Appart-hôtels

Comment Zeitwohnhaus crée une expérience hôtelière fluide avec zéro coût d’intégration et 20 % de revenus additionnels grâce à l’upselling

Anna Fechner

Anna Fechner

16/05/2026
Zeitwohnhaus_Header

Le Zeitwohnhaus Suite-Hotel & Serviced Apartments est un appart-hôtel lifestyle familial situé au cœur d’Erlangen. L’établissement compte au total 101 chambres d’hôtel, suites premium et serviced apartments au design unique, tous équipés de cuisines entièrement aménagées, offrant ainsi un cadre idéal aussi bien pour les courts que les longs séjours. Dès leur arrivée, les clients comprennent rapidement qu’il ne s’agit pas d’un simple hébergement, mais d’un véritable second chez-soi. Fidèle à sa devise : « First Choice. Second Home. »

Cette atmosphère se retrouve dans les deux établissements. Un lobby ouvert relie le lounge petit-déjeuner, le bar et le bistrot urbain, créant un espace dédié au coworking, aux réunions et aux événements. L’ensemble est complété par une salle de sport moderne ainsi qu’un rooftop communautaire avec vue sur les toits de la ville. Avec ce concept, la famille Herdegen a créé un lieu qui allie confort, modernité et convivialité, tout en poursuivant depuis des années une évolution résolument tournée vers l’avenir.

Aux côtés de Straiv et Schulte-Schlagbaum, nous avons rendu visite au Zeitwohnhaus à Erlangen et avons pu découvrir, lors de nos échanges avec les propriétaires Gabi et Holger Herdegen, à quel point cette exigence se reflète également dans l’orientation technologique de leur appart-hôtel lifestyle. Avec Apaleo comme véritable cœur de leur écosystème, comme le décrit Holger lui-même, et un tech stack intégrant notamment Straiv et Schulte-Schlagbaum, ils ont trouvé trois partenaires capables de les accompagner dans leur vision d’une hospitality à la fois digitale et humaine.

Défi : digitaliser les opérations hôtelières et créer un parcours client entièrement connecté

Pour Gabi et Holger Herdegen, il était essentiel de trouver le bon équilibre entre automatisation des processus et proximité avec les clients. Leur objectif : rendre les opérations du Zeitwohnhaus plus efficaces et plus flexibles pour leurs équipes, tout en accompagnant les clients de manière optimale tout au long de leur séjour.

Cependant, leur ancien PMS basé sur serveur rendait cette vision difficile à concrétiser. Le système manquait de flexibilité, les intégrations étaient quasiment inexistantes et, lorsqu’elles étaient possibles, elles impliquaient des coûts et des délais importants. Résultat : l’intégration de nouveaux outils et l’évolution continue de l’écosystème hôtelier étaient freinées, tandis que les processus restaient manuels et fragmentés.

« Avant, c’était un véritable casse-tête pour nous. Nous devions demander des intégrations spécifiques et attendre de voir si elles seraient développées. Cela nous coûtait énormément de temps et d’argent. Avec Apaleo, tout fonctionne simplement : quasiment tout est possible et déjà prévu. Apaleo anticipe vraiment les besoins du secteur, avec une vision tournée vers l’avenir et toujours pensée pour les hôteliers », explique Holger.

Le potentiel d’optimisation apparaissait particulièrement tout au long du parcours client. Des processus comme le check-in, encore accompagnés de dossiers clients papier, restaient manuels, entraînant des informations rapidement obsolètes et des mises à jour complexes.

En parallèle, le Zeitwohnhaus recherchait également une solution d’accès flexible allant au-delà d’un simple système RFID, capable de combiner accès physique et accès digital afin de répondre aux différents besoins des clients.

Solution : une intégration fluide entre Apaleo, Straiv et Schulte-Schlagbaum

Pour concrétiser leur vision d’une hospitality digitale et centrée sur le client, le Zeitwohnhaus a choisi Apaleo comme plateforme centrale, autour de laquelle ils ont construit un écosystème connecté avec Straiv et Schulte-Schlagbaum, couvrant l’ensemble des opérations clés de l’hôtel.

En tant que PMS API-first, Apaleo fournit au Zeitwohnhaus une base technologique offrant un maximum de flexibilité. Son architecture ouverte permet d’intégrer facilement des solutions tierces, sans projets d’intégration complexes ni coûts élevés liés aux interfaces. Grâce à Apaleo Pay et à son automatisation des paiements, les clients peuvent régler leurs achats de manière sécurisée et fluide via leur méthode de paiement préférée, à chaque étape du parcours client.

« Pour nous, Apaleo est le PMS le plus performant pour une entreprise hospitality moderne. Le monde devient toujours plus digital et Apaleo offre exactement la flexibilité et l’ouverture nécessaires, que ce soit pour les intégrations CRM ou encore les applications basées sur l’IA », ajoute Holger.

Zeitwohnhaus_Apaleo

Aujourd’hui, la communication client digitale, le check-in et le départ sont gérés via Straiv. Le passage du traditionnel dossier client papier à une solution digitale accessible directement sur le smartphone des clients a apporté des améliorations concrètes : les informations sont toujours à jour, la consommation de papier disparaît et l’ensemble du parcours client peut désormais être digitalisé. Le dispositif est complété par une borne intuitive de check-in/check-out, qui sert d’alternative pratique lorsque le check-in digital n’a pas été effectué à l’avance.

Grâce à Schulte-Schlagbaum, le Zeitwohnhaus a également intégré une solution d’accès moderne remplaçant l’ancien système RFID. Les clients peuvent ainsi accéder à leur chambre et à d’autres espaces, comme la salle de sport, via un code PIN, une carte classique ou un accès entièrement digital, selon leurs préférences.

Résultats : 70 à 90 % de check-ins digitaux, moins de tâches opérationnelles et plus de revenus grâce à l’upselling

Avec Apaleo comme socle technologique et l’intégration fluide des trois solutions, le Zeitwohnhaus a considérablement gagné en efficacité opérationnelle tout en améliorant durablement l’expérience client. Aujourd’hui, entre 70 et 90 % des check-ins sont réalisés de manière digitale. Chez les jeunes voyageurs d’affaires internationaux, ce taux atteint même presque 100 %. La réception bénéficie également de cette automatisation : elle n’a plus besoin d’être ouverte que jusqu’à 20 h en semaine et jusqu’à 17 h le week-end, tandis que les night audits ont totalement disparu.

Les avantages des intégrations se poursuivent également pendant le séjour. Grâce à la connexion entre Straiv et Apaleo, le Zeitwohnhaus peut désormais proposer des services additionnels, comme le petit-déjeuner, le parking ou des upgrades, avant ou pendant le séjour. Les premiers résultats montrent une augmentation d’environ 20 % des réservations de petit-déjeuner, tandis que la demande pour les places de parking affiche une progression encore plus forte.

Au moment du check-out, Apaleo Pay vient compléter l’expérience client. Comme 100 % des paiements sont entièrement automatisés, les affectations manuelles et le suivi des paiements disparaissent complètement. Cela réduit considérablement les erreurs et permet aux clients de payer librement avec leur moyen de paiement préféré.

Zeitwohnhaus_ApaleoPay

Enfin, le Zeitwohnhaus bénéficie également financièrement de l’architecture ouverte d’Apaleo, puisque les coûts supplémentaires liés aux interfaces et à leur maintenance ont été éliminés. L’intégration de la solution d’accès de Schulte-Schlagbaum a également permis de limiter les besoins en câblage et de réduire fortement la dépendance au matériel physique traditionnel.

Et la suite ?

À l’avenir, l’appart-hôtel lifestyle continuera de suivre sa vision digitale, notamment parce que ces optimisations ont permis de soulager considérablement les équipes, qui disposent désormais de plus de temps pour échanger personnellement avec les clients souhaitant un contact à la réception. La nature de ces échanges a elle aussi évolué : au lieu de traiter des questions administratives ou des paiements manquants, les conversations portent désormais sur le séjour lui-même, les retours clients et des recommandations personnalisées.

Pendant ce temps, les équipes de la famille Herdegen explorent régulièrement l’Apaleo Store à la recherche de nouvelles solutions capables de s’intégrer facilement à leur écosystème, d’enrichir les opérations hôtelières et de répondre toujours mieux aux attentes de leurs clients.

« De nombreuses solutions sont déjà disponibles dans l’Apaleo Store avant même que nous réalisions que nous en avons besoin. Notre équipe aime explorer les nouvelles possibilités afin de voir comment nous pouvons rendre nos processus, comme nous l’avons déjà fait pour le housekeeping, encore plus fluides et efficaces », conclut Holger.

Une plongée dans la tech stack de Zeitwohnhaus:

Parcourez les applications dans l'Apaleo Store:

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