Koncept Hotels steigert die Automatisierung mit Apaleo

MÜNCHEN, 29. November 2023 - Apaleo, die offene Property Management Plattform für die Hotellerie, wurde von Koncept Hotels ausgewählt, um die Automatisierung in die Gästereise und die operativen Prozesse zu integrieren.

Die 2017 gegründete, ganzheitlich nachhaltige Hotelgruppe steht an der Spitze des Wandels in der Hotelbranche und bietet ein digitales, selbstverwaltetes Hotelkonzept mit Fokus auf nachhaltige Geschäftspraktiken. Sie betreibt sechs Hotels in Deutschland und der Schweiz und begrüßt jährlich mehr als 100.000 Gäste.

Das unbemannte Betriebsmodell von Koncept Hotels entstand aus dem Wunsch heraus, den Arbeitskräftemangel in der Branche zu überwinden und den Beitrag des Sektors zum Klimawandel zu bekämpfen. Um dieses Ziel zu erreichen, benötigte das Unternehmen eine moderne Plattform, um die bestehende Property-Management-Software zu ersetzen, die Betriebsprozesse zu automatisieren und die Expansion in das Multi-Property-Management zu unterstützen.

Seit der Auswahl von Apaleo hat Koncept Hotels von der unbegrenzten Flexibilität bei der Entwicklung seiner bevorzugten Property Management Technologie profitiert. Die API-First MACH-Architektur von Apaleo ermöglicht es Property Managern, eine Vielzahl von erstklassigen Anwendungen von Drittanbietern nahtlos zu integrieren, um eine kontinuierliche Anpassung und Modernisierung zu gewährleisten.

Sabine Schrempp, Revenue & Capacity Manager bei Koncept Hotels, sagt: "Der Wechsel zu Apaleo hat uns die Freiheit und Flexibilität gegeben, wirklich zu entscheiden, was für uns funktioniert. Es war eine Lernkurve, Schmerzpunkte zu identifizieren und Automatisierungen zu verfeinern, und die Auswirkungen auf unsere Arbeitsabläufe sind unbestreitbar.

Apaleo hat es uns ermöglicht, große Fortschritte bei der Automatisierung unserer Prozesse zu machen. Mit unserem alten PMS mussten die Mitarbeiter und die Nachtrezeption jede Reservierung manuell verwalten. Jetzt laufen die Buchungen automatisiert, reibungslos und einfach ab. Ein großer Erfolg für uns ist der Zahlungsverkehr, der für unseren digitalen Betrieb von entscheidender Bedeutung ist. Zahlungen und Rechnungsstellung sind jetzt zu 100 % automatisiert, so dass wir uns nicht mehr darum kümmern müssen. Das ist ein großer Vorteil für uns.”

Der Wechsel von ihrem vorherigen All-in-One-PMS zu Apaleo war dank des engagierten Customer Success Teams von Apaleo einfach. Ein dedizierter Customer Success Manager leitet den Onboarding-Prozess und die Hotelgruppe erhält bei Bedarf rund um die Uhr Unterstützung.

Die API-First-Strategie von Apaleo hat es der Hotelgruppe auch ermöglicht, ein Umfeld für Experimente und Zusammenarbeit unter den Mitarbeitern zu fördern, um ihre Betriebsabläufe kontinuierlich zu verbessern.

"Es gibt keine Grenzen — nur endlose Möglichkeiten", fuhr Sabine fort. "Wir verfolgen jetzt einen Ansatz des 'Testens und Iterierens' für Innovationen. Das Team teilt Ideen und Trends in einer WhatsApp-Gruppe und schon am nächsten Tag können wir sie mit No-Code- und Low-Code-Automatisierung testen, dank der Integration von Apaleo mit Make.com. Das bedeutet, dass wir nie das Gleiche wie gestern machen oder Fehler wiederholen. Es ist wie ein riesiger Spielplatz für große Kinder, auf dem wir frei experimentieren, ausprobieren und spielen können.”

Dies hat einen enormen Einfluss auf das Gästeerlebnis, das reibungsloser, unmittelbarer und persönlicher geworden ist, so dass die Gäste nicht auf das Personal vor Ort verzichten müssen. Mit mehr Freizeit haben die Mitarbeiter mehr Zeit, sich der Schaffung eines einzigartigen Gäste Erlebnisses zu widmen.

"Die Automatisierung unserer Prozesse bedeutet, dass unsere Mitarbeiter mehr Zeit haben, sich auf die Gäste zu konzentrieren und Gastgeber statt Administratoren zu sein", fügt Sabine hinzu. "Wir arbeiten jetzt effizienter, dynamischer und auf dem neuesten Stand der Technik.”

Florian Montag, VP of Business Development bei Apaleo, sagte: "Die digitale Reise für Gäste, die einen nahtlosen und erstklassigen Service in unbemannten Hotels ermöglicht, stellt die größte Veränderung in der Hotelbranche dar. Koncept Hotels steht an der Spitze dieses Trends, aber dies wäre nicht möglich ohne die anpassbare Gastfreundschaft, die durch eine API-First-Plattform ermöglicht wird. Mit diesem Ansatz wird das Team von Koncept in der Lage sein, die Art und Weise, wie sie ihren Gästen Dienstleistungen anbieten, kontinuierlich zu verbessern und gleichzeitig sicherzustellen, dass ihr Technologie-Stack niemals veraltet ist.

Ein engagierter Customer Success Manager hat das Konzept-Team persönlich durch den Onboarding-Prozess geführt und für einen reibungslosen Übergang von der alten Software ohne Unterbrechungen gesorgt. Eine Systemumstellung im laufenden Betrieb kann für Hoteliers überwältigend und komplex sein, daher ist eine persönliche Betreuung unerlässlich. Unser Customer Success Manager steht auch heute noch mit dem Team in Kontakt, um die täglichen Anforderungen von Konzept zu besprechen.

Betreiber aller Art, sowohl im Hotel- als auch im Serviced-Apartment-Sektor, distanzieren sich von traditioneller Property-Management-Software, da es nur eine Frage der Zeit ist, bis diese veraltet ist. Wir freuen uns, Koncept Hotels dabei zu unterstützen, zu expandieren, die Herausforderungen des Arbeitskräftemangels und der Nachhaltigkeit zu meistern und gleichzeitig den Gästen ein transformatives digitales Erlebnis zu bieten.”

Über Koncept Hotels 

KONCEPT HOTELS sind seit der Gründung im Jahr 2017 für ihre digitalen und nachhaltigen Hotelbetriebe bekannt. Das auf den 17 Nachhaltigkeitszielen der Vereinten Nationen basierende Hotelunternehmen konzentriert sich strategisch auf verschiedene Initiativen in den Bereichen Umwelt, Soziales und Governance. Das Unternehmen befindet sich in Privatbesitz und wird vom Gründer finanziert, was als Beispiel für Bootstrapping anerkannt wird. Derzeit werden 6 Hotels unter der Marke KONCEPT HOTELS betrieben und 2 weitere Hotels werden in den nächsten 3 Monaten eröffnet.