Autonome Task-Erstellung: Apaleo und THE FLAG bringen agentische KI in den operativen Hotelalltag

Apaleo, die API-First Property Management Plattform, und THE FLAG, eine Gruppe, die Hotels, Serviced Apartments, Student- und Young Professional Apartments sowie Senior Living umfasst, geben erste Einblicke in die Einsetzbarkeit ihres KI-Trace Agenten. Dieser liest Gästewünsche wie Babybetten, Zustellbetten, Geburtstagsüberraschungen oder andere Sonderwünsche direkt aus Reservierungskommentaren und wandelt sie automatisch in konkrete Aufgaben für die Hotelteams um. Die entsprechenden Tasks legt er dabei unmittelbar in Sweeply an, der Housekeeping-App von THE FLAG, sodass Mitarbeiter diese Informationen nicht mehr manuell zwischen den Systemen übertragen müssen.

Aktuell ist der Agent im THE FLAG Zürich im Einsatz, einem Hotel- und Serviced-Apartments-Haus mit 101 Einheiten, das innerhalb der Gruppe als Testumgebung für neue Technologien dient. Schon heute erstellt der Agent rund 30 Tasks pro Tag automatisch. Das spart im Schnitt etwa 3,5 Stunden pro Woche bei der reinen Aufgabenerfassung und reduziert zusätzlich den Abstimmungsaufwand zwischen Rezeption und Housekeeping.

Die wöchentlich eingesparten rund 3,5 Stunden sind nur ein erster, spürbarer Effekt im operativen Alltag. Noch wichtiger ist jedoch die strukturelle Veränderung, die damit angestoßen wird. Wenn Tasks automatisch entstehen, können auch die nächsten Prozessschritte zunehmend automatisiert werden, was die Grundlage für Agentenkoordination bildet. Gästewünsche können dann nicht nur erfasst, sondern direkt priorisiert, passend zugewiesen und im Idealfall weitgehend ohne manuelles Eingreifen abgearbeitet werden. Je nahtloser die Systeme zusammenarbeiten, desto stärker zeigt sich der Effekt, sowohl in der eingesparten Zeit als auch in einem reibungsloseren Ablauf für die Teams und einem besseren Gästeerlebnis.

Entwickelt wurde der Trace Agent in Apaleo‘s Agent Factory gemeinsam mit Sweeply. Innerhalb weniger Wochen stellte Sweeply die notwendigen API-Endpunkte bereit, sodass der Agent Aufgaben zuverlässig erstellen und verwalten konnte. Der erste Prototyp war dann nach etwa einem Monat einsatzbereit und wurde in den darauffolgenden Wochen kontinuierlich weiterentwickelt und optimiert, bis er nach zweieinhalb Monaten produktiv im Einsatz war.

Die Implementierung des Agenten zeigt, wie KI in der Hotellerie immer breiter eingesetzt wird und mittlerweile weit über reine generative KI hinausgeht. Large Language Models (LLMs) können zwar freie, unstrukturierte Texte wie Reservierungskommentare verstehen, doch der eigentliche Mehrwert entsteht erst, wenn Systeme nicht nur analysieren, sondern auch autonom handeln. Werden solche LLMs über offene, stabile APIs in bestehende Abläufe eingebunden, kann ein KI-Agent Aufgaben direkt im bestehenden Hotelprozess übernehmen. Damit wird agentische KI vom theoretischen Konzept zu einer praktischen Lösung, die im operativen Alltag echten Mehrwert liefert.

Felix Bauch, General Manager des THE FLAG Zürich, ergänzte:

„Wir sind mit den Ergebnissen des Trace Agenten sehr zufrieden. Die Zusammenarbeit mit Apaleo und Sweeply hat von Anfang an super funktioniert. Durch Apaleo als API-First-Plattform konnten wir unsere bestehenden Systeme schnell integrieren und direkt an den realen Abläufen im Betrieb arbeiten, um diese zu optimieren.

Dabei haben wir einen klaren Zeitfresser im Alltag entdeckt: das manuelle Bearbeiten von Gästewünschen. Genau hier setzt die KI-gestützte Automatisierung an. Sie nimmt uns viel Arbeit ab und reduziert unnötigen Abstimmungsaufwand, so ist eine Lösung entstanden, die es in dieser Form bisher als Standardlösung noch nicht gab.

Wenn Gästewünsche wie Babybetten oder Zustellbetten nun automatisch erfasst und direkt in konkrete Tasks umgewandelt werden, können sich unsere Mitarbeiter stärker auf den eigentlichen Service konzentrieren. Auf diese Weise verbessern wir nicht nur die Abläufe für unsere Teams, sondern sorgen auch für ein konsistenteres und reibungsloseres Gästeerlebnis.“

Ulrich Pillau, CEO und Gründer von Apaleo, sagte:

„Alle sprechen von agentischer KI, aber für Hotels zählt vor allem, welchen konkreten Nutzen sie im Alltag bringt. Der Trace Agentvon THE FLAG zeigt, wie KI-Anwendungen die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen deutlich erleichtern und Abläufe autonomer machen können. Genau solche Lösungen möchten wir gemeinsam mit innovativen Hoteliers entwickeln und wir freuen uns darauf, noch weitere KI-Agenten zu schaffen, die Prozesse effizienter machen.“

THE FLAG will den Trace Agent auch in anderen Häusern einführen, gleichzeitig sollen weitere KI-Agenten für neue operative Use Cases entwickelt werden. Geplant sind Erweiterungen, die von der direkten Buchung von Services über automatische Benachrichtigungen an Gäste bis hin zu Zimmerzuweisungen reichen, die sich stärker an den individuellen Präferenzen der Gäste orientieren.