PHNX senkt Kosten und beschleunigt Onboarding I Apaleo News

PHNX bietet eine lebendige, gemeinschaftsorientierte Umgebung, in der Gäste essen, trinken und sich sofort mit anderen vernetzen können - eine Mischung aus sozialen Räumen und privaten Bereichen.

Dieses Co-Living-Konzept brachte jedoch eigene betriebliche Herausforderungen mit sich. Um den Gästen ein nahtloses Erlebnis zu bieten und gleichzeitig die Effizienz zu bewahren, benötigte PHNX ein Property-Management-System, das in der Lage ist, hohe Gästewechsel zu bewältigen, wichtige Prozesse zu automatisieren und Flexibilität zu bieten, während das Unternehmen wächst.

Wir sprachen mit Frank Wesselhoefft, dem General Manager bei PHNX, um zu erfahren, wie sie diese Herausforderungen gemeistert haben und wie sie Technologie nutzten, um die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und ein außergewöhnliches Gästeerlebnis zu bieten.

Herausforderung: Zeitaufwändige manuelle Aufgaben und langsame Einarbeitung von Mitarbeitern

Mit dem Wachstum von PHNX hatte das bisherige Hotel-PMS Schwierigkeiten, den Anforderungen eines großen Aparthotels gerecht zu werden. Manuelle Prozesse, wie Nachtaudits und Check-ins, waren zeitaufwändig und führten zu betrieblichen Ineffizienzen. Darüber hinaus erschwerte die Komplexität des Systems die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und verbrauchte dabei viel Zeit.

Bildnachweis: Alexander Bernhard

Lösung: Implementierung einer cloudbasierten Property-Management-Plattform

PHNX wechselte zu Apaleo, einer cloudnativen, offenen Property-Management-Plattform, die sich nahtlos in Drittanbieteranwendungen integriert und zentrale Aufgaben automatisiert. Durch die Automatisierung von Prozessen wie Night Audits und Check-ins reduzierte Apaleo den Bedarf an manuellen Eingriffen und vereinfachte den täglichen Betrieb.

Ergebnis: 25% Kostenreduktion im Property-Management und 80% Reduktion der Schulungszeit

Der Wechsel zu Apaleo führte zu erheblichen betrieblichen Verbesserungen: PHNX konnte die Betriebskosten um 25% senken, vor allem durch die Automatisierung des Nachtauditprozesses und die Minimierung manueller Aufgaben an der Rezeption.

Neue Mitarbeiter können innerhalb einer Woche erfolgreich in die Apaleo-Plattform eingearbeitet werden, verglichen mit den 3-6 Monaten, die für das alte Hotel-PMS erforderlich waren, was zu einer 80%igen Reduktion der Schulungszeit führte.

"Für mich war es sehr einfach, in das System einzusteigen, als ich ins Unternehmen kam, da es selbsterklärend ist. Das macht es auch sehr einfach, unser Personal zu schulen," teilte Frank mit.

Herausforderung: Umgang mit hohem Gästewechsel

PHNX betreut eine vielfältige Gästegruppe, mit Besuchern, die entweder nur eine Nacht oder mehrere Monate bleiben. Die manuelle Verwaltung der Logistik bei häufigen Check-ins, Check-outs und Zahlungen wurde für das Personal überwältigend, was zu Ineffizienzen und verpassten Umsatzchancen führte.

Bildnachweis: Deep Digital

Lösung: Implementierung eines Revenue Management Systems, happyhotel

Um dieses Problem zu lösen, integrierte PHNX happyhotel, eine leistungsstarke Revenue-Management-Plattform, mit Apaleo, um die Preisgestaltung zu automatisieren und die Raten in Echtzeit basierend auf der Nachfrage anzupassen. Die nahtlose Integration zwischen Apaleo (PMS) und happyhotel (RMS) ermöglichte einen automatischen Datenaustausch, wodurch manuelle Eingaben reduziert und Fehler minimiert wurden. Dies erlaubte PHNX, die Preisgestaltung über verschiedene Vertriebskanäle effizient zu verwalten und schneller auf Marktveränderungen zu reagieren.

Zudem ermöglichte diese Integration PHNX die Flexibilität, Raten über mehrere Vertriebskanäle hinweg von einer einzigen Plattform aus zu verwalten, wodurch das Hotel schneller auf Marktveränderungen und Gästeverhalten reagieren konnte.

"Durch das autonome Umsatzmanagement mit happyhotel konnte PHNX seine Auslastung und Rentabilität maximieren, während der manuelle Aufwand minimiert wurde," fügte Frank hinzu.

Ergebnis: Steigerung der Auslastungsrate von 60% auf 81%

Die automatisierten Ratenänderungen von happyhotel halfen PHNX, die Auslastung von 60% auf 81% zu steigern, was zu einer Optimierung der Zimmerverfügbarkeit und der Einnahmen führte. Die Echtzeit-Anpassung der Raten basierend auf der Nachfrage ermöglichte es PHNX, von Markttrends zu profitieren, was zu einer höheren Rentabilität führte. Frank erwähnte, dass happyhotel unabhängig arbeitet und nur gelegentliche Überwachung erfordert, wodurch das Personal mehr Zeit für strategische Aufgaben hat.

Herausforderung: Hohe Servicestandards mit begrenztem Personal aufrechterhalten

PHNX arbeitet mit einem schlanken Team und wollte hohe Servicestandards gewährleisten, ohne das Personal unbedingt aufstocken zu müssen - insbesondere angesichts des Arbeitskräftemangels. Das Ziel war es, eine Self-Service-Gästeerfahrung zu implementieren, um die Zufriedenheit der Gäste zu steigern und gleichzeitig die Skalierbarkeit der Abläufe zu gewährleisten.

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Lösung: Vollständig digitalisierte Guest Journey mit straiv

PHNX implementierte straiv, eine End-to-End-Plattform für das Gästeerlebnis, die mit Apaleo integriert ist, um die gesamte Guest Journey zu automatisieren - von der Buchung bis zum Check-out. Dies ermöglichte es, die Kommunikation vor der Ankunft, digitale Check-ins und Online-Zahlungen ohne personelle Unterstützung abzuwickeln.

"Mit Apaleo kann ich, wenn ich will, meine eigene Hotelwelt erschaffen," fügte Frank hinzu und betonte, wie die Flexibilität von Apaleo und der Apaleo Store ihnen eine Vielzahl von Applikationen zur Auswahl stellen.

Ergebnis: Höhere Gästezufriedenheit bei einer Reduktion der Personalkosten um 75%

Die Self-Service-Guest Journey ermöglicht es PHNX, die Gästeservices zu skalieren, ohne die Mitarbeiterzahl signifikant zu erhöhen, was die Marke für zukünftiges Wachstum positioniert. PHNX arbeitet mit nur drei Rezeptionsmitarbeitern im Vergleich zu den zuvor benötigten neun bis zwölf Mitarbeitern, was einer Reduzierung der Personalkosten um 75% entspricht.

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Bildnachweis Titelbild: Alexander Bernhard

PHNX erreicht eine Kostenreduktion von 25% und eine 80% schnellere Einarbeitung der Mitarbeiter