotels erheblich, auf ihre Daten zuzugreifen, sie zu extrahieren und zu analysieren. In wenigen Klicks kann das Team jetzt schnell Berichte für jeden beliebigen Zeitraum im Jahr erstellen. Dank Apaleos offener API können diese Erkenntnisse direkt in PowerBI von Microsoft fließen, dem Business- und Marktintelligenz-Tool von Teleport Hotels. Dieser optimierte Prozess eliminiert die Notwendigkeit manueller Berichtskombination und ermöglicht einen umfassenden Überblick, der direkt in das Buchhaltungssystem integriert werden kann.

David und sein Team erweitern ihr Dashboard auch, um Einblicke in Ein- und Auscheckdaten sowie Reinigungsdaten zu visualisieren. Ihr Ziel ist es, die Effizienz ihrer Hauskeeping-Bemühungen zu steigern, indem sie die Zimmerreinigung basierend auf Ankünften und Verfügbarkeit priorisieren.

Ergebnis: Mehrere Tage manueller Arbeit für Buchhaltung und Hauskeeping eingespart

Diese Lösung erweist sich insbesondere für die Bearbeitung jährlicher Berichte über Stadtsteuern und Verwaltung für drei verschiedene Hotels als wertvoll, die sich jeweils in Städten mit einzigartigen Ansätzen und Berechnungen befinden. Die zentrale Übersicht spart mehrere Tage am Ende des Jahres, da der erforderliche Bericht sofort verfügbar ist, nachdem er angepasst und in Power BI integriert wurde.

"Der Echtzeitdatenfluss vereinfacht grundsätzlich unseren Entscheidungsprozess. Die Dashboards bieten handlungsorientierte Einblicke, die schnelle Entscheidungsfindung ermöglichen. Mit einer umfassenden Palette klassischer KPIs können wir schnell unterperformende Zimmer identifizieren und notwendige Änderungen vornehmen. Wenn beispielsweise die Zimmerleistung hinterherhinkt, haben wir die Informationen, um Zimmerwechsel in Betracht zu ziehen. Ebenso können wir an Tagen mit geringem Pickup unsere Preisstrategie sofort anpassen. Die Bequemlichkeit, all diese Informationen an einem Ort zu haben, eliminiert die Notwendigkeit, sich in separate Revenue-Management-Systeme für Einblicke einzuloggen, was unseren Entscheidungsprozess effizienter und informierter macht."

Die optimierte Datenvisualisierung hat sich als unschätzbares Gut nicht nur für das Buchhaltungsteam, sondern auch für das Housekeeping-Personal erwiesen. Jetzt stellt das Team sicher, dass alle Gäste im Haus eine gründliche Reinigung während ihres Aufenthalts erhalten und dass spezielle Themenzimmer mit den notwendigen Annehmlichkeiten für den Check-in ausgestattet sind.

Ein Blick in den Technologiestack

Durchsuchen Sie Apps im Apaleo Store:

• Cubilis - Channel manager

• myIBE - Booking engine

• FLYR - Revenue management system

• straiv by CODE2ORDER - Guest app & self-service check-in/out

• Microsoft Power BI - Business intelligence

• Make - Visual automation platform

Lassen Sie uns besprechen, wie Apaleo Ihnen helfen kann, Ihre Hotelbetriebe zu transformieren.