Hôtel indépendants

De la surcharge opérationnelle à une maîtrise totale des opérations : comment SleepinRoomz économise plus de 50 heures par semaine grâce à 80 % d’automatisation

Anna Fechner

Anna Fechner

30/07/2026
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Pour de nombreux hôtels de petite et moyenne taille, la digitalisation n’est plus un sujet d’avenir, mais un levier essentiel pour améliorer l’efficacité, la rentabilité et la compétitivité. Pourtant, le chemin pour y parvenir reste souvent semé d’embûches. Entre la hausse des coûts de personnel, la pénurie de main-d’œuvre qualifiée et des systèmes informatiques obsolètes, les établissements hôteliers manquent souvent de la flexibilité nécessaire et des bons partenaires pour optimiser durablement leurs opérations.

C’est précisément là qu’intervient Marc Steudle. Hôtelier, consultant et partenaire d’implémentation d’Apaleo, il accompagne les hôteliers dans une démarche de digitalisation pensée sur le long terme, en faisant de celle-ci le socle d’une organisation durable et tournée vers l’avenir. Avec ses établissements partenaires, il développe des concepts de transformation sur mesure, conçoit des stacks technologiques adaptées et crée ainsi les conditions nécessaires à une gestion hôtelière moderne.

C’est sa propre expérience qui lui a donné l’impulsion décisive. Lorsqu’il a déployé Apaleo dans l’un de ses hôtels fin 2021, Marc a rapidement compris tout le potentiel qu’offre une plateforme ouverte. Les applications Best-of-Breed s’intègrent facilement, les besoins spécifiques peuvent être pris en compte avec souplesse et les tâches récurrentes peuvent être automatisées à l’échelle de l’ensemble de l’établissement.

« Il est toujours judicieux de raisonner en termes de processus. Et lorsqu’il est possible de les digitaliser et de les automatiser avec Apaleo, cela apporte une valeur considérable. Au final, on gagne ce qui est le plus précieux pour de nombreux hôteliers : du temps », explique Marc.

En collaboration avec profitize et Marc, nous avons rencontré Jakob Spiewak, directeur de SleepinRoomz, un boutique-hôtel de 57 chambres situé à Dortmund et l’un des établissements partenaires de Marc. Au cours de cet entretien, ils nous ont expliqué comment est structurée l’infrastructure numérique de l’hôtel, pourquoi leur choix s’est porté sur Apaleo et quel rôle jouent aujourd’hui l’automatisation et les données dans le développement de leur établissement.

Défi : des systèmes isolés et des processus manuels

SleepinRoomz utilisait déjà Apaleo avant le début de sa collaboration avec Marc. Après avoir quitté son réseau de franchise, Jakob a délibérément choisi cette plateforme ouverte, car elle lui offrait la flexibilité qu’il recherchait pour l’avenir de son hôtel. Son approche API-first ainsi que la possibilité de concevoir un stack technologique sur mesure ont été des critères déterminants dans sa décision.

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Le passage à la plateforme ne constituait toutefois que la première étape. Malgré cette base technologique, certaines opérations quotidiennes présentaient encore un fort potentiel d’optimisation. Des processus tels que l’attribution des chambres ou la correction des factures étaient toujours réalisés manuellement, tandis que de nombreuses possibilités d’automatisation et d’intégration restaient inexploitées.

Avec Marc, SleepinRoomz a donc entrepris d’optimiser ses workflows, ses plans tarifaires et son stack technologique afin d’exploiter davantage le potentiel de l’automatisation.

Solution : un stack technologique connecté pour des processus intelligents

En s’appuyant sur Apaleo, Jakob et Marc ont franchi une nouvelle étape en enrichissant le stack technologique existant avec n8n et Make.com. L’un des premiers cas d’usage automatisés concernait l’attribution des chambres. D’autres optimisations ont rapidement suivi, notamment un workflow dédié à la correction des factures. Au lieu d’annuler manuellement les factures, de les corriger puis de les renvoyer, les clients peuvent désormais fournir les informations nécessaires via un formulaire numérique. Les données sont ensuite traitées automatiquement dans Apaleo et utilisées directement pour générer la facture corrigée.

Le processus de paiement a lui aussi été davantage intégré aux opérations existantes. Apaleo Pay, la solution de paiement intégrée d’Apaleo, a permis de fluidifier les encaissements tout en digitalisant les tâches manuelles liées à l’enregistrement des paiements et à la facturation.

Avec l’augmentation du niveau d’automatisation, l’exploitation des données est également devenue une priorité. Afin de centraliser et d’analyser les indicateurs clés, les rapports et les prévisions, SleepinRoomz a récemment complété son écosystème Apaleo avec profitize. Cette plateforme de planification financière et d’analyse, alimentée par l’IA et conçue pour l’hôtellerie, aide les hôteliers à optimiser leurs coûts, augmenter leurs revenus et préserver leurs marges, dans un secteur toujours plus digitalisé et marqué par l’essor de l’intelligence artificielle.

Grâce aux API ouvertes d’Apaleo, profitize peut accéder aux données de réservation et de paiement, les centraliser et les mettre en relation. Les équipes bénéficient ainsi d’une vision beaucoup plus transparente de l’ensemble de l’activité, notamment en matière de rentabilité, tout en disposant d’une base fiable pour orienter leurs décisions d’investissement et de gestion des ressources humaines.

Vous pouvez en apprendre davantage sur profitize et découvrir comment mettre en place une gestion hôtelière pilotée par les données dans notre App Insight consacré à profitize, disponible dans notre communauté.

Résultat : davantage d’efficacité, des décisions fondées sur les données et 140 000 € d’économies par an

Aujourd’hui, selon Jakob, environ 80 % des processus sont entièrement automatisés. Pour lui, le principal bénéfice réside dans la clarté et la visibilité acquises grâce à la digitalisation et à une meilleure exploitation des données dans l’ensemble de l’établissement.

« Grâce à ce niveau élevé de digitalisation, notre exploitation a enfin acquis une véritable structure, totalement nouvelle. C’est précisément cette structure qui nous manquait auparavant », résume Jakob.

La manière dont les décisions sont prises au sein de l’hôtel a également profondément évolué. Grâce à profitize, SleepinRoomz dispose désormais d’une vue centralisée sur ses indicateurs clés, de prévisions alimentées par l’IA et de l’évolution financière de l’établissement. Au lieu de s’appuyer uniquement sur l’expérience ou sur le solde du compte bancaire, l’équipe peut désormais identifier plus rapidement les opportunités et prendre des décisions de manière plus proactive.

Au quotidien, ces changements se traduisent avant tout par une meilleure planification des opérations, malgré un taux d’occupation durablement supérieur à 70 %. Les collaborateurs disposent de responsabilités clairement définies et peuvent se concentrer davantage sur leurs missions essentielles, en particulier celles en lien direct avec les clients, tandis que de nombreuses tâches répétitives sont désormais automatisées. Cette efficacité opérationnelle a permis à SleepinRoomz d’organiser son activité de manière beaucoup plus agile et de réaliser près de 140 000 € d’économies par an.

Les améliorations sont également très visibles dans les tâches administratives. Les corrections de factures, qui nécessitaient auparavant entre cinq et huit minutes de travail manuel par dossier et devaient être effectuées plusieurs fois par jour, sont aujourd’hui entièrement automatisées. Un processus qui mobilisait jusqu’à une heure de travail par jour a ainsi été complètement supprimé.

Dans le domaine des paiements, Apaleo Pay apporte également des gains mesurables. De nombreuses tâches liées à l’enregistrement des paiements, à la facturation et aux contrôles ont pratiquement disparu. Des activités qui mobilisaient auparavant jusqu’à une heure de travail quotidienne sont désormais largement automatisées.

« L’interconnexion entre les paiements et le PMS nous apporte une transparence incroyable, une meilleure précision et un gain de temps considérable », ajoute Jakob.

Tous ces changements se reflètent également dans le quotidien de Jakob lui-même. Alors qu’il travaillait auparavant environ 70 heures par semaine, constamment sollicité et sous forte pression, il consacre désormais environ 20 heures par semaine, soit près de trois heures par jour, à la gestion opérationnelle de son hôtel.

Des systèmes fiables et des processus bien établis permettent désormais à l’établissement de fonctionner efficacement, sans nécessiter une intervention permanente. Jakob peut ainsi consacrer davantage de temps aux nouveaux projets et aux décisions stratégiques.

La prochaine étape : des processus autonomes

Le parcours de digitalisation de SleepinRoomz est loin d’être terminé. Après avoir automatisé une grande partie de ses opérations, l’établissement se concentre désormais sur l’optimisation continue de ses processus et sur une utilisation toujours plus ciblée des données pour soutenir les décisions opérationnelles.

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Pour Marc, l’intelligence artificielle joue également un rôle de plus en plus important. Dans son propre hôtel, tout comme Jakob chez SleepinRoomz, il utilise déjà des agents IA pour les e-mails, WhatsApp et le téléphone, basés sur Apaleo. Ces agents traitent de manière autonome les demandes des clients, accèdent aux disponibilités et aux tarifs, et génèrent automatiquement des offres.

Pour tous deux, une chose est claire : plus les systèmes sont interconnectés et plus les informations sont facilement accessibles, plus les technologies modernes, telles que les agents IA, apportent de valeur. Les plateformes ouvertes comme Apaleo fournissent les bases nécessaires en rendant les données accessibles à travers différents systèmes et en offrant aux hôteliers la liberté d’intégrer de nouvelles innovations en toute flexibilité. Des solutions telles que profitize permettent ensuite de transformer ces données en informations exploitables et de prendre des décisions plus rapidement.

« Les données deviennent de plus en plus importantes. Plus je peux les analyser de manière précise, notamment pour le forecasting, plus mes décisions sont fondées et mieux je peux planifier l’avenir de mon établissement », conclut Marc.

Une plongée dans la tech stack de SleepinRoomz :

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