Erfolgsgeschichte beim Onboarding

Die Einführung einer API-First-Hospitality-Management-Plattform zur Erreichung von Hotel Automatisierung ist für viele Betreiber die letzte große Entscheidung, die sie in Bezug auf ihren Technologie-Stack treffen werden.

Sobald diese Entscheidung getroffen ist, ist es endlich an der Zeit, sich von Tools zu verabschieden, die sich nie weiterentwickeln, denn Betreiber sind nicht länger an einen einzigen Technologieanbieter gebunden. Es gibt jedoch immer noch einen richtigen und einen falschen Weg, dies zu tun. Der Umstieg auf andere Plattformen erfordert Vorbereitung und Planung - und ein phasenweiser Ansatz ist unerlässlich, wenn Sie Ihr Personal hierzu mit abholen möchten.

In der neuesten Folge unserer Serie zum Thema Onboarding betrachten wir die „Change“-Meisterklasse, die von McDreams Hotels angeboten wird, die gezeigt haben, wie bewährte Verfahren aussehen, wenn es darum geht, ein Property-Management-System auszutauschen. Wir werden uns eingehend mit allen Aspekten des Wechsels beschäftigen, von den Gründen für den Wechsel bis zur erfolgreichen Migration, dem Onboarding-Prozess und Streben nach kontinuierlicher Verbesserung. Es ist ein Leitfaden für Hotels jeder Größe, um im digitalen Zeitalter erfolgreich zu sein.

Was war der Auslöser für den Wandel?

Gegründet im Jahr 2009, hat McDreams konsequent ein Low-Cost-, digitalorientiertes Modell verfolgt, um automatisierte Hotels zu schaffen, und das Unternehmen strebt danach, ein Early Adopter zu sein. Als das Führungsteam das Potenzial einer API-First-Property-Management-Plattform erkannte, sahen sie es als etwas an, das jeden im Unternehmen betreffen und einbeziehen würde. Die hohe Kosten und mangelnde Flexibilität ihres bestehenden Hotel-PMS waren etwas, das sie hinter sich lassen wollten. Sie suchten nach etwas, das eine intuitive und benutzerfreundliche Benutzeroberfläche hatte, die es ihnen ermöglichen würde, die Tools auszuwählen, die sie benötigten, um das höchste Maß an Automatisierung zu erreichen.

Eine erfolgreiche Migration basiert auf guter Organisation und Planung, aber wie sieht das in der Praxis wirklich aus? Hier werden wir genau untersuchen, wie McDreams diesen Wechsel vollzogen hat und damit eine Vorlage für andere Unternehmen bieten, die einen ähnlichen Weg einschlagen möchten.

Vorbereitung bei McDreams

Sie sollten immer eine Person benennen, die den Wechsel leitet. Bei McDreams war diese Person Ralf Bonin, Director of Operations, der bis heute die Umstellung auf Apaleo als Beispiel für erfolgreiche Projektmanagementmethoden für Kollegen verwendet.

Unter der Leitung von Ralf gründete McDreams ein Projektteam, dessen Aufgabe es war, den gesamten Prozess unter seiner Anleitung zu managen. Dies bestand aus Mitgliedern verschiedener Abteilungen, einschließlich Konnektivität/IT, Buchungen und Betrieb. Dieses Team war zunächst dafür verantwortlich, die Funktionen von Apaleo an die spezifischen Bedürfnisse von McDreams Hotels anzupassen. Jeder Aspekt des Hotelbetriebs musste im Detail betrachtet werden, um sicherzustellen, dass Geschäftsprioritäten, Marken und Gästeerfahrungen mithilfe der neuen Plattform maximiert wurden.

Das Team identifizierte dann alle Schritte, die erforderlich waren, um das Projekt abzuschließen, und gliederte sie in einen Zeitplan mit Aufgaben, die den am besten geeigneten Personen in den entsprechenden Abteilungen zugewiesen wurden. Dies war wichtig, um klare Verantwortlichkeiten zu schaffen, und jeder verstand seine individuellen Verantwortlichkeiten.

Ralf wurde hauptsächlich von Linda unterstützt, Group Manager & Corporate System Manager. Gemeinsam sorgten sie dafür, dass das Team den Wert der Kommunikation mit regelmäßigen Updates und Meetings verstand, die ihnen halfen, als Einheit voranzukommen. Trello war das Tool, das sie dafür verwendeten - es organisierte Aufgaben, verfolgte den Fortschritt und half dem Team, in Echtzeit zu koordinieren.

Die Kommunikation mit Kollegen, die nicht im Projektmanagement Team waren, war ebenfalls entscheidend. Sie kommunizierten den Übergang lange im Voraus, damit die Kollegen Zeit hatten, sich vorzubereiten und zu lernen, wie sie das neue System verwenden. Nichts wurde dem Zufall überlassen oder auf den letzten Drücker gemacht.

Vorbereitung bei Apaleo

Das Apaleo-Team musste auch auf ihrer Seite genauso gut vorbereitet sein, damit der Übergang erfolgreich war. Unsere Experten identifizierten, welche Teile des vorherigen Technologie-Stacks McDreams weiterhin verwenden wollte und welche völlig neu sein sollten. Diese Umfrage umfasste das gesamte Property-Management-Ökosystem, vom Internet-Buchungsmotor (IBE) und dem schlüssellosen Zugang bis hin zu Housekeeping, CRM und der Gäste- und Mitarbeitererfahrung, bei der futuristische Tools wie Like Magic an Bord bleiben würden. RMS-Anbieter Hotellistat war ein weiteres Tool, das McDreams weiterhin nutzen wollte.

Apaleo war auch für den Schulungsplan verantwortlich, den das McDreams-Team lange vor dem Go-Live-Datum beginnen konnte. Das McDreams-Team nutzte das Apahero-Programm, das eines der McDreams-Teammitglieder zu einem Experten für die Verwendung der Apaleo-Plattform machte. Diese Person wurde zum Hauptansprechpartner zwischen Apaleo und McDreams, fungierte als interner Trainer und gab Wissen an Kollegen weiter. 'Apaheros' fungieren als Hauptansprechpartner zwischen Hotelteams und Apaleo über einen bevorzugten Kommunikationskanal und helfen Teams, das volle Potenzial der Plattform auszuschöpfen.

Das Apaleo-Team führte auch eine Bewertung der Herausforderungen und Risiken jedesOnboarding Schrittes durch. Dies ist für jedes Unternehmen unterschiedlich - je nach Produkttyp, Geografie, Territorium, Regulierung und mehr -, daher ist dies ein Schritt, den man nicht übersehen sollte.

Go-Live

Hier kamen alle verschiedenen Abteilungen zusammen für eine der wichtigsten Phasen des Projekts, da immer noch viele Fehler gemacht werden können. Es gibt noch viel zu tun und Koordination ist unerlässlich.

Hier ist eine Zusammenfassung der Verantwortlichkeiten der verschiedenen Abteilungen:

Zunächst führten Apaleo und McDreams einen Pilotversuch an einem einzelnen Objekt durch. Dies deckte eventuelle letzte Probleme und Fehler innerhalb der Plattform auf, aber es ist auch auf andere Weise nützlich. Oft werden in diesem Stadium eventuelle Lücken im Wissen der Mitarbeiter identifiziert, behoben und an anderen Standorten reproduziert, bevor es zu spät ist. Eine unzureichende Schulung der Mitarbeiter wird immer einen Wechsel des Hotel-Property-Management-Systems untergraben, selbst wenn Sie sonst alles richtig gemacht haben.

Das Konnektivitätsteam übernahm die Erkenntnisse aus der Pilotimplementierung und optimierte das Einrichten der Objekte für alle verbleibenden Standorte. Dies gewährleistete Kontinuität in den Diensten und der Buchhaltung während der Migration von Daten vom alten PMS zur neuen Plattform. Ein nahtloser Umzug der Buchungs- und Ratenmanagementssysteme war besonders wichtig, um Ausfallzeiten und Umsatzverluste zu vermeiden.

Ein Team von Spezialisten bei McDreams war für die akribische Aufgabe der Übertragung von Buchungen, die Schließung von Finanz Kreisläufen und die Sicherstellung der Datenintegrität über Systeme hinweg verantwortlich, um die operationelle Kontinuität aufrechtzuerhalten.

Das IT-Team war für die technische Aktivierung von Zahlungs- und Service-Terminals verantwortlich und gewährleistete, dass die erforderliche Hardware integriert und korrekt funktionierte.

Das Betriebsteam konzentrierte sich auf die Neuprogrammierung von Zugangssystemen und das Training des Personals vor Ort, um einen reibungslosen Übergang und eine ununterbrochene Gästeerfahrung sicherzustellen.

Das Marketingteam aktualisierte Kommunikationskanäle und Werbeinhalte und sorgte dafür, dass Messaging über alle Bereiche und Tools auf der neuen Apaleo-Plattform konsistent war.

Die Zukunft

Hotels übernehmen Apaleo, weil sie eine Property-Management-Plattform nutzen können, die sich ständig weiterentwickelt. Eine entsprechende Prozessstruktur zu haben, die dies ermöglicht, bedeutet, dass ein Unternehmen den größten Nutzen aus der Migration ziehen wird. McDreams hat dies erreicht, indem sie auch nach der Implementierung weiterhin mit der Apaleo-Community interagieren. Hier teilten sie Feedback und Tipps, führten Fehlerbehebungen durch und teilten bewährte Praktiken. Das McDreams-Team waren perfekte Mitglieder, die sehr proaktiv Feedback suchten, um das, was sie taten, noch weiter zu verfeinern. Die Automatisierung wurde zu einem wichtigen Schwerpunkt, und McDreams baute diesen Bereich ihres Hotel-Technologie-Stacks auch nach der Hauptmigration weiter aus.

Linda Ruppel, Group Manager & Corporate System Manager von McDreams, sagte: „Die Unterstützung durch die Apaleo-Community war entscheidend und bot Lösungen und Workarounds, die die Herausforderungen des Übergangs erleichterten. Dieser kooperative Ansatz unterstreicht den Wert der Auswahl einer Plattform, die nicht nur ein Dienstleister ist, sondern ein Partner in Innovation.“

Haupterkenntnisse

Dies war ein Wechsel, der zwar ein bedeutendes Unterfangen war, aber nicht erneut angegangen werden muss. McDreams kann jetzt die Werkzeuge auswählen, die sie aus einem erstklassigen Ökosystem von Technologien aus der ganzen Welt verwenden möchten. Mehr als das, sie haben all dies erreicht, ohne dass ein einziger Gast beeinträchtigt wurde. Alles, was sie sahen, war eine Verbesserung des Gäste Erlebnisses, und das lag daran, wie die beiden Unternehmen das Change Management angegangen sind.

Nach Abschluss des Projekts berichteten McDreams Hotels, dass einer der dramatischsten Unterschiede, die sie bemerkt haben, der Wechsel von manuellen zu automatisierten Prozessen war. Dies war mehr als nur ein Technologie-Upgrade - es hat eine völlig andere Zukunft für diese fortschrittliche Hotelmarke eröffnet. Ralf fügte hinzu: „Einige „Dreamies“ haben sogar bemerkt, dass sich die Arbeit bei McDreams grundlegend zu einer noch einfacheren Art geändert hat.“

Folgen Sie den einfachen Schritten in diesem Leitfaden und Sie können auch in das Zeitalter der MACH-Architektur eintreten, mit allem, was die “composable” Gastfreundschaft zu bieten hat.

A dive into the tech stack of McDreams Hotels

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McDreams Hotels: Eine Erfolgsgeschichte für die Einführung von Hotel Automatisierungen