ADAPT Apartments Fallstudie | Apaleo Kundengeschichten

Ein Jahrzehnt des Erfolgs

ADAPT Apartments hat kürzlich einen wichtigen Meilenstein auf ihrem Weg erreicht und erhielt eine renommierte Anerkennung bei den SO!APART Awards 2023. Ihr Engagement für Nachhaltigkeit in der Kategorie Bestandsimmobilien und der Titel "Beliebteste große Serviced Apartmentmarke", der vom Publikum gewählt wurde, unterstreichen die Resonanz ihres Ansatzes sowohl bei Branchenexperten als auch bei Gästen.

Gegründet im Jahr 2012 startete ADAPT Apartments eine bahnbrechende Reise im Sektor der Serviced Apartments in Berlin. In den letzten zehn Jahren hat das Unternehmen sein Engagement für Exzellenz unter Beweis gestellt, indem es auf unverwechselbare, campusähnliche Strukturen und höchste Qualitätsstandards setzt.

Im Jahr 2023 unternahm ADAPT Apartments einen mutigen Schritt, um das Spiel zu verändern. Sie haben die Komplexität traditioneller Hotelsysteme gegen die Einfachheit und Leistungsfähigkeit einer modernen, Cloud-nativen Property-Management-Plattform eingetauscht. Dies ist die Geschichte, wie sie alles für ihre Gäste reibungsloser und kosteneffizienter gemacht haben.

Online Check-in

Die veralteten Property-Management-Systeme der Hotels stellten ADAPT Apartments vor Herausforderungen, insbesondere an den geschäftigen Montagabenden. Manuelle Check-Ins, lange Warteschlangen und aufwändige Prozesse für Firmenkunden, die 95 % der Kunden ausmachen, belasteten die Ressourcen erheblich. Auch die Bearbeitung der Meldescheine war für ADAPT Apartments manuell und zeitaufwändig. Ihr veraltetes Hotel-PMS erforderte manuelle Dateneingabe, Korrekturen und die physische Aufbewahrung von Anmeldeformularen, was zusätzliche Betriebskosten verursachte, einschließlich Scannen, Drucken und Dokumentieren jedes einzelnen Formulars. Seit der Implementierung von Apaleo hat sich der Gästepfad von ADAPT Apartments grundlegend verändert.

Mit Apaleo sind die Meldescheine nun für die Gäste über Straiv in Selbstbedienung verfügbar, werden automatisch dem Gästeprofil im CRM-Tool Umnion hinzugefügt und sicher gespeichert. Diese strategische Umstellung hat zu einer Zeitersparnis von 14 Stunden pro Woche und einer jährlichen Kosteneinsparung von 12.840 € geführt.

"Gäste genießen jetzt einen reibungslosen Check-in: Sie scannen einen QR-Code, trinken einen Kaffee, finden leicht ihr Apartment und das war's. Stammgäste gehen einen Schritt weiter, checken unterwegs online ein und gehen direkt zu ihrem Apartment." - Ralf Krause, Geschäftsführer ADAPT Apartments. Der virtuelle Check-in, die Bequemlichkeit von QR-Codes und die nahtlose Integration von Technologie haben nicht nur die manuellen Prozesse der Vergangenheit ersetzt, sondern auch bemerkenswerte Ergebnisse erzielt. Die Implementierung führte zu einer erheblichen Zeitersparnis von 10 Stunden pro Woche für das Front-Office-Personal, was einer jährlichen Kosteneinsparung von 8.560 € entspricht.

Automatisierte Zahlungen

Die Abwicklung von Kreditkartenzahlungen ist mit Apaleo im Vergleich zum alten System zum Kinderspiel geworden. Früher mussten die Gäste ihre Kreditkarten beim Check-in vorlegen, was eine Reihe manueller Schritte nach sich zog - die Karte auf ein Lesegerät legen, den Betrag eingeben, Quittungen für die Gäste ausdrucken und anschließend die Abgleich- und Archivierungsprozesse mit mehreren Excel-Tabellen und physischen Kopien verwalten. Jetzt bezahlen die Gäste mit Apaleo direkt beim Online-Check-in über Straiv. Die Zahlung wird sofort von Apaleo Pay erfasst und verarbeitet, was den gesamten Workflow optimiert.

Dank eines durchdachten Workflows mit Make wird der Abrechnungsbericht automatisch erstellt. Er weist die Rechnungsnummer zu, identifiziert die Zahlungsmethode anhand der Reservierungsnummer und generiert automatisch ein Google Sheet, das in DATEV importiert wird, um eine nahtlose Buchhaltung zu ermöglichen. Durch diesen Workflow wird die Notwendigkeit für das Buchhaltungsteam, Transaktionen doppelt zu prüfen, erheblich reduziert und der Aufwand für die Überprüfung jeder einzelnen Transaktion verringert. Dadurch wird Zeit gespart und unnötiger Papierkram minimiert, was zu einer effizienteren und benutzerfreundlicheren Erfahrung für Mitarbeiter und Gäste führt.

"Die Integration von Apaleo Pay hat unser Gästeerlebnis verändert. Die Gäste können ihre Rechnungen vollständig digital bezahlen und werden sofort in Apaleo registriert. Wir haben mehrere benutzerdefinierte Workflows automatisiert, wodurch unsere Buchhaltungsabteilung etwa 72 Stunden pro Monat einspart, was einer jährlichen Ersparnis von 15.000 € entspricht."

Der bisherige manuelle Prozess stellte ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar, da potenziell nicht autorisierte Zugriffe auf sensible Gästedaten möglich waren. Mit Apaleo Pay werden die Daten tokenisiert und nur bei ordnungsgemäßer Autorisierung abgerufen, was einen sicheren und effizienten Zahlungsprozess gewährleistet. Unter dem alten System brachte jeder Morgen die lästige Aufgabe manueller Abschlussabstimmungen mit sich: No-Shows, Zimmerwechsel und verschlossene Zimmer erforderten alle manuelle Aufmerksamkeit.

Die Bargeldabstimmung, Buchung für Buchung, war eine arbeitsintensive Aufgabe. Das alte System benötigte zusätzlich 3 Minuten, um die Datenbanken zu aktualisieren und die Auswertungen zu archivieren, bevor die Daten manuell über die DATEV-Schnittstelle exportiert wurden. Im Gegensatz dazu hat Apaleo diesen gesamten Prozess optimiert. Die Notwendigkeit dieser manuellen Abgleiche und Exporte wurde vollständig eliminiert, was eine Einsparung von 2,5 Stunden pro Woche für das Backoffice-Personal bedeutet.

Umfassende Analytik

Im Gegensatz zu ihren früheren Einschränkungen hat die Einführung von Apaleo neue Horizonte für die Analytik eröffnet. Durch die Nutzung offener und umfangreicher APIs kann das Team von ADAPT Apartments nun den Import wichtiger Leistungsmetriken nahtlos automatisieren. Durch die Integration von Make, Happyhotel (ihrem kürzlich implementierten Revenue Management System) und Apaleo können sie nun ein strukturiertes Google Sheet mit Zimmerübernachtungen, Belegungsrate, RevPAR und ADR befüllen.

Die einfache Zugänglichkeit von historischen, aktuellen und zukünftigen Daten ermöglicht genaue Analysen auf täglicher, wöchentlicher und monatlicher Basis. Dies befähigt das Team, fundierte Entscheidungen zu treffen und sicherzustellen, dass Werbeaktionen und Unternehmensraten mit tatsächlicher Leistung übereinstimmen. Mit verbesserter Datenichtbarkeit hat ADAPT Apartments die Tarifverwaltung in einen effizienteren und präziseren Prozess umgewandelt.

Diese Integration beschränkt sich nicht nur auf die Umsatzmetriken, sondern erstreckt sich auch auf den Import der Kosten aus DATEV in dasselbe Tabellenblatt, was einen vollständigen Überblick für die Buchhaltung bietet. Die tägliche Erfassung der Transaktionen bietet die Flexibilität, Berechnungen jederzeit zu korrigieren und anzupassen und Prognosen für einen agileren und fundierteren Entscheidungsprozess anzupassen. Der neue Ansatz hat die Herangehensweise von ADAPT Apartments an die Analyse revolutioniert, die Präzision in den Vordergrund gerückt, 5 Stunden pro Woche gespart und 19.160 € pro Jahr eingespart.

Emotionale Erleichterung

Die Umstellung hat den emotionalen Stress für das Personal erheblich verringert. Mit dem alten System waren die Teams gezwungen, mindestens 30 Minuten vor Öffnung der Rezeption zu arbeiten und ihre Arbeitszeit um weitere 30 Minuten nach Schließung der Rezeption zu verlängern. Darüber hinaus führte eine Warteschlange von bis zu 15 Gästen an der Rezeption häufig zu erhöhtem Stress für das Personal, was zu Spannungen zwischen dem Team und den Gästen aufgrund von Ungeduld und häufigen Missverständnissen führte.

"Bemerkenswert ist, dass am Montagabend im Durchschnitt nur noch 25 von 80 Ankünften an der Rezeption manuell eingecheckt werden müssen, was einen drastischen Rückgang bedeutet. Die Gäste haben die Bequemlichkeit des Self-Service-Check-ins angenommen, einige nutzen ihn sogar unterwegs. Die Möglichkeit, bei einer Tasse Kaffee mit dem QR-Code einzuchecken, wurde sehr gut angenommen und vereinfacht den Prozess zusätzlich.

Infolgedessen wurden die Schichtpläne dahingehend geändert, dass häufig nur ein Teammitglied an der Rezeption tätig ist. Ein weiteres Teammitglied ist im Büro im Hintergrund stationiert, um Spitzenzeiten abzufangen, während das zweite Teammitglied E-Mails und Anrufe effizient bearbeitet und Anfragen von Transitgästen beantwortet.

Dadurch hat sich nicht nur das allgemeine Arbeitsumfeld verbessert, sondern auch die Interaktion mit den Gästen und deren Zufriedenheit, da das Personal nun gelassen auf verschiedene Anfragen reagieren kann, wie z. B. Informationen über Schließzeiten, Frühstückszusätze, vorzeitige Abreise, Parkmöglichkeiten und spätes Einchecken.

Zusammenfassung

In einem Jahr des Umbruchs konnte ADAPT Apartments 50 Stunden pro Woche einsparen und damit eine Kostenreduktion von 50% erreichen. Zuvor überstiegen ihre Ausgaben eine jährliche Summe von 40.000 €, einschließlich jährlicher Lizenzgebühren, Anschaffungskosten auf Basis einer 5-jährigen Abschreibung, Integrationskosten und Schulungskosten.

Durch die ausschließliche Nutzung von Apaleo konnten sie ihre Kosten um 50 % senken. Diese Einsparungen haben es ihnen ermöglicht, zusätzliche Anwendungen zu erforschen und in diese zu investieren, darunter Umnion für ihre CRM-Plattform, Happyhotel für das Yield Management und Straiv für die Optimierung der Gästeerfahrung.

Ihre Reise der digitalen Transformation mit Apaleo spiegelt einen Paradigmenwechsel in Bezug auf Effizienz, Kundenzufriedenheit und erhebliche Kosteneinsparungen wider. Vom vereinfachten Check-in über digitale Workflows bis hin zu umfassenden Analysen setzt ADAPT Apartments neue Maßstäbe für Serviced Apartments.

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ADAPT Apartments spart 50% der Kosten und 50 Arbeitsstunden pro Woche