numa automatisiert über 80% ihrer internen Prozesse mit eigenen Lösungen

Mit Standorten in 15 der lebendigsten Städte Europas, darunter Berlin, Barcelona, Wien und Mailand, bietet numa das perfekte alternative Unterkunftserlebnis und ersetzt den unnötigen Stress traditioneller Hotels durch Einfachheit und Entspannung. Die Gäste schätzen die Marke weil sie das Leben vor Ort mit dem Komfort von zu Hause und der Qualität eines trendigen Boutique-Hotels verbindet. Egal ob sie für ein Wochenende wegfahren oder sich während einer Geschäftsreise entspannen - numa ist die richtige Wahl.

Als eine der am schnellsten wachsenden Serviced-Apartment-Marken in Europa mit hohem Technologie-Fokus benötigte numa eine Property-Management-Plattform, die es ermöglicht, eigene Lösungen in großem Umfang zu entwickeln. Da herkömmliche PMSs keine umfangreichen APIs bereitstellen, entschied sich numa für Apaleo als zentrale Software für das Property Management.

Wir haben uns mit Julius Anders, Operations Manager, zusammengesetzt, um zu besprechen, wie Apaleo numa in die Lage versetzt, sein Versprechen einzulösen und wie das Unternehmen nach 4 Jahren aussieht.

Können Sie Numa und die Zielgruppe, die Sie bedienen, vorstellen?

Numa ist ein drei Jahre altes Berliner Startup, das die Möglichkeit nutzt, alternative Unterkünfte zu betreiben. Diese reichen von klassischen Hotelzimmern bis hin zu Appartements, die sich eher an Airbnb orientieren.

Wir zielen auf eine jüngere Generation von Reisenden der Generationen X und Y und sind in der Lage, durch den effektiven Einsatz von Technologie einen Mehrwert für alle Stakeholder auf der Reise zu bieten.

Was sind die größten Herausforderungen, die Sie mit Apaleo bewältigen konnten?

Apaleo ermöglicht es uns, viel schneller zu wachsen, weil wir die Plattform im Wesentlichen als unsere Property Management- und Zahlungssystem nutzen. Um diese beiden Kernelemente herum konnten wir dann unser gesamtes Technologie-Stack in großem Umfang aufbauen, indem wir sowohl Standardlösungen als auch eigene, maßgeschneiderte Lösungen einsetzten. Dadurch konnten wir unser Wachstum vorantreiben und beschleunigen.

Wie hat Apaleo Ihre Arbeitsweise verändert oder beeinflusst?

Da wir mit Apaleo ganz von vorne angefangen haben, gab es keine großen Veränderungen. Aber da ich selbst in klassischen Hotels gearbeitet habe, kann ich sehen, dass der offene API-Ansatz, den Apaleo bietet, es einem Betrieb oder einem Hoteleigentümer wirklich sehr viel einfacher macht, andere Systeme auszuprobieren, sie einzubinden und zu ändern.

Diese Hürde oder das Hindernis, eine neue Lösung auszuprobieren oder die eigenen Prozesse zu ändern, was meines Erachtens ein wichtiger Teil der Geschäftsverbesserung ist, fällt mit Apaleo deutlich kleiner aus.

Was wäre Ihr wichtigster Ratschlag für Hoteliers, die ihr PMS und ihre Technologielandschaft wechseln möchten?

Mein wichtigster Ratschlag für Hoteliers, die ihr PMS wechseln wollen, ist: Haben Sie keine Angst! Es ist nicht mehr so schwierig. Und da immer mehr PMS in der Cloud laufen, ist es wirklich nur eine Frage von Tagen, manchmal sogar Stunden, etwas einzurichten. Bei numa ist die Einrichtung einer neuen Anlage von der Apaleo-Seite aus innerhalb weniger Stunden erledigt. Wenn die richtigen Vorbereitungen getroffen werden, ist es ganz einfach. 

Wir haben Häuser übernommen, die mit dem alten PMS des vorherigen Betreibers betrieben wurden. Der Gast checkte abends mit dem alten PMS ein und morgens mit Apaleo, dem neuen PMS, aus. Und das geschah über Nacht, und der Gast hat dabei die korrekte Rechnung erhalten usw. Es gab also am Ende keine negativen Auswirkungen auf das Gästeerlebnis.

Welche Back-Office-Prozesse konnten Sie in Ihrem Unternehmen automatisieren?

Wir haben 80 bis 90 % der betrieblichen Abläufe automatisiert, hauptsächlich im Backoffice. Neben unseren gästebezogenen Administrationsaufgaben haben wir Dinge wie den Kreditkartenabgleich bis hin zur Verwendung von Gästedaten und Buchungsprognosen zur Auslösung von Kaufaufträgen in unserem Verkaufssystem automatisiert. 

Wir sind auch in der Lage, andere einfache Informationsflüsse über unsere firmeneigene Housekeeping- und Betriebs-App zu automatisieren, bei der die Mitarbeiter, die die Zimmer betreuen, Live-Updates zum Zimmerstatus erhalten und so wissen, in welcher Reihenfolge die Zimmer gereinigt werden müssen. All diese Automatisierungen schaffen eine Reihe von praktischen Möglichkeiten. Es gibt niemanden mehr, der mit einem Klemmbrett und einem Textmarker herumläuft und sagt: "Dieses Zimmer ist geprüft und dieses gereinigt" oder die Rezeption anruft. All diese Prozesse sind vollständig automatisiert und:

Sie verringern den Aufwand für den Gast, weil er ordnungsgemäß benachrichtigt und entsprechend der voraussichtlichen Ankunftszeit vorrangig versorgt wird.

Effizienzgewinne für die Hausdamen und -männer. Wir arbeiten mit vielen externen Hausdamen und -männern zusammen, so dass auch unsere externen Partner Vorteile aus unserem Modell ziehen.

Und ich denke, das hängt mit unserer Technologie und der Digitalisierung von Prozessen für alle Beteiligten zusammen.

Wie sieht Ihre digitale Gästereise aus?

Zunächst einmal haben wir zwei von drei Gästen, die nicht wirklich mit uns in Kontakt treten, sondern die gesamte Gastreise völlig autonom genießen. Sie buchen auch auf unserer Website numstays.com.

Die Gäste können die Online-Registrierung oder den Vorab-Check-in zum Zeitpunkt der Buchung vornehmen und nicht erst am Anreisetag, was für uns den Vorteil hat, dass wir alle Informationen im Voraus haben. Die Gäste können auch im Voraus für die Unterkunft bezahlen. Erst wenn die Kreditkarte wirklich gültig ist und belastet wurde, ist die Buchung in unserem System bestätigt. Auch das ist ein großer Vorteil für uns.

Der nächste Schritt erfolgt am Tag der Anreise. Der Gast erhält eine Mitteilung per E-Mail oder WhatsApp, wie ich es bevorzuge, in der Informationen wie die Zimmernummer, der Türpin und die Checkout-Zeit angegeben sind. Dank der Technologie sind wir in der Lage, dem Gast eine automatische Push-Benachrichtigung zukommen zu lassen, die ihn darüber informiert, dass das Zimmer fertig ist, auch wenn es vielleicht erst 10 oder 11 Uhr morgens ist. Wenn das Zimmer in unserer App als fertig markiert ist, wird der neue Pincode aktiviert. Alles läuft automatisch. Der Geschäftsreisende, der einen späten Nachtflug hatte oder früh am Morgen ankam, kann also schon früher auf das Zimmer gehen. Warum sollte der Geschäftsreisende mit seinem Gepäck in der Stadt herumhängen obwohl das Zimmer schon fertig ist? Ich denke, das ist eine Win-Win-Situation für beide Seiten, und es nimmt dem Personal eine Menge an Stress ab.

Der Gast genießt seinen Aufenthalt, und wenn er uns braucht, bieten wir 24/7-Support in vier Sprachen. Am Tag des Check-outs erhalten die Gäste eine WhatsApp-Nachricht, mit der sie entweder auschecken können, indem sie einfach den Link bestätigen, oder wir haben einen QR-Code an der Innenseite der Zimmertür, den die Gäste beim Verlassen des Zimmers scannen und auf diese Weise auschecken. Darauf hin wird die Adresse für die Rechnung überprüft und die Rechnung automatisch verschickt.