Numa automatisiert über 80% ihrer internen Prozesse mit eigenen Lösungen

Mit fast 9.000 Einheiten in 36 europäischen Städten in 15 Ländern, darunter Berlin, Barcelona, Wien und Mailand, bietet Numa das perfekte alternative Unterkunftserlebnis und ersetzt den unnötigen Stress traditioneller Hotels durch Einfachheit und Entspannung. Die Gäste schätzen die Marke weil sie das Leben vor Ort mit dem Komfort von zu Hause und der Qualität eines trendigen Boutique-Hotels verbindet. Egal ob sie für ein Wochenende wegfahren oder sich während einer Geschäftsreise entspannen, Numa ist die richtige Wahl.

Als eine der am schnellsten wachsenden Serviced-Apartment-Marken in Europa mit hohem Technologie-Fokus benötigte Numa eine Property Management Plattform, die es ermöglicht, eigene Lösungen in großem Umfang zu entwickeln. Da herkömmliche PMSs keine umfangreichen APIs bereitstellen, entschied sich Numa für Apaleo als zentrale Software für das Property Management.

Seit der Einführung von Apaleo hat Numa 2024 ein Umsatzwachstum von 100% im Jahresvergleich erzielt. Neue Immobilien lassen sich in Tagen statt Monaten onboarden, so etwa die gehobene Hospitality-Marke Native Places mit mehr als 800 Einheiten in Großbritannien. Die flexible Infrastruktur ermöglicht es Numa, ein hochwertiges Gästeerlebnis über verschiedene Segmente seines Portfolios hinweg zu liefern, ohne dafür eine komplette Systemumstellung zu benötigen. Diese Geschwindigkeit und Flexibilität wäre mit geschlossenen All-in-one-Systemen kaum möglich gewesen.

Wir haben uns mit Julius Anders, Operations Director, zusammengesetzt, um zu besprechen, wie Apaleo Numa in die Lage versetzte, sein Versprechen einzulösen.

Können Sie Numa und die Zielgruppe, die Sie bedienen, vorstellen?

Numa ist ein drei Jahre altes Berliner Startup, das die Möglichkeit nutzt, alternative Unterkünfte zu betreiben. Diese reichen von klassischen Hotelzimmern bis hin zu Appartements, die sich eher an Airbnb orientieren.

Wir zielen auf eine jüngere Generation von Reisenden der Generationen X und Y und sind in der Lage, durch den effektiven Einsatz von Technologie einen Mehrwert für alle Stakeholder auf der Reise zu bieten.

Was sind die größten Herausforderungen, die Sie mit Apaleo bewältigen konnten?

Apaleo ermöglicht es uns, viel schneller zu wachsen, weil wir die Plattform im Wesentlichen als unsere Property Management- und Zahlungssystem nutzen. Um diese beiden Kernelemente herum konnten wir dann unser gesamtes Technologie-Stack in großem Umfang aufbauen, indem wir sowohl Standardlösungen als auch eigene, maßgeschneiderte Lösungen einsetzten. Dadurch konnten wir unser Wachstum vorantreiben und beschleunigen.

Wie hat Apaleo Ihre Arbeitsweise verändert oder beeinflusst?

Da wir mit Apaleo ganz von vorne angefangen haben, gab es keine großen Veränderungen. Aber da ich selbst in klassischen Hotels gearbeitet habe, kann ich sehen, dass der offene API-Ansatz, den Apaleo bietet, es einem Betrieb oder einem Hoteleigentümer wirklich sehr viel einfacher macht, andere Systeme auszuprobieren, sie einzubinden und zu ändern.

Diese Hürde oder das Hindernis, eine neue Lösung auszuprobieren oder die eigenen Prozesse zu ändern, was meines Erachtens ein wichtiger Teil der Geschäftsverbesserung ist, fällt mit Apaleo deutlich kleiner aus.

Was wäre Ihr wichtigster Ratschlag für Hoteliers, die ihr PMS und ihre Technologielandschaft wechseln möchten?

Mein wichtigster Ratschlag für Hoteliers, die ihr PMS wechseln wollen, ist: Haben Sie keine Angst! Es ist nicht mehr so schwierig. Und da immer mehr PMS in der Cloud laufen, ist es wirklich nur eine Frage von Tagen, manchmal sogar Stunden, etwas einzurichten. Bei Numa ist die Einrichtung einer neuen Anlage von der Apaleo-Seite aus innerhalb weniger Stunden erledigt. Wenn die richtigen Vorbereitungen getroffen werden, ist es ganz einfach. 

Wir haben Häuser übernommen, die mit dem alten PMS des vorherigen Betreibers betrieben wurden. Der Gast checkte abends mit dem alten PMS ein und morgens mit Apaleo, dem neuen PMS, aus. Und das geschah über Nacht, und der Gast hat dabei die korrekte Rechnung erhalten usw. Es gab also am Ende keine negativen Auswirkungen auf das Gästeerlebnis.

Welche Back-Office-Prozesse konnten Sie in Ihrem Unternehmen automatisieren?

Wir haben 80 bis 90 % der betrieblichen Abläufe automatisiert, hauptsächlich im Backoffice. Neben unseren gästebezogenen Administrationsaufgaben haben wir Dinge wie den Kreditkartenabgleich bis hin zur Verwendung von Gästedaten und Buchungsprognosen zur Auslösung von Kaufaufträgen in unserem Verkaufssystem automatisiert. 

Wir sind auch in der Lage, andere einfache Informationsflüsse über unsere firmeneigene Housekeeping- und Betriebs-App zu automatisieren, bei der die Mitarbeiter, die die Zimmer betreuen, Live-Updates zum Zimmerstatus erhalten und so wissen, in welcher Reihenfolge die Zimmer gereinigt werden müssen. All diese Automatisierungen schaffen eine Reihe von praktischen Möglichkeiten. Es gibt niemanden mehr, der mit einem Klemmbrett und einem Textmarker herumläuft und sagt: "Dieses Zimmer ist geprüft und dieses gereinigt" oder die Rezeption anruft. Alle diese Prozesse sind vollständig automatisiert und verringern den Aufwand für den Gast, da er ordnungsgemäß benachrichtigt und entsprechend seiner voraussichtlichen Ankunftszeit vorrangig versorgt wird. Gleichzeitig bedeuten sie Effizienzgewinne für die Housekeeper. Da wir mit vielen externen Housekeepern zusammenarbeiten, profitieren auch unsere externen Partner von unserem Modell. Und ich denke, das hängt mit unserer Technologie und der Digitalisierung von Prozessen für alle Beteiligten zusammen.

Wie sieht Ihre digitale Gästereise aus?

Zunächst einmal haben wir zwei von drei Gästen, die nicht wirklich mit uns in Kontakt treten, sondern die gesamte Gastreise völlig autonom genießen. Sie buchen auch auf unserer Website numstays.com.

Die Gäste können die Online-Registrierung oder den Vorab-Check-in zum Zeitpunkt der Buchung vornehmen und nicht erst am Anreisetag, was für uns den Vorteil hat, dass wir alle Informationen im Voraus haben. Die Gäste können auch im Voraus für die Unterkunft bezahlen. Erst wenn die Kreditkarte wirklich gültig ist und belastet wurde, ist die Buchung in unserem System bestätigt. Auch das ist ein großer Vorteil für uns.

Der nächste Schritt erfolgt am Tag der Anreise. Der Gast erhält eine Mitteilung per E-Mail oder WhatsApp, wie ich es bevorzuge, in der Informationen wie die Zimmernummer, der Türpin und die Checkout-Zeit angegeben sind. Dank der Technologie sind wir in der Lage, dem Gast eine automatische Push-Benachrichtigung zukommen zu lassen, die ihn darüber informiert, dass das Zimmer fertig ist, auch wenn es vielleicht erst 10 oder 11 Uhr morgens ist. Wenn das Zimmer in unserer App als fertig markiert ist, wird der neue Pincode aktiviert. Alles läuft automatisch. Der Geschäftsreisende, der einen späten Nachtflug hatte oder früh am Morgen ankam, kann also schon früher auf das Zimmer gehen. Warum sollte der Geschäftsreisende mit seinem Gepäck in der Stadt herumhängen obwohl das Zimmer schon fertig ist? Ich denke, das ist eine Win-Win-Situation für beide Seiten, und es nimmt dem Personal eine Menge an Stress ab.

Der Gast genießt seinen Aufenthalt, und wenn er uns braucht, bieten wir 24/7-Support in vier Sprachen. Am Tag des Check-outs erhalten die Gäste eine WhatsApp-Nachricht, mit der sie entweder auschecken können, indem sie einfach den Link bestätigen, oder wir haben einen QR-Code an der Innenseite der Zimmertür, den die Gäste beim Verlassen des Zimmers scannen und auf diese Weise auschecken. Darauf hin wird die Adresse für die Rechnung überprüft und die Rechnung automatisch verschickt.

Smarter skalieren mit KI

Wie Julius bereits erzählte, durchdringen Automatisierungen heute fast jeden Bereich des Tagesgeschäfts von Numa. Dieser dabei KI-gestützte Ansatz führt mittlerweile zu einer Reduzierung der Betriebskosten um 60%. KI-Agenten übernehmen insgesamt 65% der gesamten Gästekommunikation, lesen und beantworten Buchungsanfragen rund um die Uhr und reduzieren so die Arbeitsbelastung der Teams um 70%, bei einer um 90% verbesserten Reaktionszeit. Dieselbe Technologie hilft Numa auch im Backoffice, smarter zu arbeiten: von der Erkennung ungenutzter Küchen, um unnötige Reinigungen zu vermeiden und dadurch jährlich sechsstellige Beträge einzusparen, bis hin zur Nutzung von Gästefeedback, um Investitionsentscheidungen zu steuern, etwa Klimaanlagen-Upgrades, die sowohl die Zufriedenheitswerte als auch die ADR steigern. Während Numa in ganz Europa weiterwächst, prägt diese Kombination aus Automatisierung und datengetriebenen Entscheidungen das nächste Kapitel seiner Geschichte mit Apaleo.