Digitale Skalierung bei YourFavoriteBed I Apaleo News

Was 2023 als Zwei-Personen-Projekt mit sechs möblierten Apartments begann, ist heute das wachsende und innovative Hospitality-Konzept YourFavoriteBed. So betreibt die im Jahr 2024 von Moritz Greiner und Antonia Liewald gegründete GmbH inzwischen über elf Häuser in ganz Deutschland. Der Fokus ist klar: langfristige Kundenbeziehungen, stilvolle Aufenthalte mit modernem Komfort, effiziente Abläufe und ein vollständig digitales Gästeerlebnis.

Die beiden Gründer komplementieren sich dabei perfekt; Moritz bringt unternehmerische Erfahrung, strategisches Denken und ein feines Gespür für neue Standorte mit. Antonia ergänzt betriebswirtschaftliches Know-how, kreative Energie und einen ausgeprägten Sinn für Design, und prägt damit das Herzstück der Marke.

Obwohl das Hospitality-Konzept erfolgreich war, stießen beide mit ihrem alten PMS an Grenzen. Fehlende Individualisierbarkeit und eingeschränkte Automatisierungsmöglichkeiten bremsten das angestrebte Wachstum und erschwerten die Umsetzung ihrer digitalen Vision.

„Ich wollte ein System, das auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten ist und vollständig automatisiert funktioniert, genau das war mit unserem früheren PMS nicht möglich. Apaleo war für uns die perfekte Lösung, weil es uns die Flexibilität bietet, unser eigenes, individuelles System aufzubauen,“ betonte Moritz.

Mit der Implementierung von der API-First-Plattform Apaleo änderte sich das. Moritz und Antonia hatten nun die volle Bandbreite an Automatisierungs- und Individualisierungsmöglichkeiten. Prozesse wurden schlanker, Workflows skalierbarer und das Fundament für weiteres Wachstum war gelegt. Im Gespräch mit Moritz Greiner, dem Mitgründer und Gesellschafter der YourFavoriteBed GmbH, erfuhren wir, warum genau dieser Schritt für sie zum echten Gamechanger wurde.

Herausforderung: Keine klare Sicht auf Zahlungsströme und eine nicht skalierbare Buchhaltung

Vor der Implementierung von Apaleo fehlte YourFavoriteBed ein klarer, automatisch aktualisierter Überblick über Zahlungen, offene Salden und Folios waren ebenfalls nicht vorhanden. Stattdessen kam eine Excel-Liste zum Einsatz, in der unter anderem festgehalten wurde, wer bereits gezahlt hatte und welche Salden noch offen waren. Eingegangene Beträge mussten anschließend manuell mit dem entsprechenden Bankkonto abgeglichen werden.

Gleichzeitig arbeitete YourFavoriteBed mit einer belegbasierten Buchhaltung: Für jede Buchung wurde also eine Rechnung manuell erstellt, einzeln verbucht und von einer Back-Office-Kraft geprüft, ein ineffizienter, fehleranfälliger Prozess, der viel Zeit band.

Mit den neuen Häusern verschärfte sich dieser manuelle Aufwand: Verspätete oder vergessene Zahlungsaufforderungen führten zu Umsatzeinbußen, und eine revisionssichere Struktur, die den Anforderungen eines Finanzprüfers standhielt, fehlte komplett.

Lösung: Sichtbare Saldos und eine skalierbare, transaktionsbasierte Buchhaltung

Dank Apaleo und Apaleo Pay konnte YourFavoriteBed seine Buchhaltung vollständig auf eine automatisierte, transaktionsbasierte Struktur umstellen. Die komplette Verarbeitung läuft nun im Hintergrund, fehlerfrei und ohne manuellen Aufwand.

Zahlungen aus allen Touchpoints werden dabei automatisch und korrekt zugeordnet, wobei offene Posten in den jeweiligen (jetzt mit Apaleo Pay vorhandenen) Folios angezeigt werden. Diese nahtlose Zahlungsübersicht bietet also auf einen Blick Klarheit darüber, welche Buchungen bereits beglichen sind und welche noch offene Salden aufweisen.

„Apaleo Pay einzurichten war super einfach. Wir haben jetzt einen zentralen Zahlungsanbieter, der appübergreifend arbeitet und an den sich alle in unserem Tech Stack genutzten Apps problemlos anbinden können,“ ergänzte Moritz.

Ergebnis: 10 Stunden wöchentliche Ersparnis, höhere Effizienz, geringere Kosten

Heute spart YourFavoriteBed bis zu 10 Stunden pro Woche allein durch die automatisierte Buchhaltung. Daneben gehören mühsame Bankabgleiche, die Pflege von Excel-Listen und das Risiko von Fehlbuchungen der Vergangenheit an.

Der nahtlose, stets aktuelle Überblick über alle Zahlungen, offenen Salden und Folios sorgt dabei für volle Transparenz und eine exakte Echtzeitübersicht aller Zahlungsvorgänge. Offene Beträge werden frühzeitig erkannt und können problemlos nachverfolgt werden. Das spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern auch erhebliche Kosten: um die 5.000 € pro Jahr.

Aber auch für finanzielle Prüfungen hat sich viel getan: Alle Transaktionen sind jetzt lückenlos dokumentiert, jederzeit nachvollziehbar und können mit einem Klick abgerufen werden.

Herausforderung: Hohes Aufkommen an manuellen Check-Ins und Rechnungen

YourFavoriteBed verfolgte von Beginn an die Vision, seinen Gästen einen vollständig digitalisierten Aufenthalt zu bieten, ganz ohne Rezeption, dafür aber mit individualisierter Gästekommunikation, gezieltem Upselling, Self-Check-in, digitalem Check-out und automatisiertem Rechnungsversand.

Doch mit der steigenden Zahl an Häusern wuchs auch das Check-in-Volumen auf bis zu 20 Anreisen pro Tag. Der bisher manuelle Check-in-Prozess wurde dadurch zu einem echten Zeitfresser und zeigte zunehmend Schwächen. Hinzu kam, dass die manuelle Erstellung und der Versand der Rechnungen ebenfalls immer mehr Ressourcen beanspruchte und den administrativen Aufwand weiter steigerte.

Moritz und Antonia brauchten also einen durchdachten, digitalen Prozess, der den administrativen Aufwand vollständig eliminiert und gleichzeitig die digitale Reise der Gäste so reibungslos und angenehm wie möglich gestaltet.

Lösung: Eine 100% digitalisierte Gästereise

YourFavoriteBed hat seine gesamte Gästereise, von der Buchung bis zum Check-out, vollständig digitalisiert. Die offenen APIs von Apaleo bilden dabei die technische Basis, welche durch die nahtlose Integration der App straiv, die die gesamte digitale Reise der Gäste abdeckt, perfekt ergänzt wird.

Sobald eine Buchung bestätigt ist, erhalten die Gäste automatisch eine Bestätigung per E-Mail und WhatsApp, die einen Link zum digitalen Check-in enthält. Dort können sie alle relevanten Daten hinterlegen und erhalten, je nach Property, entweder einen individuellen Zugangscode oder einen vierstelligen Code für die Schlüsselbox.

Der digitale Check-In löst gleichzeitig auch eine Verifizierung im Benutzerkonto aus. Ab diesem Moment starten alle weiteren Prozesse vollautomatisch und die Gäste erhalten Zugang zu ihrer digitalen Gästemappe mit z.B. WLAN-Details, Parkplatzinformationen und lokalen Empfehlungen. Zusätzlich werden gezielte Upselling-Angebote wie Early Check-in oder zusätzliche Reinigungen automatisch ausgespielt.

Auch der Check-out erfolgt komplett digital, so bekommen Gäste ihre Rechnung nach dem Check-out ganz automatisch per E-Mail und die Abrechnung wird im Hintergrund, ohne manuelles Eingreifen, angestoßen.

Ergebnis: 70% reibungslose Self-Check-ins ab Start – Tendenz steigend

Mit der erst kürzlich vollständig implementierten, digitalisierten Gästereise bietet YourFavoriteBed seinen Gästen einen reibungslosen und modernen Aufenthalt, der ankommt. Das Feedback ist durchweg positiv: Gäste haben jederzeit gebündelten und damit unkomplizierten Zugriff auf alle relevanten Informationen, vom WLAN-Zugang über Parkplatzdetails bis hin zur finalen Rechnung. Diese Transparenz steigert die Gästezufriedenheit erheblich, reduziert die Zahl der Rückfragen und sorgt dafür, dass der Aufenthalt von der Buchung bis zum Check-out durchweg stimmig und angenehm bleibt.

Gerade bei einem täglichen Volumen von rund 20 Check-ins wäre ein manueller Ablauf nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Hier spielt die Automatisierung ihre Stärken aus: Kein Schritt wird übersehen und alle Informationen sind zentral gebündelt sowie jederzeit verfügbar. Auf diese Weise genießen Gäste einen reibungslosen Ablauf, während Moritz und Antonia von klaren Prozessen und einer konstant hohen Gästebetreuung profitieren.

So geht es für YourFavoriteBed weiter:

YourFavoriteBed wächst stetig weiter; neue Standorte sind also bereits in Planung. Die Richtung ist dabei klar: Alles, was sich automatisieren lässt, soll auch automatisiert werden. So bleibt der operative Aufwand minimal, während gleichzeitig wertvolle Zeit für strategisches Wachstum und weitere digitale Entwicklungen frei wird.

Mit Apaleo als technische Grundlage verfolgen beide diesen Kurs konsequent. Das Ziel dabei ist es, ein Maximum an Effizienz, Skalierbarkeit und Flexibilität zu erreichen. Letztendlich soll damit ein Hospitality-Modell geschaffen werden, das nicht nur zukunftsfähig, sondern nahezu selbstlaufend ist.

Ein weiterer Schritt auf diesem Weg steht ebenfalls fest. So wird in den kommenden zwei bis drei Monaten ein neuer Türschlossanbieter eingeführt. Damit sollen alle Prozesse rund um Check-in und Zutritt noch weiter automatisiert und gleichzeitig flexibel anpassbar gestaltet werden.

Als Moritz zum Schluss nach dem wahren Wert von Apaleo gefragt wurde, brachte er es wie folgt auf den Punkt:

„Das Entscheidende ist die Individualisierbarkeit: Man kann den eigenen Tech Stack genau so gestalten, wie man ihn braucht. Und das Handling ist super einfach, jeder versteht es, und im betrieblichen Alltag funktioniert alles reibungslos.“