À propos de Vagabond Club
Vagabond Club est conçu pour les vagabonds des temps modernes qui apprécient les expériences de boutique hôtel. Il n'est donc pas étonnant qu'une entreprise qui cherche à révolutionner la tradition ait décidé de se moderniser en remettant la technologie au cœur de son activité.
Après avoir acheté les hôtels en 2021, le fondateur et propriétaire Rupert Simoner a eu le choix entre conserver l'ancien PMS inflexible ou essayer quelque chose de nouveau. Disposer de sa propre infrastructure personnalisée et flexible était le principal moteur du groupe, qui compte 300 chambres, studios et suites à Berlin, Leipzig, Wismar et Dresde. Les quatre établissements ont été transférés d'OPERA à la plateforme Apaleo en trois mois seulement.
Nous nous sommes entretenus avec les membres de l'équipe, notamment le fondateur Rupert Simoner, la directrice générale Carla Lopes et le directeur de l'innovation Adrian Schmidt, afin de mieux comprendre leurs challenges et comment Apaleo leur a permis de franchir le pas.
Si votre ancien PMS ne fonctionne pas, il est temps de le repenser
Challenge: Les anciens PMS ont tendance à avoir des interfaces utilisateur obsolètes et sont limités en termes d'intégrations.
Ce qui devient évident après avoir travaillé avec des systèmes existants pendant une longue période, c'est qu'ils ne sont pas pérennes et commencent souvent à peser sur les opérations de leur établissement. C'est ce qu'a constaté Adrian Schmidt, directeur de l'innovation chez Vagabond Club : "Avec OPERA, nous avons rapidement atteint nos limites avec le PMS des hôtels existants. Nous n'étions pas en mesure de stocker l'ensemble de notre inventaire et de synchroniser complètement le moteur de réservation. Pour faire simple, les obstacles techniques d'amélioration étaient trop importants." Début 2021, Schmidt s'est lancé à la recherche d'un prestataire technologique qui lui donnerait la liberté de modifier ou de remplacer les modules de l'écosystème en fonction des besoins de l'entreprise. La plateforme Apaleo est devenue son premier choix pour remplacer la solution OPERA d'Oracle chez Vagabond Club.
Solution: La simplicité de l'interface utilisateur cloud d'Apaleo ainsi que l'accès gratuit aux données, permettent de rationaliser les opérations du front office et d'effectuer des personnalisations illimitées sans frais supplémentaires.
La clé durant la recherche d'une alternative PMS était qu'elle puisse favoriser la croissance du groupe et la créativité, plutôt que de les limiter. Selon M. Schmidt, les qualités les plus remarquables d'Apaleo, par rapport à ORACLE ou Infor, sont qu'Apaleo n'a pas de coûts de licence, d'obstacles techniques ou d'efforts administratifs pour mettre en place les interfaces. Résumant très bien la situation, M. Schmidt a déclaré : "Dès que nous voulons développer quelque chose, nous devrions être en mesure de le faire nous-mêmes."
Alors que la migration d'un PMS est souvent qualifiée de chirurgie à cœur ouvert, le passage à Apaleo a été un jeu d'enfant. Tous les établissements du Vagabond Club peuvent désormais être réservés sans aucune restriction, et les flux de travail opérationnels ont également fonctionné dès le premier jour. "Nos general managers rapportent qu'Apaleo est beaucoup plus rapide que le système précédent. Ils ont enfin plus de temps pour s'occuper de nos clients", confirme Carla Lopes, directrice générale du Vagabond Club.
Résultat : Aucun frais d'accès aux données et plus de temps pour les clients.
L'une des façons dont Vagabond Club a pu moderniser sa configuration technologique a été de programmer un registre des clients et des acomptes ainsi qu'une interface CRM personnalisée avec Apaleo. Le résultat a été immédiat et a permis à Vagabond Club d'être plus flexible dans sa communication avec les clients. "Comparée à d'autres systèmes existants, l'interface d'Apaleo est extrêmement rapide", explique Adrian Schmidt. "Cela se remarque particulièrement à la réception, où dix secondes devant le client peuvent sembler une éternité."
Contrairement à d'autres prestataires, Apaleo ne se contente pas de soutenir la customisation, mais l'encourage activement. Inspiré par cela, Vagabond Club a pris les choses en main et a listé les API d'Apaleo sur MetaAPI afin d'automatiser des tâches simples, avec une faible expérience de programmation requise. Adrian Schmidt ajoute : "Nous nous sommes retrouvés avec un cas d'usage si mineur que nous n'avons même pas eu besoin de demander à Apaleo. Au lieu de cela, notre équipe a ajouté les API publiques d'Apaleo à la plateforme MetaAPI, où elles peuvent exercer leurs magies"" - comme l'entreprise les décrit - et nos besoins sont immédiats couverts."
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Créer un parcours client fluide et sans faille
Challenge: Vagabond Club souhaitait offrir à ses clients un parcours connecté, de la réservation au check-out, sans stress ni administration, tout en facilitant l'achat d'options supplémentaires.
En l'espace de trois mois seulement, Vagabond Club a pu migré le système de ses quatre hôtels à Apaleo tout en restant pleinement opérationnel. "Avec Apaleo, nous avons trouvé un partenaire qui nous permet de mettre en place une infrastructure hôtelière moderne en un rien de temps", déclare Adrian Schmidt. "En plus du Open PMS d'Apaleo, nous avons pu facilement connecter d'autres applications comme Straiv (anciennement CODE2ORDER) et également développer nos propres solutions internes."
Solution: Avec l'application Straiv intégrée à Apaleo, le check-in et le check-out en ligne sont faciles. Les e-mails automatisés sont simples à mettre en place, informant les clients qu'ils peuvent s'enregistrer plus tôt sur leur téléphone, tandis qu'un système de paiement connecté réduit également le temps d'enregistrement.
Inspiré par les processus d'enregistrement des compagnies aériennes, Straiv optimise l'ensemble du parcours clients de Vagabond Club, y compris la messagerie instantanée. Il n'a fallu que de petits développements simples de fonctionnalités en interne pour permettre une interface avec les systèmes de fermeture de Messerschmidt entre Vagabond Club et Straiv, tout en se synchronisant avec Apaleo.
Result: 50% de travail administratif en moins
Cela permet au personnel d'économiser environ 50 % du travail administratif précédemment nécessaire, qu'il peut désormais consacrer aux clients. Outre l'envoi des factures, Straiv se chargera bientôt de la vente de services et produits additionnels et de la conciergerie digitale.
Investissez votre temps judicieusement
Challenge: L'équipe de revenue management passait trop de temps à traiter manuellement les données.
Si chaque hôtel doit faire du revenue management une priorité - après tout, c'est ce qui maintient tout à flot - cela ne veut pas dire qu'il faille y consacrer beaucoup de temps. L'équipe du Vagabond Club était retardée par le traitement manuel des données. Le résultat final n'étant pas meilleur et le processus étant fastidieux. La direction a donc décidé d'essayer une autre approche.
Solution : En utilisant l'intégration Hotellisat de l'Apaleo Store, Vagabond Club a maintenant un système de yield management plus sophistiqué et automatisé qui a été facile à mettre en œuvre.
Pour les rapports et la gestion des revenus, Vagabond Club utilise Hotellistat, qui communique avec Apaleo par une connexion bidirectionnelle. "La gestion des revenus basée sur des règles est une fonctionnalité extraordinaire pour un PMS. Combinée avec l'échange ouvert entre les deux systèmes, elle est incomparable avec les autres fournisseurs. D'après notre expérience, l'IA et l'automatisation de notre gestion tarifaire basée sur des données en temps réel battent haut la main l'intervention manuelle. Nous pouvons l'utiliser pour augmenter automatiquement notre tarif journalier moyen sans avoir à intervenir manuellement à plusieurs reprises", explique Adrian Schmidt.
Résultat: 30 minutes par jour économisées sur le traitement manuel des données
Vagabond Club a bénéficié de l'ajustement automatique des tarifs d'Hotellistat, où les tarifs des chambres sont continuellement mis à jour en fonction des données du marché. Cela permet au Revenue Manager d'économiser environ 30 minutes par jour, qui étaient auparavant consacrées aux transferts manuels. Ce temps peut désormais être utilisé pour une analyse qualitative des données.
Une immersion dans la pile technologique du Vagabond Club
Découvrez les applications dans l'Apaleo Store:
À suivre...
Après avoir investi du temps dans la transformation de son ecosystème technologique, Vagabond Club enregistre déjà de fortes réservations pour le printemps et l'été prochains. Et Vagabond Club s'est engagé dans l'expérience Apaleo, en prévoyant déjà d'autres développements digitaux. Le fondateur et propriétaire de Vagabond Club, Rupert Simoner, explique que le lancement prévue de la marque R.evo, un projet basé à Munich avec 600 chambres, studios et appartements, sera exploitée avec Apaleo.
"Dans le cadre du projet R.evo, notre société va encore plus loin et utilise d'autres avantages de l'infrastructure. Par exemple, le système complet de contrôle du bâtiment sera connecté à la plateforme Apaleo. Grâce au suivi des données en temps réel dans Apaleo via l'API, nous pouvons réduire considérablement les coûts énergétiques. R.evo sera un excellent prototype pour un grand établissement utilisant Apaleo. Si l'on peut faire fonctionner un hôtel de 607 chambres avec notre pile logicielle, il n'y a plus de raison de s'appuyer sur les systèmes existants. Nous pourrons alors déployer notre infrastructure personnalisée à d'autres hôtels dans un délai très court."
Vagabond Club est un excellent exemple de la possibilité pour les hôtels d'étendre leurs offres actuelles, sans perdre de temps ou d'argent lors de la transition. La mise à niveau de votre offre numérique afin qu'elle soit robuste, multicouche et capable de pérenniser votre hôtel aujourd'hui et à l'avenir devrait être sur le radar de chaque directeur d'hôtel.
Discutons de vos besoins et comment Apaleo peut vous aider à transformer vos opérations
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