ADAPT APARTMENTS Fallstudie | Apaleo Kundengeschichten

ADAPT APARTMENTS: eine Vorstellung

ADAPT APARTMENTS ist ein zukunftsorientiertes Familienunternehmen, das seine Vision für moderne und komfortable Unterkünfte im Bereich der Serviced Apartments verwirklichen möchte. Situiert im lebendigen Technologiezentrum Berlin-Adlershof, verfügt jedes Studio- oder Einzimmerapartment über geschmackvolle Möbel, warme Farben und hochwertige Materialien - damit sich jeder Gast während seines Aufenthalts wie zu Hause fühlt.

Wir haben exklusive Einblicke in die Expansionspläne von Geschäftsführer Ralf Krause und seinem Sohn Constantin erhalten. Dabei enthüllten sie drei zusätzliche neue Häuser, neben den bereits vorhandenen drei Häusern mit rund 550 Zimmern auf der Apaleo-Plattform. Die kommenden Häuser wurden strategisch geplant, um die Rendite und Rentabilität zu maximieren - ein Beweis für Apaleos Engagement für datengesteuerte Lösungen.

Wechsel zu zukunftssicherer Cloud-Native-Technologie für langfristigen Erfolg

Herausforderung: Mangelnde Flexibilität des traditionellen Property Management Systems

Ralf und sein Team standen vor erheblichen Herausforderungen mit ihrem bestehenden PMS, fühlten sich durch seine begrenzten Funktionen eingeschränkt und zahlten weiterhin für ungenutzte Funktionalitäten und Integrationen, was den gesamten Planungsprozess unrentabel machte. Sie träumten davon, die Möglichkeit zu haben, ein vollständig maßgeschneidertes Tech-Stack zu erstellen, das perfekt auf ihren einzigartigen Geschäftsablauf zugeschnitten ist. Glücklicherweise wussten sie genau, was sie mit ihrem Tech-Stack erreichen wollten, da sie eine Vorstellung davon hatten, welche Informationen sie abrufen mussten und genau wussten, in welcher Regelmäßigkeit sie über diese Daten berichten sollten.

"Ich bin schon so lange auf diesem Markt tätig, und die meisten PMS-Systeme bieten dir im Grunde genommen fast alles an und trotzdem nicht das, wonach du persönlich suchst. Sie bieten zahlreiche Berichte an, aber nicht diejenigen, die du benötigst, und es besteht keine Möglichkeit, sie maßgeschneidert für deinen Geschäftsfall anzupassen."

ADAPT hatte ehrgeizige Expansionspläne, aber ihr Hotel-PMS hinderte sie aufgrund begrenzter Anpassungsmöglichkeiten und steigender Integrationskosten daran. Ohne die Flexibilität, ihr Setup budgetorientiert zu optimieren, konnten sie keine strategische Planung für zukünftiges Wachstum durchführen.

Lösung: Umsetzung eines Best-of-Breed-Ansatzes über offene APIs

ADAPT APARTMENTS hat Apaleo als API-First Open Property Management Plattform gewählt, was eine einfache Integration von Drittanbieter-Apps und eine skalierbare, Cloud-native Infrastruktur ermöglicht.

Ralf und sein Team haben die API-First-Strategie genutzt, um einen nahtlosen Tech-Stack aufzubauen, der sich langfristig als kosteneffizient erweist.

"Apaleo hat nicht alles integriert, aber es bietet offene APIs an, was keines der anderen PMS-Systeme da draußen bietet."

Ergebnis: ADAPT sparte 25 % der Hauptsoftwarekosten dank der flexibel erstellten Infrastruktur

ADAPT wurde zuvor für Integrationen in Schlüssel- und lokale Systeme sowie für hohe Lizenzgebühren für ungenutzte Funktionalitäten berechnet - alles auf Basis der Anzahl der Häuser. Apaleo bietet transparente Preise ohne versteckte Gebühren, alle notwendigen Gebühren sind in einem Pauschalpreis enthalten, und die nahtlose Integration ist immer kostenlos. So konnte ADAPT sofort bei den Softwarekosten bis zu 25 % sparen und zusätzliche Kosten für jede Integration pro Haus einsparen.

Constantin fasst die eingesparten technischen Kosten zusammen: "Allein durch die Integrationen hätten wir 10.000 Euro gespart, wenn wir diese Integrationen sofort auf die Apaleo-Plattform gebracht hätten. Da wir derzeit 3 neue Hotels bauen, würden wir für das alte PMS allein für die Integrationen weitere 30.000 - 40.000 Euro berechnet, was einfach eine absurd hohe Summe ist, wenn man darüber nachdenkt."

Einfache und schnelle Einarbeitung des Personals zur Skalierung der Geschäftsprozesse

Herausforderung: Veraltete Benutzeroberflächen und unzureichende Unterstützungsmaterialien erschwerten den Onboarding-Prozess

Ihr vorheriges PMS hatte veraltete Benutzeroberflächen, die es dem ADAPT-Team erschwerten, neue Benutzer effizient zu schulen. Die Benutzeroberfläche war nicht selbsterklärend und erforderte zusätzliche Anleitung während des Onboarding-Prozesses. Der Erfolg des Onboarding-Prozesses hing stark von den Fähigkeiten und der Geschwindigkeit des Anbieters ab.

"Ich habe auch das erste Setup im Jahr 2016 gemacht, und das war nicht so einfach. Ich glaube, ich habe einen ganzen Tag gebraucht, um Zimmer, Preise, alles einzurichten, weil es nicht sehr intuitiv ist, wenn man es nicht richtig erklärt bekommt." - sagte Constantin.

Lösung: Unkompliziertes Self-Service-Onboarding für das ADAPT-Team

Constantin hatte eine Vergangenheit voller umständlicher Onboarding-Prozesse und findet nun Trost in Apaleos unkomplizierter Self-Service-Lösung. Er schätzt den reibungslosen Übergang, der sein Leben erleichtert. Mit Blick auf die Zukunft ist die Funktion der Häuservorlagen von Apaleo ein unschätzbares Werkzeug für Geschäftsinhaber, die ihre Geschäftstätigkeit skalieren möchten.

Ergebnis: Die Häuser sind in nur wenigen Stunden auf Apaleo einsatzbereit

Mit Apaleos benutzerfreundlicher Property Management-Benutzeroberfläche war es noch nie so nahtlos, Preise, Kanäle, Zimmer und Dienstleistungen zu verwalten. Innerhalb weniger Stunden hat das Team ihre Häuser erfolgreich eigenständig eingerichtet.

"Im Gegensatz dazu benötigen Sie bei Apaleo keinerlei technische Erfahrung, um die Plattform einzurichten. Es ist so einfach zu bedienen und an Ihr Geschäftsszenario anzupassen."

Vollautomatisierte Abläufe sparen Zeit

Herausforderung: Umständliche manuelle Verwaltungsaufgaben verzögern die strategische Ausrichtung

ADAPT hatte eine klare Vorstellung der Gästereise und strebte an, den Fokus von manuellen Aufgaben auf strategische Planung zu verlagern. Sie wurden jedoch jahrelang durch fehlende innovative Lösungen in ihrem früheren Hotel-PMS zurückgehalten.

Mit dem Ziel, Ressourcen umzuverteilen und die Rentabilität zu steigern, erkannte ADAPT, dass jeder Schritt der Gästereise wertvolle 15 Minuten ihrer Arbeitszeit in Anspruch nahm. Dies veranlasste sie, Maßnahmen zu ergreifen und ihre Prozesse zu optimieren, um maximale Effizienz zu erreichen.

Lösung: Erreichung einer 100%igen Automatisierung der Arbeitsabläufe durch Zusammenarbeit mit führenden Anbietern auf dem Markt

Mit einer Best-of-Breed-Strategie hat ADAPT die besten Technologieanbieter auf dem Markt ausgewählt, um alle ihre Geschäftsabläufe zu automatisieren. Sobald Gäste reservieren, werden die Buchungsbestätigung, der Zahlungsprozess und die Anmeldeformulare automatisch erledigt. Der Check-in-Prozess ist auch für die Gäste vollständig automatisiert, wobei die Mitarbeiter nur überprüfen, ob alles korrekt ist. Da ihre virtuellen Kreditkarten ebenfalls integriert und der Reservierung zugeordnet sind, können zusätzliche Einkäufe sofort und nahtlos getätigt werden. Dank des technologieorientierten Ansatzes von ADAPT wird die Buchungs- und Check-in-Phase mit minimalem manuellem Aufwand äußerst effizient gestaltet.

Das Team hat 100% automatisierte Gäste-Check-ins erreicht und auch vollständig digitalisierte operative Arbeitsabläufe realisiert, wodurch jeder Aspekt des Gästeerlebnisses von Anfang bis Ende optimiert wird.

Ergebnis: Strategische Umverteilung von Ressourcen zur Einführung neuer Häuser, wodurch monatlich 10-20 Stunden pro Mitarbeitenden eingespart werden

Die vollständige Automatisierung hat nicht nur eine erhebliche Menge an Zeit für das Back-of-House-Management freigesetzt, sondern auch ermöglicht, sich stärker auf strategische Planung zu konzentrieren.

"Ich spare allein etwa 10 bis 20 Stunden pro Woche, was sich wahrscheinlich mit den neuen Hotels, die hinzukommen, noch steigern wird, weil ich bereits mit dem Prozess vertraut bin. Das sind für mich und das Team weitere 10 bis 20 Stunden pro Monat, die eingespart werden."

ADAPT hat in Innovationen investiert, um strategisch für die Zukunft zu planen und die Effizienz zu steigern - was sie in Richtung einer personallosen Häusereinrichtung ohne Empfang oder Check-in-Kioske führt. Durch die berechneten Einsparungen - etwa 30-40.000 Euro - wurde dieser zukunftsorientierte Ansatz ermöglicht, der in Bewegung gesetzt wurde, um Ressourcen umzuverteilen und langfristig die Gewinne zu steigern.

Ralf schlussfolgert: "Insgesamt bin ich sehr zufrieden, dass wir zu Apaleo gewechselt haben. Wir gewinnen Zeit, Kapazitäten für andere Aufgaben - zum Beispiel mehr Zeit für unsere Gäste - und sparen im Laufe der Jahre viel Geld, das wir für andere innovative Aufgaben verwenden können. Darüber hinaus erreichen wir eine deutlich bessere Effektivität und Professionalität in allen Arbeitsbereichen."

Ein Blick auf den Technologie-Stack von ADAPT APARTMENTS

Stöbern Sie in den Apps im Apaleo Store:

Ausblick

ADAPT APARTMENTS hat Mut bewiesen, indem sie eine Veränderung umgesetzt haben, die zu erheblichen Kosteneinsparungen geführt hat. Dies unterstreicht die entscheidende Bedeutung der Wahl der richtigen Partner, um den Übergang zu erleichtern und das Potenzial modernster Technologien zur Steigerung der Unternehmensleistung zu nutzen. Mit der Erfahrung von ADAPT als Wegbereiter werden viele Hotels sicherlich ihrem Beispiel folgen und Innovationen begrüßen.

"Wir planen jetzt den Bau von 3 neuen Hotels und wir bauen sie auf der Apaleo-Plattform, wie auch unsere Berechnungen nahelegen. Die Aspekte der Zeit- und Geldersparnis prägen definitiv unsere Zukunft, denn wir befinden uns in der Planungsphase. Aber man kann immer sagen, dass es so sein wird. Es ist nicht nur eine Schätzung. Wir haben jetzt Fakten. Wir wissen, dass es so sein wird."

ADAPT APARTMENTS reduziert Softwarekosten um 25% und gewinnt 20 Stunden pro Monat