Roatel setzt neue Maßstäbe mit voll digitalen Mikrohotels I Apaleo News

Die Zukunft der Hotellerie beginnt dort, wo andere bislang nicht hingeschaut haben, an den Autobahnen Europas. Genau hier setzt Roatel an: mit einem innovativen Nischenkonzept für komfortable und bezahlbare Übernachtungen entlang der wichtigsten Verkehrsadern. Der Name Roatel, eine Kombination aus „Road“ und „Hotel“, bringt die ursprüngliche Vision, komfortable, bezahlbare Übernachtungsmöglichkeiten entlang der europäischen Verkehrsadern zu schaffen, dabei präzise auf den Punkt.

Was 2019 als Lösung auf die gesetzlich vorgeschriebene Ruhezeiten von Lkw-Fahrern begann, hat sich längst zu einer smarten Übernachtungsmöglichkeit für alle entwickelt, die flexibel unterwegs sind – egal ob Pendler, Geschäftsreisende oder Urlauber. Jedes Mikrohotel von Roatel besteht in der Regel aus vier autarken, digital gesteuerten Zimmern mit jeweils 7,5 m² Fläche; kompakt, komfortabel und vollständig ohne Personal vor Ort betreibbar. Dank der zentralen, digitalen Verwaltung lassen sich die Hotels auch effizient skalieren. So betreibt Roatel inzwischen, inklusive Franchise-Partner, bereits 29 Hotels mit insgesamt 115 Zimmern.

Die Gründer Ralf-Peter Kals, Vorstandsvorsitzender und Geschäftsführer, Christian Theisen, Vorstandsmitglied und Geschäftsführer, sowie der operative Geschäftsführer und Vorstandsmitglied Martin Swart setzten von Beginn an auf Automatisierung, digitale Exzellenz, Schnelligkeit und Apaleo als technologische Basis. Gemeinsam mit Stella Hormeß, Social Media Marketing Managerin bei Völker Digital, gaben Christian und Martin uns spannende Einblicke in ihre Reise mit Apaleo und erläuterten, wie sie die API-First-Plattform gezielt nutzen, um ihr innovatives Nischenkonzept erfolgreich zu gestalten und weiter zu skalieren.

Herausforderung: Branchen-Quereinsteiger mit Hotel-Tech-Anspruch

Ralf-Peter, Christian und Martin standen bei Gründung vor der Herausforderung, sich mit den etablierten Prozessen in einem Hotelbetrieb vertraut zu machen. Ihr Ziel war es, einen Partner zu finden, der ein PMS bietet, das in der Lage ist, komplexe Hotelprozesse vollständig digital abzubilden. Gleichzeitig sollte das System flexibel genug sein, um die speziellen Anforderungen ihres innovativen Nischenkonzepts zu unterstützen.

So mussten sie (unter anderem) für sich ausarbeiten, wie Buchungen effizient und vollständig digital abgewickelt werden können, wie sich die gesamte Gästereise nahtlos gestalten lässt, und wie Housekeeping-Prozesse digital unterstützt werden können. Eine konkrete Herausforderung bei der digitalen Abwicklung von Buchungen war z.B. die Abrechnung der City Tax. In vielen Hotels wird diese manuell vor Ort erhoben. Bei Roatel war das jedoch aufgrund des vollständig digital angestrebten Betriebs und fehlenden Personals vor Ort nicht umsetzbar. Für die Mikrohotels brauchte es also eine automatisierte, regelkonforme Alternativlösung.

Lösung: Apaleo als PMS – Maßgeschneiderte Automatisierung durch offene APIs

Mit Apaleo fanden die Gründer den idealen PMS-Anbieter. Die offene Plattform bildet heute das zuverlässige Back-End von Roatel und ermöglicht es ihnen, Prozesse exakt nach ihren Anforderungen zu automatisieren. Dank der offenen APIs konnte das Entwicklerteam von Roatel dabei eine maßgeschneiderte Front-End-Lösung entwickeln, die nahtlos auf Apaleo aufsetzt, und damit direkten Zugriff auf die benötigten Daten bekommt.

„Unsere Front-End-Lösung ist schon sehr umfangreich, aber die Schnittstellen bei Apaleo sind wirklich sehr gut. Das muss man einfach sagen,“ erklärte Christian.

Ergebnis: Nahtlose Digitalisierung von Prozessen & Rollout innerhalb von 24 Stunden

Durch Apaleo digitalisiert und automatisiert Roatel heute alle zentralen Prozesse nahtlos. Während operative Housekeeping-Prozesse z.B. direkt über das eigene Front-End laufen, werden Zahlungen mit der integrierten Zahlungsabwicklung Apaleo Pay automatisch und effizient abgewickelt.

Auch die City Tax wird direkt in Apaleo verarbeitet bzw. automatisch zu den Reservierungen hinzugefügt. Je nach Vorgabe wird der Betrag dabei exakt berechnet und abgerechnet. Aus buchhalterischer Sicht ist der Prozess ebenso sauber gelöst: Die Steuer wird auf ein separates Konto gebucht und beeinflusst somit nicht den Umsatz. Insgesamt also ein klarer Vorteil für einen effizienten, digitalen Buchungsprozess, ganz ohne Mitarbeiter vor Ort oder manuelles Eingreifen.

„Mit Apaleo haben wir einen Partner gefunden, mit dem wir Herausforderungen effektiv angehen und Lösungen erfolgreich umsetzen können,“ ergänzte Christian.

Der Impact von Apaleo zeigt sich aber auch beim Rollout. So kann mittlerweile jedes neue Mikrohotel in weniger als 24 Stunden eingerichtet und live geschaltet werden, vom physischen Aufbau bis hin zum Systemsetup.

Herausforderung: Gestaltung einer vollständig digitalen Gästereise ohne manuelles Eingreifen

Von Anfang an verfolgten Ralf-Peter, Christian und Martin das Ziel, ihren Gästen eine durchgehend digitale und nahtlose Gästereise zu bieten, vom ersten Buchungsschritt bis hin zum Check-out. Um das zu erreichen, mussten sämtliche Prozesse effizient automatisiert gestaltet werden. Dazu gehörten z.B. der Buchungs- und Rechnungsversand, und die digitale Schlüsselbereitstellung.

Lösung: Hoher Automatisierungsgrad mit Prozessen in Echtzeit

Mit Apaleo konnte Roatel eine vollständig digitale Gästereise realisieren, bei der alle Prozessschritte nahtlos miteinander verknüpft sind. Die Buchungen erfolgen heute nicht nur über OTAs, sondern auch direkt über das eigene Front-End, das in kontinuierlicher Kommunikation mit Apaleo steht. Verfügbarkeiten, Standortabfragen und Buchungsdaten werden intern über Apaleo verwaltet und in Echtzeit bereitgestellt. Auch die Abrechnung, einschließlich der Vorabzahlung unmittelbar nach der Buchung, sowie die Rechnungsdaten werden effizient über Apaleo und in Kombination mit Apaleo Pay abgewickelt. Der gesamte Check-in-Prozess, inklusive Pre-Check-in, Schlüsselbereitstellung und digitalem Meldeschein, wird dann über das Front-End gesteuert.

Letztendlich sind so alle Prozesse der Gästereise in Echtzeit verbunden, vollständig automatisiert und laufen komplett ohne manuelle Eingriffe.

„So wie es jetzt abläuft, haben wir es uns auch vorgestellt,“ so Christian.

Ergebnis: 100% digitale Gästereise – Buchungen über ein Jahr im Voraus

Dank der heute 100% digitalen Gästereise erhalten die Gäste unter anderem rund um die Uhr eine Buchungsmöglichkeit, schnell und reibungslos. Im Gegensatz zu Buchungen über OTAs, bei denen es (teilweise) durch fehlende oder fehlerhafte E-Mail-Adressen zu Verzögerungen bei der Übergabe von Check-in-Informationen kommen kann, funktioniert der Direktbuchungsprozess über das eigens entwickelte Front-End von Roatel ganz ohne Unterbrechung und mit sofortigem Zugriff auf den digitalen Check-in-Schlüssel.

Die komplett digitalisierte Gästereise kommt dabei auch bei den Gästen hervorragend an. Besonders geschätzt werden die Flexibilität, etwa durch den digitalen Check-in bei sehr späten Anreisen, und die einfache, reibungslose Nutzerführung. Dieses insgesamt nahtlose Erlebnis steigert nicht nur die Zufriedenheit der Gäste, sondern verbessert das gesamte Gästeerlebnis messbar, was mitunter zu Buchungen schon mal bis zu einem Jahr im Voraus führt.

Ausblick: Internationale Expansion und neue Tech-Lösungen mit KI

Mit klaren Wachstumszielen vor Augen planen Ralf-Peter, Christian und Martin ab dem kommenden Jahr zusätzlich internationale Standorte zu eröffnen. Apaleo wird dabei weiterhin die stabile technologische Basis bilden und Roatel die nötige Flexibilität und Skalierbarkeit für diesen nächsten Wachstumsschritt bieten.

Ein zentraler Faktor für die Expansion ist zudem das Franchise-Modell von Roatel. Bereits vor rund zwei Jahren wurde der erste Franchisepartner integriert. Mit Apaleo ließ sich die technische Anbindung effizient umsetzen, ohne dass der Franchisenehmer mit unnötiger Komplexität belastet wurde. Gleichzeitig konnten vertragliche Rahmenbedingungen schnell und unkompliziert geklärt werden. Insgesamt fand das Onboarding also ohne Probleme statt.

Neben der Expansion beschäftigen sich die Gründer bei Roatel auch mit dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI), insbesondere im Bereich der Kommunikation mit den Gästen. Ziel ist es, Prozesse weiter zu optimieren und Gästeinteraktionen noch effizienter zu gestalten. Dabei soll auch die bestehende digitale Infrastruktur bestmöglich genutzt werden.

„Apaleo bildet für uns die stabile Basis, das Rückgrat, das wir brauchen, um unser Front-End weiterzuentwickeln,“ ergänzte Martin.