Hackmann Hotels steigert Produktivität

„Ankommen. Loslassen. Einfach nur genießen.“ Das ist das Credo der Hackmann Hotels, wo die Teams täglich daran arbeiten, das Wohlbefinden der Gäste an sechs Standorten in Nordwestdeutschland zu gewährleisten.

Mit einem einladenden Zuhause in den 3- und 4-Sterne-Segmenten sind die Hackmann Hotels bei zahlreichen Stammgästen wegen ihrer familiären Atmosphäre beliebt. Die Balance zwischen Modernität und Tradition halten sie, indem sie die fortschrittlichste Hoteltechnologie nahtlos integrieren, ohne das Wesentliche aus den Augen zu verlieren: die Menschen.

Wir haben uns mit dem Tiger-Team hinter den Hotelbetrieben zusammengesetzt: Dana Hofschröer, General Manager der Hotels in Lingen; Nadine Rüther, Leiterin Marketing & PR; und Daniel Heide, Geschäftsführer. Was bei unserem Gespräch auffällt, ist, dass sowohl Gäste als auch Mitarbeiter im Mittelpunkt aller Aktivitäten der Hackmann Hotels stehen.

Herausforderung: Lange Ladezeiten mindern die Produktivität des Personals

Die Hackmann Hotels hatten mit langen Ladezeiten ihres alten Hotel-PMS zu kämpfen, insbesondere während des Buchungsvorgangs. Das Personal musste oft bis zu 20 Sekunden warten, bis eine Buchung geladen war, was frustrierende Verzögerungen verursachte und ihre Fähigkeit, Gäste effizient zu bedienen, beeinträchtigte. Diese Verzögerungen waren ein großes Problem, welches Daniel und das Team dazu veranlasste, nach einer neuen, schnelleren PMS-Lösung zu suchen. Zudem gab es viele Beschwerden von Mitarbeitern über verschiedene Systemprobleme, was Dana viel Zeit kostete, diese Fehler zu beheben.

Lösung: Wechsel zu einer cloud-nativen Property Management Plattform

Um dieses Problem zu lösen, suchten die Hackmann Hotels nach einem cloud-basierten, schnellen und zuverlässigen Hotel-PMS, das ihnen hilft, die allgemeine betriebliche Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern. Eine moderne, cloud-native Plattform wie Apaleo versprach schnellere Reaktionszeiten und größere Zuverlässigkeit. „Der Übergang zu Apaleo verlief reibungslos und die Verbesserung der Systemgeschwindigkeit war sofort spürbar“, fügte Dana hinzu. Die intuitive Benutzeroberfläche und die robuste Infrastruktur von Apaleo gewährleisteten, dass Buchungen und andere Vorgänge effizienter gehandhabt werden können.

Ergebnis: 35% Zeiteinsparung steigert die Produktivität des Personals und 60% Zunahme der Zufriedenheit

Der Wechsel zu Apaleo verkürzte die Ladezeiten erheblich und sparte den Hackmann Hotels 35% der bisher für Systemwartezeiten aufgewendeten Zeit. „Die erhöhte Geschwindigkeit ermöglicht es unserem Personal, sich mehr auf die Gästebetreuung zu konzentrieren und weniger auf Systemverzögerungen“, sagte Daniel. Diese Veränderung verbesserte nicht nur die Servicequalität, sondern steigerte auch die Moral des Personals. Dana bemerkte: „Wo wir früher zahlreiche Beschwerden über das alte System hatten, erwähnen die Mitarbeiter jetzt kaum noch Systemprobleme.“ Insgesamt ist die Mitarbeiterzufriedenheit und -effizienz um 60% gestiegen.

Die schnelleren Reaktionszeiten ermöglichten es den Hackmann Hotels, ihre Servicequalität zu verbessern, was letztendlich zu einem besseren Gästeerlebnis führte. Nadine, Leiterin Marketing & PR, fügte hinzu: „Es geht nicht nur um Zeitersparnis. Es geht darum, effizient zu arbeiten. Die Zeit, die man nicht mit Ladezeiten verbringt, kann man nutzen, um mit einem Gast zu sprechen oder sich zu vernetzen, weil man nicht die ganze Zeit auf den Bildschirm starren muss.“

Herausforderung: Manuelle Bearbeitung von virtuellen Kreditkarten

Die manuelle Verarbeitung virtueller Kreditkarten war ein weiteres Problem. Das Team konnte die Kreditkarten nicht direkt im vorherigen Hotel-PMS verarbeiten. Stattdessen mussten sie notieren, welche Karte belastet werden musste, und diese dann manuell in das Tool des Zahlungsanbieters eingeben, was pro Buchung vier bis fünf Minuten dauerte. Das tägliche Abgleichen von abgerechneten und gebuchten Zahlungen war zeitaufwendig und fehleranfällig, da das Team die Genauigkeit im Verifizierungsprozess sicherstellen musste. Dieser mühsame Prozess kostete wertvolle Zeit, die für den Gästeservice verloren ging.

Lösung: Automatisiertes Belasten virtueller Kreditkarten mit Apaleo Pay

Um die Zahlungsabwicklung zu vereinfachen, integrierten die Hackmann Hotels Apaleo Pay, welches Transaktionen an allen Gästekontaktpunkten automatisierte. Die Implementierung war sehr einfach, sodass das Belasten der Kreditkarten innerhalb von Apaleo ein unkomplizierter und wesentlicher Bestandteil des täglichen Betriebs wurde.

Ergebnis: Täglich 3 Stunden Einsparung durch automatisierte Zahlungsabwicklung

Die Automatisierung durch Apaleo Pay reduzierte den Aufwand und die Zeit für die Verarbeitung virtueller Kreditkarten drastisch. „Die Automatisierung hat uns nicht nur Zeit gespart, sondern auch manuelle Fehler reduziert und die Effizienz unserer Zahlungsprozesse insgesamt verbessert“, hob Dana hervor. Diese Veränderung trug zu einem reibungsloseren und zufriedenstellenderen Erlebnis für sowohl Mitarbeiter als auch Gäste bei. Insbesondere bemerkte Daniel: „An geschäftigen Tagen können wir bis zu 50 virtuelle Kreditkarten belasten und diese Zeiteinsparung führt zu einer erheblichen betrieblichen Produktivitätssteigerung, die unseren Mitarbeitern etwa 3 Stunden pro Tag spart.“

Herausforderung: Fehlende zentrale Häuserverwaltung

Die wirtschaftliche Verwaltung mehrerer Häuser war eine große Herausforderung für die Hackmann Hotels. Sie hatten keine einheitliche Übersicht, um die Abläufe in all ihren Hotels zu optimieren. Diese Fragmentierung erschwerte es, Konsistenz und Leistungsfähigkeit aufrechtzuerhalten. „Wir brauchten eine Lösung, die uns einen umfassenden Überblick bietet und die Verwaltung all unserer Häuser vereinfacht“, erklärte Daniel.

Lösung: Einfache Übersicht mit Apaleos Multi-Property-Management

Apaleos Multi-Property-Funktionen boten den Hackmann Hotels eine einheitliche Ansicht der Abläufe in allen Häusern und ermöglichten eine bessere Übersicht und Entscheidungsfindung. „Die Möglichkeit, alle unsere Hotels von einer einzigen Plattform aus zu verwalten, war unglaublich vorteilhaft. Es hat unsere Abläufe kohärenter und produktiver gemacht“, sagte Dana.

Ergebnis: 7 Häuser gingen in weniger als 4 Monaten live

Die Multi-Property-Funktionalität von Apaleo verkürzte die Onboarding-Zeiten erheblich und ermöglichte es, alle sieben Hotels innerhalb von vier Monaten live zu schalten. „Unsere ersten zwei Häuser brauchten fünf Tage für das Onboarding; jetzt dauert es nur noch einen Tag“, teilte Dana mit. Daniel stimmte zu: „Das nahtlose Property Management war ein Wendepunkt, der es uns ermöglicht hat, zielgerichtet zu wachsen und zu skalieren.“

Blick in die Zukunft

Mit einer soliden Grundlage verbesserter operativer Effizienz planen die Hackmann Hotels, die Technologie weiter zu nutzen, um das Gästeerlebnis an jedem Kontaktpunkt zu verbessern, von der Buchung bis zum Check-out. Sie werden weiterhin die Schulung und Entwicklung des Personals priorisieren, um hohe Produktivitäts- und Zufriedenheitswerte zu halten.

A dive into the tech stack of Hackmann Hotels

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Hackmann Hotels steigert Produktivität um 35% und Mitarbeiterzufriedenheit um 60%