Apaleo und Cocoon Hotels launchen Room Allocation Agenten, der 45 Minuten auf eine reduziert

Gemeinsam mit der europäischen Hotelgruppe Cocoon & Eckelmann Hotels hat Apaleo, die API-First Property Management Plattform, einen KI-Agenten entwickelt, der den bislang weitgehend manuellen Prozess der Zimmerzuweisung von bis zu 45 Minuten pro Haus und Tag auf rund eine Minute reduziert.

Seit dem Go-Live läuft der Room Allocation Agent im Cocoon Hotel München Hauptbahnhof, einem Haus mit 103 Zimmern und acht Kategorien. Er liest Gästekommentare aus, identifiziert relevante Details und weist Zimmer basierend auf Gästepräferenzen, Gruppenanforderungen und operativen Prioritäten zu, was in einer deutlich schnelleren und konsistenteren Zuweisung als zuvor resultiert. Der Agent ist so konzipiert, dass Hotels die Faktoren, nach denen Zimmer zugewiesen werden, individuell konfigurieren können, sodass unterschiedliche Belegungsstrategien, Hausprioritäten oder Gästesegmente gezielt berücksichtigt werden.

Der Ausgangspunkt war eine echte operative Herausforderung: Vor dem Einsatz des Agenten prüften Mitarbeiter bei Cocoon jede Buchung manuell auf relevante Details, was besonders bei OTA-Reservierungen aufwendig war, da diese häufig große Mengen irrelevanter Informationen enthielten, wie beispielsweise Kreditkartendaten oder allgemeine Buchungsnotizen. Hinzu kam die Zuordnung von Gästepräferenzen und Sonderwünschen zum richtigen Zimmer, die bei der Vielzahl an Zimmertypen und zimmerspezifischen Variablen schnell eine Komplexität erreichte, die kaum noch effizient zu bewältigen war.

Heute läuft die Zimmerzuweisung vollständig autonom. Zwischen der ersten Idee und dem Go-Live lagen dabei weniger als drei Wochen, was zeigt, wie schnell praxisnahe KI-Lösungen entstehen können, wenn Hotelier und Technologiepartner eng zusammenarbeiten. Nach dem erfolgreichen Start im ersten Cocoon Hotel wird der Agent nun schrittweise in allen zehn Häusern von Cocoon & Eckelmann Hotels ausgerollt und übernimmt die Zimmerzuweisung für insgesamt mehr als 700 Zimmer.

Harald Witulski, Geschäftsführer von Cocoon Hotels, sagte:

„KI ist in aller Munde, aber was das im konkreten Hotelalltag bedeutet, ist oft noch schwer greifbar. Gemeinsam mit Apaleo haben wir einen praxisnahen Agenten für die Zimmerzuweisung entwickelt, der eine ganz spezifische Herausforderung in unserem Betrieb löst. Was früher 45 Minuten pro Haus und Tag in Anspruch genommen hat, erledigt der Agent jetzt in einer Minute, was für uns einen echten Effizienzgewinn bedeutet, der sowohl unseren Mitarbeitern als auch unseren Gästen zugutekommt."

Philip von Ditfurth, Gründer von Apaleo, ergänzte:

„Agentische KI entfaltet ihren wahren Mehrwert, wenn sie anfängt, aktiv im Hotelbetrieb zu handeln, und die Zimmerzuweisung ist dafür ein perfektes Beispiel. Es ist eine Aufgabe, die auf den ersten Blick unscheinbar wirkt, in der Realität aber komplex, repetitiv und bei manueller Bearbeitung kaum zu optimieren ist. Was Cocoon gemeinsam mit uns umgesetzt hat, zeigt, wie autonome KI-Agenten operative Reibung auf sehr praktische Weise beseitigen und sofort messbare Wirkung erzielen. Mit einer offenen, API-First-Plattform als Infrastruktur sind die Möglichkeiten für Cocoon, weitere Agenten für neue Anwendungsfälle zu entwickeln, dabei nahezu unbegrenzt.”

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