b_smart's Wachstum mit einem skalierbaren, modernen Tech Stack I Apaleo News

Was als innovative Inhouse-Lösung für die eigenen Hotels begann, ist heute ein Erfolgsmodell, das Gastgeber:innen in der gesamten Branche überzeugt. b_smart ist eine zukunftsorientierte Hotelgruppe mit rund 25 eigenen Häusern im DACH-Raum und hat eine hochmoderne Rezeptionszentrale aufgebaut, die alle zentralen Front-Office-Aufgaben an einem Ort bündelt. Die Lösung ist effizient, vollständig digitalisiert und an 365 Tagen im Jahr rund um die Uhr im Einsatz. Von der Telefon- und E-Mail-Betreuung über die Bearbeitung von Reservierungen, Meldewesen und Gästekarten bis hin zur Distribution und zahlreichen Backoffice-Aufgaben, all das, wird durch b_smart zentral an einem Ort gebündelt. So bleiben Prozesse schlank, Reaktionszeiten sind kurz und Gäste werden jederzeit bestmöglich betreut.

Mit b_smart services steht dieses erfolgreiche Konzept auch Hoteliers, Gastgebern und Betreibern von Serviced Apartments zur Verfügung. Partnerbetriebe profitieren hier von dieser digitalen, zentral gesteuerten Rezeption mit 24/7-Erreichbarkeit, einem optimal abgestimmten Tech Stack und einem Servicemodell, das sich in über 65 Häusern bereits bewährt hat. Das Abrechnungsmodell ist so flexibel wie der Betrieb selbst. Statt fixer Kosten wird ein transparenter Anteil am tatsächlichen Umsatz verrechnet. Das bedeutet: Die Kosten passen sich automatisch an Auslastung und Saison an; fair, planbar und ganz ohne Risiko. So entsteht eine skalierbare Servicestruktur, die mit dem Geschäft flexibel mitgeht, genau dann greift, wenn sie gebraucht wird, und gleichzeitig volle Leistung sowie Kalkulationssicherheit bietet. Dies ermöglicht spürbar effizientere Abläufe, reduzierte Personalkosten, gesteigerte Gewinne und die Sicherheit, Gästen jederzeit ein verlässliches Serviceerlebnis zu bieten, ganz ohne Personalengpässe oder Nachtschichten.

Der Wechsel zu Apaleo: Aufbau eines modernen und skalierbaren Tech Stacks

Durch das Wachstum auf insgesamt über 65 Häuser stiegen jedoch auch die technologischen Anforderungen für b_smart. Für Roman Lengwiler, Head of Service Solutions, und Peter Ritsch, Head of Services Partner, wurde schnell klar, dass die bestehende On-Premise-Lösung an ihre Grenzen stößt. Fehlende Schnittstellen, mangelnde Flexibilität und eingeschränkte Weiterentwicklungsmöglichkeiten machten den operativen Alltag zunehmend komplex und passten nicht mehr zu ihrer digitalen Strategie.

Wir haben mit Roman und Peter dazu gesprochen, sie konnten uns unter anderem erzählen, wie der PMS-Wechsel zu Apaleo erfolgreich umgesetzt wurde und wie dabei der moderne Best-of-Breed Tech Stack mit RoomPriceGenie und straiv entstand. Das Ergebnis? Eine leistungsfähige technologische Basis, die b_smart mit mehr Flexibilität und Zukunftssicherheit ausstattet, gleichzeitig die internen Prozesse der Mitarbeiter optimiert und den Gästen eine durchweg reibungslose Erfahrung bietet.

„Im Rahmen eines großangelegten Projekts haben wir den Tech Stack von Grund auf analysiert, diskutiert und gechallenged. Ich kannte Apaleo bereits aus der Vergangenheit. Wir wussten deshalb, welche Möglichkeiten Apaleo bietet und welches Effizienzpotenzial damit realisiert werden kann,“ erzählte Roman.

Herausforderung: Prozessintensive, manuelle Zahlungsprozesse

Über die Jahre hinweg führte die Zahlungsabwicklung bei b_smart zu erheblichem manuellem Aufwand und spürbaren Ineffizienzen. Die bestehenden Prozesse waren fragmentiert und kaum automatisiert, was sich nicht nur auf die Geschwindigkeit, sondern auch auf die Zuverlässigkeit und Genauigkeit der Zahlungen negativ auswirkte. Gleichzeitig waren die Abläufe nur begrenzt mit der Buchhaltung verzahnt, was den administrativen Aufwand erhöhte und Fehler begünstigte.

Gerade mit Blick auf weiteres Wachstum wurde b_smart klar, dass die Zahlungsabwicklung neu gedacht und optimiert werden muss.

Lösung: Automatisierte Zahlungsabwicklung mit Apaleo Pay

Mit Apaleo Pay hat b_smart seine Zahlungsprozesse grundlegend modernisiert und automatisiert. Die besonders nahtlose Integration in Apaleo verbindet Buchungen direkt mit der Buchhaltung und reduziert den manuellen Aufwand signifikant. So laufen die Prozesse heute stabiler, transparenter und wesentlich effizienter, während sich die operative Belastung für die Mitarbeiter spürbar verringert hat. Gleichzeitig wurde eine technologische Basis geschaffen, die sich kontinuierlich weiterentwickeln lässt und flexibel auf zukünftige Anforderungen reagiert.

Die Implementierung von Apaleo Pay verlief dabei reibungslos und mit minimalem administrativem Aufwand. Jegliche Art von Rückfragen oder Anfragen konnten jederzeit schnell und kompetent durch das Support-Team beantwortet werden.

Ergebnis: Fehlerreduzierung, erhöhte Effizienz & Zeitersparnis für den Gast

Dank Apaleo Pay konnte b_smart den manuellen Aufwand in der Buchhaltung und Zahlungsabwicklung deutlich reduzieren. Zahlungen werden heute automatisch verbucht, Zahlungsprozesse laufen stabil, und frühere Fehlerquellen konnten eliminiert werden. Dadurch werden manuelle Buchungsschritte, die zuvor bis zu drei Minuten in Anspruch nahmen, heute automatisch und in nur wenigen Sekunden erledigt.

Aber auch für die Gäste bringt Apaleo Pay eine spürbare Verbesserung: So müssen Zahlungen jetzt nicht mehr beim Self-Check-in vor Ort erfolgen, sondern können bereits vorab über verschiedene Zahlungsmethoden abgewickelt werden, was den Check-in-Prozess schneller, sicherer und bequemer macht und insgesamt zu einem runderen Gästeerlebnis führt.

Herausforderung: Statische Preisgestaltung und ungenutztes Umsatzpotenzial

Vor der Einführung eines Revenue Management Systems (RMS) setzte b_smart auf eine stark vereinfachte Preisstruktur, diese umfasste überwiegend Wochenend- und Wochenpreise. Dynamisches, automatisiertes Pricing oder aktives Yield Management fanden kaum statt. Auch wenn diese Preisgestaltung den manuellen Aufwand kurzfristig reduzierte, führte sie langfristig jedoch zu klaren Nachteilen wie Umsatzverlusten, Marge-Einbußen und einer geringeren Auslastung.

Außerdem wurde für b_smart sichtbar, dass in einem zunehmend dynamischen Marktumfeld wie der Hotellerie, statisches und manuelles Pricing nicht mehr ausreicht. Sie benötigten also ein RMS, mit dem sie eine automatisierte, intelligente Preisstrategie gestalten können, die nahtlos zu ihrer übergeordneten Strategie von Automatisierung, Standardisierung und Skalierung passt.

Lösung: Einfaches, intuitives Revenue Management mit dem RMS RoomPriceGenie

b_smart entschied sich ganz bewusst für RoomPriceGenie als RMS, da es eine einfache, flexible und effiziente Preisgestaltung für kleinere bis mittelgroße Hotelgruppen ermöglicht. Durch die offenen APIs von Apaleo ließ sich das System ohne großen technischen Aufwand direkt integrieren.

„Für uns und unsere Partnerbetriebe zählt Effizienz und einfache Handhabung. Es gibt komplexere RMS-Lösungen, welche spezialisierte Ressourcen erfordern, die sich nicht für jeden Betrieb lohnen. RoomPriceGenie bietet dagegen genau die richtige Balance aus Kontrolle, Automatisierung und Benutzerfreundlichkeit,“ so Roman.

Neben der Funktionalität überzeugte b_smart aber auch die partnerschaftliche Zusammenarbeit: Feedback wurde direkt aufgenommen, gemeinsame Weiterentwicklungen umgesetzt und neue Features zielgerichtet eingeführt.

Ergebnis: Mehr Kontrolle, weniger Aufwand & ein Revenue Manager, der aufatmen kann

Mit der Integration von RoomPriceGenie laufen Preisentscheidungen für b_smart heute weitgehend automatisiert. Der zentrale Revenue-Verantwortliche überwacht die Performance (sporadisch) über alle Häuser hinweg und muss nur noch punktuell eingreifen. Manuelle Eingriffe wurden also stark reduziert, ohne dass ein Gefühl von Kontrollverlust aufkam. Auch Features wie Segmentierung, Yielding können jetzt genutzt werden und ermöglichen es b_smart so seinen Umsatz zu steigern und die Auslastung zu optimieren.

„Wir sind felsenfest davon überzeugt, dass es einen echten Mehrwert bringt,“ ergänzte Peter.

Herausforderung: Hoher manueller Aufwand & eine zersplitterte Gästereise

Obwohl b_smart von Anfang an auf eine digitale Gästereise setzte, blieb der manuelle Aufwand für die Mitarbeiter hoch. So mussten besonders zeitraubende und eintönige Aufgaben, wie z.B. Rechnungen und Reservierungsbestätigungen immer noch händisch versendet werden. Insbesondere bei hohem Aufkommen oder krankheitsbedingten Ausfällen von Mitarbeitern kam es häufig zu Verzögerungen, die sich negativ auf die Gästezufriedenheit auswirkten.

Zudem war die digitale Gästereise zu Beginn stark zersplittert: Für verschiedene Prozesse wurden also unterschiedliche Systeme genutzt, die Gästemappe war nur über einen QR-Code abrufbar, der Check-in erfolgte über einen Check-in-Kiosk und Rechnungen sowie Buchungsbestätigungen wurden direkt aus dem PMS generiert. Diese Komplexität war nicht nur für die Mitarbeiter herausfordernd, sondern auch für die Gäste gut spürbar.

Lösung: Automatisierung & Nahtlosigkeit mit der Integration von straiv

Mit der Integration von straiv, einem Tool zur Gestaltung einer digitalen Gästereise als Teil des Apaleo Tech Stacks, konnte b_smart eine nahtlose digitale Gästereise realisieren. Infolgedessen übernehmen Automatisierungen Aufgaben wie den Versand von Rechnungen oder Reservierungsbestätigungen.

Zusätzlich ergänzt das Einsetzen von Mobile Keys an den dafür technisch ausgestatteten Häusern das digitale Erlebnis der Gäste optimal und sorgt für noch mehr Komfort und Effizienz während des Aufenthalts.

Ergebnis: Effizienzgewinne & eine nahtlose Gästereise –Stornierungsbestätigungen in nur 30 Sekunden

Durch die Nutzung von straiv konnte b_smart den manuellen Aufwand während der digitalen Gästereise signifikant reduzieren und in vielen Fällen sogar vollständig eliminieren. So wird eine Stornierungsbestätigung, die vor der Integration noch bis zu einem Tag in Anspruch nahm, heute innerhalb von nur 30 Sekunden an den Gast gesendet, ganz ohne manuelles Eingreifen.

Die automatisierten Prozesse laufen zuverlässig, fehlerfrei und sind wegen der offenen APIs von Apaleo perfekt auf die benötigten Daten abgestimmt.

Grundsätzlich deckt straiv heute alle wesentlichen Touchpoints der Gästereise bei b_smart ab, von der Buchungsbestätigung über den digitalen Meldeschein bis hin zum Rechnungsversand, alles läuft jetzt über eine zentrale Oberfläche. Dadurch wird eine durchgehend zugängliche Gästereise ermöglicht, die dem Gast ein deutlich verbessertes Erlebnis bietet.

Ausblick

Die konsequente Standardisierung und Automatisierung des eigens gestalteten Tech Stacks ermöglicht es b_smart heute, erheblich schneller zu agieren. Das fördert nicht nur weiteres skalierbares Wachstum, sondern hat auch den raschen Chain Rollout mit über 65 Häusern in nur 3 Monaten erst möglich gemacht.

„Das aktuelle Setup bildet für uns die Grundlage, um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben. Es gibt uns die Flexibilität, kontinuierlich weiterzuentwickeln, maßgeschneiderte Lösungen umzusetzen, neue Technologien zu integrieren und unsere Prozesse stetig zu optimieren. So schaffen wir die Voraussetzungen, um mit neuen Hotels und starken Partnerbetrieben, weiter zu wachsen,“ ergänzte Roman.

b_smart richtet den Blick nun auf die kontinuierliche Weiterentwicklung des Tech Stacks, die Integration maßgeschneiderter Lösungen sowie der gezielten Erweiterung von Automatisierung und Standardisierung. Parallel dazu werden neue, auf Apaleo basierende Tools für die Partnerbetriebe entwickelt, unter anderem, um den Zugriff auf relevante Berichte und Reportings noch effizienter zu gestalten.

Der bestehende Tech Stack, der Apaleo, RoomPriceGenie und straiv umfasst, bleibt dabei weiterhin der gemeinsame Standard für alle Partnerbetriebe. Er wurde von einem interdisziplinären Kernteam entwickelt und durchlief einen strukturierten Auswahl- und Pilotprozess, um eine robuste, skalierbare und zukunftssichere Lösung sicherzustellen.

„Unsere Dienstleistung basiert darauf, dass der Tech Stack zuverlässig funktioniert. Nur so können wir höchste Standards für unsere Partner garantieren. Jede Weiterentwicklung und jedes neue Tool bauen auf diesem Fundament auf, so können wir unsere Services kontinuierlich verbessern und flexibel anpassen,“ erklärte Peter.

Lust auf Austausch, Inspiration und smarte Hotel-Tech?

Dann sei dabei, wenn wir gemeinsam mit b_smart, RoomPriceGenie und straiv durch Innsbruck, Linz, Graz und Wien touren. Vom 2. bis 5. September sind wir auf der HotelTech Roadshow Each Hotel unterwegs. Vor Ort erwarten dich Einblicke in smarte Best Practices und die Chance zu erleben, wie Technologie nicht nur Prozesse effizienter macht, sondern dir auch neue Freiheiten gibt, dein Hotel individueller zu gestalten.

Kostenlose Tickets gibt es hier!