Serviced Apartments

0€ Integrationskosten und +20% Upselling-Umsatz: Wie das Zeitwohnhaus moderne Hospitality lebt

Anna Fechner

Anna Fechner

16.5.2026
Zeitwohnhaus_Header

Das Zeitwohnhaus Suite-Hotel & Serviced Apartments ist ein familiengeführtes Lifestyle-Apart-Hotel im Herzen von Erlangen. Insgesamt umfasst es 101 individuell gestaltete Hotelzimmer, Premium-Suiten und Serviced Apartments mit voll ausgestatteten Küchen und bietet somit den idealen Rahmen für kurze ebenso wie längere Aufenthalte. Wer hier ankommt, merkt schnell, dass es nicht um eine klassische Übernachtung geht, sondern um ein zweites Zuhause. Ganz getreu dem Motto: „First Choice. Second Home."

Dieses Gefühl zieht sich durch beide Häuser. Eine offene Lobby verbindet Frühstücks-Lounge, Bar und urbanes Bistro und schafft Raum für Co-Working, Meetings und Events, ergänzt wird das Ganze durch ein modernes Fitnessstudio sowie eine Community-Dachterrasse mit Blick über die Dächer der Stadt. Familie Herdegen hat damit einen Ort geschaffen, der Komfort, Modernität und Herzlichkeit vereint und sich seit Jahren zukunftsorientiert weiterentwickelt.

Gemeinsam mit Straiv und Schulte-Schlagbaum haben wir das Zeitwohnhaus in Erlangen besucht und konnten im Gespräch mit den Inhabern Gabi und Holger Herdegen erleben, wie stark dieser Anspruch auch die technologische Ausrichtung des Lifestyle-Apart-Hotels prägt. Mit Apaleo als ihrem Herzstück (wie Holger es selbst formulierte) und einem Tech Stack, das unter anderem Straiv und Schulte-Schlagbaum umfasst, haben sie dabei drei Partner gefunden, die sie auf ihrem Weg der digitalen und persönlichen Hospitality begleiten.

Herausforderung: Zeitgemäße Digitalisierung der Hotelprozesse und eine durchgängige digitale Gästereise

Für Gabi und Holger Herdegen war klar, dass sie in ihrem Hotel eine Balance aus digitalen Prozessen und persönlicher Nähe zum Gast schaffen wollten. Ihr Ziel war es, die Abläufe im Zeitwohnhaus für ihre Mitarbeiter effizient und vielseitig zu gestalten, gleichzeitig wollten sie ihre Gäste auf deren Reise bestmöglich begleiten.

Mit dem bestehenden serverbasierten PMS ließ sich das jedoch kaum umsetzen. Das alte System war unflexibel, Schnittstellen waren kaum vorhanden und wenn, dann nur mit hohem Aufwand und Kosten realisierbar. Das bedeutete, dass die Integration weiterer Systeme und damit auch die kontinuierliche Weiterentwicklung ausgebremst wurde und Prozesse manuell sowie fragmentiert blieben.

„Früher war das für uns ein riesiges Drama. Wir mussten aktiv nach Schnittstellen fragen, und warten, ob sie überhaupt gebaut werden. Das hat uns wirklich viel Zeit und Geld gekostet. Mit Apaleo läuft das einfach, alles ist quasi möglich und vorbereitet. Apaleo denkt da wirklich voraus, agiert zukunftsorientiert und immer mit dem Hotelier im Blick," so Holger.

Besonders entlang der Gästereise zeigte sich Optimierungspotenzial. Prozesse wie der Check-In inklusive der Gästemappe in Papierform liefen noch manuell, was zu veralteten Informationen und unnötig komplexen Anpassungen führte.

Ergänzend suchte das Zeitwohnhaus nach einer flexiblen Zutrittslösung, die über ein reines RFID-Kartensystem hinausgeht und sowohl klassische als auch digitale Zugangsoptionen vereint, um unterschiedlichen Gästebedürfnissen gerecht zu werden.

Lösung: Ein nahtlos integriertes Zusammenspiel aus Apaleo, Straiv und Schulte-Schlagbaum

Um ihre Vision digitaler und gastnaher Hospitality umzusetzen, entschied sich das Zeitwohnhaus für Apaleo als zentrales System und baute darauf sein Tech Stack mit Straiv und Schulte-Schlagbaum auf, der alle wichtigen Bereiche des Hotelalltags miteinander verbindet.

Als API-First Property Management Plattform bietet Apaleo dem Zeitwohnhaus die technologische Grundlage für maximale Flexibilität. Die offene Architektur macht die Integration von Drittanbieterlösungen ganz ohne aufwendige Schnittstellenprojekte oder hohe Integrationskosten je nach Bedarf unkompliziert möglich. Apaleo Pay als integrierte Zahlungsabwicklung ermöglicht Gästen zudem, an unterschiedlichen Touchpoints entlang der Gästereise sicher und bequem über ihre bevorzugte Zahlungsmethode zu bezahlen.

„Apaleo ist für uns das leistungsstärkste PMS für ein modernes Hospitality-Unternehmen. Die Welt wird immer digitaler und genau dafür bietet Apaleo die nötige Flexibilität und Offenheit, sei es bei Integrationen wie CRM oder auch bei KI-Applikationen,“ ergänzte Holger.

Zeitwohnhaus_Apaleo

Die digitale Gästekommunikation, Check-in und Abreise laufen heute über Straiv. Der Wechsel von der klassischen Gästemappe hin zu einer digitalen Lösung auf dem eigenen Handy der Gäste brachte dabei spürbare Veränderungen mit sich: Informationen sind jetzt immer aktuell, die Papierflut entfällt und die gesamte Gästereise lässt sich digital abbilden. Ergänzt wird das Setup durch einen intuitiv bedienbaren Check-in- und Check-out-Automaten, der als praktische Alternative greift, wenn der digitale Check-in vorab nicht genutzt wurde.

Mit Schulte-Schlagbaum konnte außerdem eine moderne Zutrittslösung integriert werden, die das bestehende RFID-Kartensystem ablöste. So können Gäste je nach Präferenz per PIN-Code, klassisch mit Karte oder vollständig digital ihre Zimmer und andere Bereiche wie das Fitnessstudio betreten.

Ergebnis: 70–90% digitale Check-ins, reduzierte operative Aufwände und steigende Umsätze durch Upselling

Apaleo als Basis und das Zusammenspiel der drei Lösungen ermöglichte dem Zeitwohnhaus seine Abläufe deutlich effizienter zu gestalten und das Gästeerlebnis nachhaltig zu verbessern. Inzwischen erfolgen bereits 70 bis 90% der Check-ins digital, bei jüngeren internationalen Business-Gästen liegt der Anteil sogar bei nahezu 100%. Davon profitiert auch die Rezeption spürbar, sodass sie unter der Woche nur noch bis 20 Uhr und am Wochenende bis 17 Uhr besetzt sein muss und Night Audits komplett wegfallen.

Auch während des Aufenthalts zeigen sich die Vorteile der Integrationen. Durch die Anbindung von Straiv in Apaleo kann das Zeitwohnhaus Gästen heute Zusatzleistungen wie Frühstück, Parkplätze oder Upgrades gezielt vor oder während des Aufenthalts anbieten. Erste Ergebnisse deuten auf eine Steigerung der Frühstücksbuchungen um rund 20%, bei der Nachfrage nach Parkplätzen zeichnet sich sogar eine noch stärkere Tendenz ab.

Spätestens beim Check-out rundet Apaleo Pay das Gästeerlebnis dann ab. Da 100% der Zahlungen vollständig automatisiert sind, entfallen manuelle Zuweisungen und die Nachverfolgung von Zahlungen komplett. Das minimiert Fehler und gibt Gästen die Freiheit, flexibel und unkompliziert mit ihrer bevorzugten Zahlungsmethode zu bezahlen.

Letztlich profitiert das Zeitwohnhaus auch finanziell von Apaleo‘s offener Architektur, denn zusätzliche Aufwände für Schnittstellen oder deren Wartung entfallen. Durch die Anbindung der Zutrittslösung von Schulte-Schlagbaum konnte zudem auf umfangreiche Verkabelung verzichtet werden, was den Bedarf an klassischer Hardware deutlich reduzierte.

Und wie geht es weiter?

Auch in Zukunft wird das Lifestyle-Apart-Hotel seiner digitalen Vision treu bleiben, nicht zuletzt, weil das Team durch die Optimierungen spürbar entlastet wurde und heute mehr Zeit für den persönlichen Austausch mit Gästen hat, die bewusst den Kontakt an der Rezeption suchen. Dabei hat sich auch die Qualität dieser Gespräche verändert: Statt administrative Themen wie fehlende Daten oder offene Zahlungsfragen zu klären, stehen heute der Aufenthalt selbst, Gästefeedback und individuelle Empfehlungen im Mittelpunkt.

Derweilen sind Familie Herdegens Mitarbeiter regelmäßig im Apaleo Store unterwegs, immer auf der Suche nach neuen Lösungen, die sich nahtlos integrieren lassen, den Hotelalltag bereichern und den unterschiedlichen Bedürfnissen ihrer Gäste gerecht werden.

„Viele Lösungen sind im Apaleo Store schon verfügbar, bevor wir überhaupt wissen, dass wir sie brauchen und unser Team stöbert da gerne, um zu sehen, wie wir unsere Prozesse wie wir es z.B. auch beim Housekeeping gemacht haben, noch schlanker und wirkungsvoller gestalten können," fasste Holger zusammen.

So sieht das Tech Stack von Zeitwohnhaus aus:

Tech_Stack_Zeitwohnhaus

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