ADAPT Apartments Fallstudie | Apaleo Kundengeschichten

Ein Jahrzehnt voller Erfolg

ADAPT Apartments feiert einen bedeutenden Meilenstein: Bei den SO!APART Awards 2023 wurden sie mit renommierten Auszeichnungen gewürdigt. Ihr Engagement für Nachhaltigkeit in der Kategorie „Bestandsimmobilien“ sowie der Titel als „Beliebteste Marke großer Serviced Apartments“, gewählt vom Publikum, unterstreichen die Wertschätzung ihres Ansatzes bei Branchenexperten und Gästen gleichermaßen.

Gegründet im Jahr 2012, begann ADAPT Apartments ihre Pionierreise im Bereich Serviced Apartments in Berlin. In den vergangenen zehn Jahren haben sie stets Exzellenz bewiesen, mit ihrem Fokus auf unverwechselbare campusähnliche Strukturen und der Einhaltung höchster Qualitätsstandards.

Im Jahr 2023 wagten ADAPT Apartments einen mutigen Schritt, um neue Maßstäbe zu setzen. Sie tauschten die Komplexität traditioneller Hotelsysteme gegen die Einfachheit und Leistungsfähigkeit einer modernen, cloudbasierten Property-Management-Plattform ein. Dies ist die Geschichte, wie sie den Aufenthalt für ihre Gäste reibungsloser und ihre Betriebsabläufe kosteneffizienter gestaltet haben.

Online-Check-in

Die bisherigen Property-Management-Systeme stellten ADAPT Apartments vor erhebliche Herausforderungen, insbesondere an geschäftigen Montagabenden. Manuelle Check-ins, lange Warteschlangen und komplexe Prozesse für Firmenkunden, die 95% ihrer Kundschaft ausmachen, belasteten die Ressourcen erheblich.

Auch das Handling von Meldescheinen war für ADAPT Apartments ein manueller und zeitintensiver Prozess. Ihr altes PMS erforderte manuelle Dateneingaben, Korrekturen und die physische Archivierung der Meldescheine. Dies bedeutete zusätzlichen operativen Aufwand, einschließlich Scannen, Drucken und Dokumentieren jedes einzelnen Formulars.

Nach der Einführung von Apaleo erlebte die Guest Journey von ADAPT Apartments eine transformative Entwicklung.

Dank Apaleo stehen Meldescheine den Gästen jetzt über Straiv als Self-Service zur Verfügung, werden automatisch in deren Gastprofile im CRM-Tool Umnion integriert und sicher gespeichert. Dieser strategische Wandel spart 14 Stunden pro Woche ein, was einer jährlichen Kostenersparnis von 12.840 € entspricht.

„Unsere Gäste genießen jetzt einen völlig unkomplizierten Check-in: Sie scannen einen QR-Code, holen sich einen Kaffee, finden problemlos ihr Apartment - und das war’s. Stammgäste gehen noch einen Schritt weiter, checken bereits online unterwegs ein und gehen direkt in ihr Apartment.“ - Ralf Krause, Managing Director von ADAPT Apartments

Virtuelle Check-ins, der Komfort von QR-Codes und die nahtlose Integration von Technologie haben die manuellen Prozesse der Vergangenheit nicht nur ersetzt, sondern bemerkenswerte Ergebnisse erzielt. Die Implementierung führte zu einer Einsparung von 10 Stunden pro Woche für das Front-Office-Team, was einer jährlichen Kostenreduktion von 8.560 € entspricht.

Automatisierte Zahlungen

Mit Apaleo ist die Abwicklung von Kreditkartenzahlungen im Vergleich zum alten System zum Kinderspiel geworden. Früher präsentierten Gäste ihre Kreditkarten beim Check-in, was eine Reihe manueller Schritte erforderte: die Karte auf ein Lesegerät legen, den Betrag eingeben, Belege für den Gast ausdrucken und später die Abgleichs- und Archivierungsprozesse bewältigen, die mehrere Excel-Tabellen und physische Kopien involvierten.

Jetzt bezahlen Gäste direkt während des Online-Check-ins über Straiv. Die Zahlung wird sofort über Apaleo Pay erfasst und verarbeitet, was den gesamten Workflow erheblich vereinfacht. Dank eines sorgfältig erstellten Workflows mit Make wird der Abrechnungsbericht automatisch erstellt. Dabei wird die Rechnungsnummer zugewiesen, die Zahlungsmethode anhand der Reservierungsnummer identifiziert und ein Google Sheet generiert, das nahtlos in DATEV für die Buchhaltung importiert wird.

Dieser Workflow reduziert erheblich die Notwendigkeit, dass das Buchhaltungsteam Transaktionen manuell überprüfen muss, was den Aufwand zur Verifizierung jeder Transaktion minimiert. Dadurch werden Zeit gespart und unnötiger Papierkram reduziert, was sowohl für das Personal als auch für die Gäste eine effizientere und benutzerfreundlichere Erfahrung schafft.

„Die Integration von Apaleo Pay hat unser Gästeerlebnis revolutioniert. Gäste können ihre Rechnungen vollständig digital begleichen, und die Zahlungen werden sofort in Apaleo registriert. Wir haben mehrere benutzerdefinierte Workflows automatisiert und dadurch schätzungsweise 72 Stunden pro Monat in der Buchhaltung eingespart - mit einer jährlichen Kostenersparnis von 15.000 €!“

Das frühere manuelle Verfahren stellte zudem ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar, da potenziell unbefugter Zugriff auf sensible Gastinformationen möglich war. Mit Apaleo Pay werden die Zahlungsdetails tokenisiert und nur mit entsprechender Autorisierung zugänglich gemacht, was einen sicheren und optimierten Zahlungsprozess gewährleistet.

Unter dem alten System war jede Morgenroutine durch manuelle End-of-Day-Abgleiche belastet: No-Shows, Zimmerwechsel und gesperrte Zimmer verlangten manuelle Aufmerksamkeit. Die Kassenabrechnung, Buchung für Buchung, war eine arbeitsintensive Aufgabe. Zudem benötigte das alte System drei zusätzliche Minuten, um Datenbanken zu aktualisieren und Bewertungen zu archivieren, bevor Daten manuell über die DATEV-Schnittstelle exportiert wurden.

Im deutlichen Gegensatz dazu hat Apaleo diesen gesamten Prozess optimiert. Die Notwendigkeit für manuelle Abgleiche und Exporte wurde vollständig eliminiert, was dem Back-Office-Team 2,5 Stunden pro Woche einspart.

Umfassende Analytik

Im Gegensatz zu den bisherigen Einschränkungen hat die Einführung von Apaleo neue Perspektiven für die Analyse eröffnet. Durch die Nutzung offener und umfassender APIs automatisiert das Team von ADAPT Apartments nun mühelos den Import wichtiger Leistungskennzahlen. Mit der Integration von Make, Happyhotel (ihrem kürzlich implementierten Revenue-Management-System) und Apaleo können sie jetzt eine strukturierte Google-Tabelle mit Übernachtungen, Belegungsraten, RevPAR und ADR befüllen.

Die einfache Verfügbarkeit historischer, aktueller und zukünftiger Daten ermöglicht genaue Analysen auf täglicher, wöchentlicher und monatlicher Basis. Dies befähigt das Team, fundierte Entscheidungen zu treffen und sicherzustellen, dass Angebote und Unternehmensraten mit der tatsächlichen Performance übereinstimmen. Mit einer verbesserten Datenübersicht hat ADAPT Apartments das Ratenmanagement effizienter und präziser gestaltet.

Diese Integration beschränkt sich nicht nur auf Umsatzkennzahlen, sondern umfasst auch den Import von Kosten aus DATEV in dieselbe Tabelle, wodurch eine umfassende Übersicht für die Buchhaltung entsteht. Die tägliche Erfassung von Transaktionen gibt ihnen die Flexibilität, Berechnungen jederzeit zu korrigieren und anzupassen sowie Prognosen für einen flexibleren und fundierteren Entscheidungsprozess zu erstellen.

Dieser neue Ansatz hat die Herangehensweise von ADAPT Apartments an Analysen revolutioniert, Präzision in den Vordergrund gerückt, wöchentlich 5 Stunden eingespart und zu einer jährlichen Kostenersparnis von 19.160 € geführt.

Emotionale Entlastung

Der Übergang zu Apaleo hat den emotionalen Stress für die Mitarbeiter erheblich reduziert. Unter dem alten System war die tägliche Routine äußerst anspruchsvoll und erforderte, dass die Teams ihre Arbeit mindestens 30 Minuten vor der Öffnung der Rezeption begannen und ihre Arbeitszeit um weitere 30 Minuten nach der Schließung verlängerten.

Zusätzlich führte eine Warteschlange von bis zu 15 Gästen an der Rezeption häufig zu erhöhtem Stress, was Spannungen zwischen dem Team und den Gästen aufgrund von Ungeduld und Missverständnissen hervorrief.

„Bemerkenswert ist, dass am Montagabend durchschnittlich nur noch 25 von 80 ankommenden Gästen manuell an der Rezeption einchecken, was eine drastische Reduzierung darstellt. Die Gäste haben den Komfort von Self-Service-Check-ins angenommen, einige genießen den Prozess sogar unterwegs. Die Möglichkeit, bei einem Kaffee über den QR-Code einzuchecken, wurde positiv aufgenommen und hat den Prozess weiter optimiert.“

Durch diese Veränderung wurden auch die Schichtpläne angepasst, sodass oft nur ein Teammitglied an der Rezeption benötigt wird. Ein weiteres Teammitglied ist im Back Office stationiert, um Spitzenzeiten abzufangen, während der zweite Mitarbeiter effizient E-Mails und Telefonanfragen bearbeitet. Diese betreffen oft Gäste, die unterwegs sind und Fragen zu Themen wie Schließzeiten, Frühstücksergänzungen, frühen Check-outs, Parkplätzen oder späten Check-ins haben.

Das Ergebnis ist eine deutlich verbesserte Arbeitsumgebung, in der das Team ruhig und freundlich auf Anfragen reagieren kann, was sowohl die Mitarbeiterzufriedenheit als auch die Gästeinteraktionen und -zufriedenheit erheblich gesteigert hat.

Zusammenfassung

In einem Jahr voller transformativer Veränderungen hat ADAPT Apartments wöchentlich 50 Stunden eingespart und die Kosten um 50% reduziert. Früher überstiegen ihre jährlichen Ausgaben eine Summe von 40.000 € und umfassten Lizenzgebühren, Anschaffungskosten mit einer 5-jährigen Abschreibung, Integrationskosten und Schulungsausgaben.

Heute haben sie ihre Kosten durch die ausschließliche Nutzung von Apaleo halbiert. Diese Einsparungen ermöglichen es ihnen, in zusätzliche Anwendungen zu investieren, darunter Umnion für ihr CRM, Happyhotel für das Yield-Management und Straiv zur Optimierung der Gästejourney.

Ihre digitale Transformation mit Apaleo spiegelt einen Paradigmenwechsel in operativer Effizienz, Gästebefriedigung und erheblichen Kosteneinsparungen wider. Vom optimierten Check-in-Prozess über digitale Workflows bis hin zu umfassenden Analysen setzt ADAPT Apartments neue Maßstäbe im Bereich der Serviced Apartments.

A dive into the tech stack of ADAPT Apartments

Browse apps in the Apaleo Store:

ADAPT Apartments spart 50% der Kosten und 50 Arbeitsstunden pro Woche