H24 Hotels kreiert eine digitale Gästereise mit mehr als 50% digitaler vorab Check-ins ab Tag eins

Seit 2014 steht die Marke H24 Hotels für innovative Gastlichkeit: herzlich, unkompliziert und zukunftsfähig. Heute vereint die Gruppe acht individuelle Häuser – von klassischen Hotels bis hin zu voll digitalisierten Boardinghäusern sowie Ferienwohnungen und Ferienhäusern. Ob in Berlin, Brandenburg, im Schwarzwald oder bald auch im Harz und an der Ostsee: Jedes Objekt verkörpert die H24-Philosophie „Zu Gast bei Freunden“, wobei Technologie hier nicht nur genutzt, sondern gezielt eingesetzt wird, um wahre Gastfreundschaft zu ermöglichen.

Wir haben mit Wilhelm Gruenewald, dem Geschäftsführer, und Sebastian Hübsch, dem Leiter der Hotel-Digitalisierungsprojekte, über ihre digitale Vision für die vielfältige Struktur der H24 Hotels gesprochen. Beide erzählten uns dabei, was für sie Apaleo besonders macht und wie der API-First-Ansatz mit der hohen Anzahl möglicher Integrationen, zu mehr Flexibilität und zur Automatisierung von Prozessen führt – ohne dass der persönliche Touch in der Interaktion mit den Gästen dabei verloren geht.

Herausforderung: Fehlende Integrationsmöglichkeiten für die vollständige Digitalisierung der Gästereise

Schon früh hatte H24 Hotels die klare Vision, eine vollständig digitalisierte Gästereise mit Self-Check-in, Mobile Key, automatisierter Raumsteuerung und digitaler Buchhaltung umzusetzen. Doch das frühere Property Management System (PMS) erwies sich dabei als ungeeignet. Fehlende Schnittstellen, hohe Integrationskosten und mangelnde Flexibilität verhinderten den angestrebten Fortschritt. Hinzu kam ein schlechter Support mit einem Ticketsystem, bei dem entweder erst nach 14 Tagen oder gar nicht eine Rückmeldung kam.

So stieß H24 Hotels bereits bei der Integration des ersten digitalen Check-in-Systems im Jahr 2015 an die Grenzen des alten PMS. Sie benötigten also eine offene Plattform, die mit ihren Ambitionen Schritt halten konnte, eine Standardlösung (in Form eines All-in-One-Systems) kam für sie dabei jedoch nicht in Frage.

Lösung: Wechsel zu Apaleo, einer Plattform mit offener API

Mit Apaleo fand H24 Hotels die passende Lösung: ein offenes PMS mit API-First-Ansatz, das somit zahlreiche Integrationen ermöglicht. Die Gästereise konnte dadurch entsprechend digitalisiert sowie weitere manuelle Prozesse automatisiert und effizienter gestaltet werden.

„Apaleo ermöglicht es uns, als Herzstück unserer Systemlandschaft für jede Immobilie das passende Konzept zu finden. Es ist völlig konzeptunabhängig – mit Apaleo können wir einfach alles umsetzen,“ sagte Wilhelm.

„Ich sehe Apaleo als Vorreiter mit seinem Apaleo Store. Es bietet eine perfekte Basis, die extrem schnell und leistungsstark ist. Die Schnittstellen sind dabei zuverlässig und funktionieren ganz ohne Ausfallzeiten,“ ergänzte Sebastian.

Ein entscheidender Schritt in der digitalen Gästereise war dabei die Integration von straiv, mit der sich die gesamte Gästereise digital gestalten lässt, und WhatsApp als Teil des Tech Stacks in Apaleo. Die digitale Gästereise von straiv dient dabei als Basis, auf die eine entsprechende digitale Gästereise mit WhatsApp aufgesetzt werden konnte.

Wird zum Beispiel eine Reservierungsbestätigung per E-Mail über straiv ausgelöst, erfolgt zeitgleich der Versand einer Reservierungsbestätigung in Form einer WhatsApp-Nachricht. Möglich macht das die offene API von Apaleo: Nur so kann auf externe Systeme und Daten wie Reservierungen oder die Gästekartei zugegriffen werden – insbesondere auf die dort hinterlegte Telefonnummer, denn diese wird für die Kommunikation über WhatsApp benötigt.

Ergebnis: Effizientere Abläufe, Zeiteinsparungen - über 50% der Gäste checken vorab digital ein

Was bei H24 Hotels zunächst mit automatisierten E-Mails begann, entwickelte sich zu einer voll automatisierten, personalisierten digitalen Gästereise und Gästekommunikation mit Begrüßungsvideos, Check-in-Hinweisen und Erklärvideos direkt über WhatsApp, und das in der jeweiligen Sprache des Gastes.

„Unsere ältesten Gäste waren 84 Jahre alt und konnten dank unserer WhatsApp-Kommunikation mit einem Erklärungsvideo ganz selbstständig am Terminal einchecken … und sie waren unglaublich stolz darauf,“ erzählten Wilhelm und Sebastian.

Heutzutage füllen insgesamt über 50% aller anreisenden Gäste den digitalen Meldeschein vorab aus oder sie nutzen den Online-Check-in. So nahmen auch am H24 Stadthotel Bernau, das erst kürzlich auf Apaleo und die digitale Gästereise umgestellt wurde, bereits am ersten Tag rund die Hälfte der Gäste den vorab Check-in in Anspruch, und das ganz ohne Erklärungsbedarf.

„Das spricht einfach für sich, ging aber auch nur, weil es mit Apaleo vom ersten Tag an reibungslos lief und die Performance der Schnittstellen weitaus stabiler und zuverlässiger ist als bei anderen PMS-Anbietern,“ betonte Sebastian.

Als H24 Hotels ursprünglich mit dem digitalen vorab Check-in gestartet hat, waren es lediglich 25% der Reisenden, die diese Funktionen nutzten. Die Akzeptanz ist bei den Gästen also deutlich gestiegen. Insgesamt verbringen jetzt 50% der Gäste weniger als 30 Sekunden an der Rezeption, teilweise muss die Rezeption sogar gar nicht mehr aufgesucht werden. Denn an den Standorten mit vollständig digitalisiertem Check-in ist H24 sogar völlig unabhängig von einem Front-Office-Team geworden – dieses gibt es dort nämlich gar nicht mehr.

„Durch diese enorme Zeitersparnis haben unsere Gastgeber-Teams wieder Zeit für das Wesentliche: unsere Gäste,“ ergänzte Wilhelm.

Herausforderung: Manuelle Bearbeitung sämtlicher Marktdaten

Um die richtige Preisstrategie festzulegen, hat H24 Hotels viele Jahre sämtliche Marktdaten selbst zusammengesucht und ausgewertet. Diese Daten wurden anschließend in dem alten PMS hinterlegt und entsprechend als Preisstrategie abgebildet. Das war nicht nur mühsam und zeitintensiv, sondern führte auch dazu, dass Marktrends nicht richtig oder nur verspätet wahrgenommen wurden. Dies hatte wiederum zur Folge, dass Zimmer oftmals entweder zu günstig verkauft oder zu teuer angeboten wurden.

H24 Hotels brauchte neben Apaleo also auch ein Revenue Management System (RMS), das mithilfe eines intelligenten Algorithmus arbeitet, Daten übersichtlich verfügbar macht sowie auswertet und konkrete, dynamische, auf den Markt abgestimmte Preisvorschläge liefert.

Lösung: Automatisiertes revenue management mit der Integration von RateBoard in Apaleo

Aus diesem Grund integrierte H24 Hotels mit RateBoard ein RMS, das die eben genannten Anforderungen erfüllt, als weiteren Bestandteil des Tech Stacks mit Apaleo. Die Integration selbst war dabei in nur zwei bis drei Klicks erledigt und die verbundenen Systeme konnten schnell erfolgreich genutzt werden.

„Das PMS Apaleo mit RateBoard zu verbinden, war wirklich ein Kinderspiel,“ erwähnte Rico Eggert im Webinar mit H24 Hotels, RateBoard und Apaleo.

Detailliertere Informationen zu H24 Hotels und ihrer Integration von RateBoard in Apaleo gibt es in diesem Webinar. Sebastian Hübsch und Rico Eggert von der H24 Gruppe sowie Anton von Verschuer von RateBoard und Florian Montag von Apaleo haben hier über die Integration von Apaleo und RateBoard im Kontext von Mitarbeitermangel und Umsatzwachstum gesprochen.

Ergebnis: 15% erhöhter Umsatz und signifikante Zeiteinsparungen

Durch die Integration von RateBoard in Apaleo verbringt H24 Hotels heute wesentlich weniger Zeit mit der Sammlung und Auswertung von Daten. Die hier gewonnene Zeit kann – insbesondere angesichts des bestehenden Mitarbeitermangels – nun sinnvoll anderweitig genutzt werden. Mitarbeiter können sich so beispielsweise mehr auf die individuellen Anliegen der Gäste fokussieren.

Aber auch der Umsatz hat sich seit der Integration von RateBoard mit Apaleo, durchschnittlich um 15%, betrachtet auf alle Häuser, erhöht. Zudem konnte der erhöhte Umsatz pro Haus sogar bei geringerer Auslastung erzielt werden. So ließ sich der durchschnittliche Zimmerpreis (= Durchschnittsrate, ADR) mithilfe der effizienteren Preisgestaltung jährlich um 5–10 € steigern.

Herausforderung: Verwaltung von Barzahlungen und offenen Forderungen

Wilhelm und Michael Gruenewald, die Geschäftsführer von H24 Hotels, entschieden sich bereits im Jahr 2019 für Apaleo, dabei sollten vor allem zwei zentrale Herausforderungen gemeistert werden: der Aufbau einer verlässlichen Kassenlösung für Bargeldzahlungen in Form eines Kassenbuchs und die Optimierung der Prozesse in der Debitorenbuchhaltung.

Denn obwohl H24 Hotels stark auf digitale Zahlungen setzt, gibt es weiterhin einzelne Standorte, in denen Gäste empfangen werden, für die Barzahlung nach wie vor eine Grundvoraussetzung ist. Barzahlungen lassen sich dort also nicht komplett eliminieren.

Damit der Tagesabschluss vollständig, finanzamtkonform und nicht ausschließlich auf digitale Zahlungen beschränkt ist, müssen auch diese Barzahlungen integriert werden. Konkret benötigte H24 Hotels also eine Lösung, die Barzahlungen beim Kassenabschluss von einer Kasse in eine andere überträgt. In dieser sollten die Barzahlungen dann bis zur Einzahlung bei der Bank gesammelt werden.

Lösung: Offene APIs und die damit mögliche Integration von sevdesk

Um diese Herausforderung zu lösen, hat H24 Hotels eine eigene Integration zwischen sevdesk und Apaleo umgesetzt. Sevdesk ist eine Buchhaltungsplattform mit offener API und konnte daher nahtlos mit Apaleo verbunden werden. Durch diese Integration ist H24 Hotels nun in der Lage, sämtliche in Apaleo erfassten Barzahlungen automatisiert in ein Kassenbuch zu exportieren.

Aber auch die Debitorenbuchhaltung wird durch die Integration von Apaleo mit sevdesk für H24 Hotels erheblich erleichtert. So können offene Forderungen direkt aus Apaleo nach sevdesk übertragen werden. Je nachdem, wie lange diese bereits offen sind, werden dann durch einen automatisierten Workflow Zahlungserinnerungen versendet.

Wurden die Forderungen beglichen, wird das entsprechende Folio dank FinAPI in sevdesk automatisch geschlossen. Der Begriff FinAPI bezeichnet dabei eine Schnittstelle zu einem Bankkonto: Kontobewegungen, inklusive PayPal, werden automatisiert ausgelesen, erkannt und verbucht. Geht eine Überweisung mit dem korrekten Betrag und der passenden Rechnungsreferenz ein, wird die Information über die Schließung des Folios per API an Apaleo weitergeleitet. So kann das Folio auch intern korrekt abgeschlossen werden.

Mit Apaleo Pay, der integrierten Zahlungsabwicklung von Apaleo, konnte H24 Hotels außerdem sämtliche Zahlungsvorgänge automatisieren. So können Zahlungslinks jetzt direkt aus Apaleo an Gäste versendet, Kreditkarten automatisiert zum vordefinierten Zeitpunkt belastet oder direkt im Rechnungsfenster aus Apaleo heraus per Kreditkarte abgebucht werden. Teure Fehler in der Buchhaltung werden auf diese Weise minimiert.

Ergebnis: Vollautomatische Debitorenprozesse und digitales Kassenbuch, über 7 Stunden Zeitersparnis pro Woche und Haus

Durch die offene API von Apaleo und der damit möglichen Integration von sevdesk wurde eine vollständige und damit finanzamtkonforme Verwaltung von Barzahlungen für H24 Hotels möglich.

Zudem konnte H24 Hotels dank dieser Integration die Debitorenbuchhaltung automatisieren, was zu weniger Fehlern bei dem manuellen Bearbeitungsprozess führte und erhebliche Einsparungen bei den Arbeitszeiten möglich machte. So mussten früher pro Haus wöchentlich rund 5 bis 8 Stunden aufgewendet werden, um Zahlungseingänge zu prüfen, Buchungen vorzunehmen, offene Forderungen zu mahnen und den persönlichen Kontakt aufrechtzuerhalten. Heute lässt sich dieser Aufwand dank Automatisierung auf nur eine Stunde pro Woche reduzieren und das im Rahmen einer einfachen Qualitätskontrolle.

Zukunftspläne: H24 Hotel Consulting und Fokus auf KI

Aktuell arbeiten die H24 Hotels daran, alle eigenen Standorte auf Apaleo und die jeweils passende Systemlandschaft umzustellen. Das gilt auch für alle Häuser, die neu hinzukommen. Insgesamt werden die H24 Hotels in den nächsten 36 Monaten dabei auf 15 eigene Standorte verteilt in ganz Deutschland wachsen.

Zudem will die H24-Gruppe als nächsten logischen Schritt mit dem eigenen Erfolgsmodell auch anderen unabhängigen und privaten Hoteliers helfen. So sollen die über ein Jahrzehnt gesammelten Erfahrungen mit Bereich PMS sowie mit weiteren Soft- und Hardwarelösungen demnächst in Form einer Unternehmensberatung angeboten werden. Aber auch ein Markenpartnerschaftskonzept ist für ausgewählte Hotels schon in Planung.

Aus technischer Sicht ist für Sebastian klar: Apaleo ist – insbesondere im Hinblick auf die Entwicklungen rund um Künstliche Intelligenz (KI) – nicht nur das PMS, das Hotels zukunftssicher machen kann, sondern auch das führende PMS, das sich vollständig mit KI nutzen und steuern lässt.

In Zukunft soll KI in allen Bereichen von H24 Hotels eingesetzt werden. So wird derzeit mit Partnern eine KI-gestützte Telefonanlage entwickelt, die selbstständig Buchungen im PMS vornehmen und abändern kann. Eine weitere Entwicklung in der Alpha-Phase ist außerdem die Steuerung des PMS über ein LLM. Das heute als Frontend genutzte PMS soll dabei künftig zum Backend werden, gesteuert per Chat oder Sprachbefehl im operativen Tagesgeschäft.

„Unser Ziel ist es, trotz und mit Hilfe von KI mehr Menschlichkeit in unsere eigenen und in unsere Partnerbetriebe zu bringen – eine Eigenschaft, die im digitalen KI-Zeitalter den entscheidenden Unterschied zu den Mitbewerbern machen wird,“ sagte Sebastian und beendete damit das Gespräch.

So sieht das Tech Stack von SHH Hotels aus:

Entdecken Sie die Apps in unserem Apaleo Store:

• HotelNetSolutions – Booking engine and rate distributor

• straiv – Guest self-service check-in app

• chatlyn – AI communication hub

• Lighthouse – Pricing Manager

• WhatsApp for Business – Instant guest messaging

• myTraces – Trace manager

• Lightspeed Restaurant – Restaurant management solution

• RateBoard - Revenue management system

• Make – Visual automation platform

• SALTO Systems – Door locks

• n8n_webhook – AI workflow automation

• sevdesk – Accounting

• P-Labor TV – TV solution

• nuki_solution – Smart door lock system

• LLM APIs for AI-powered workflow automations

• Internally developed software solutions by H24 Hotel Consulting