Mit 60% schnellerer Reaktionszeit gewinnt A-STAY mehr Nähe zum Gast

A-STAY schafft eine perfekte Balance zwischen digitaler Hotellerie und echter Nähe zu seinen Gästen. Mit dem Ziel, die Hotellerie neu und gastzentriert zu denken, setzt das Hotel auf digitale Services, ohne dabei die Wärme und Authentizität zu verlieren, die einen Aufenthalt besonders machen.

Im Herzen von Antwerpen gelegen, spricht A-STAY vor allem Reisende an, die Flexibilität und persönliche Begegnungen schätzen. Ob für eine Nacht, eine Woche oder länger, in den 190 stilvoll eingerichteten Zimmern und den großzügigen Gemeinschaftsbereichen wie der Lounge, der Bar oder dem Gym findet jeder seinen Platz. Passend zum Motto „MAKE IT YOUR STAY“ steht bei A-STAY das individuelle Erlebnis jedes Gastes im Vordergrund. Für berufliche Zwecke, Sightseeing oder Entspannung, jeder kann seinen Aufenthalt ganz nach seinen eigenen Wünschen gestalten.

In einem Interview erzählten uns Hanseul Gil, die Marketingverantwortliche, und Eugen Denisov, der Operations Manager, wie die Implementierung von Apaleo A-STAY dabei geholfen hat, eine digitale Gästereise zu gestalten, die ihren Gästen in Erinnerung bleibt.

Herausforderung: Manuelle Abläufe und fragmentierte Prozesse

A-STAY hatte von Anfang an eine klare Vision. Die Gästereise sollte digital unterstützt und gleichzeitig persönlich gestaltet werden, damit sich Reisende vom ersten Moment an gut aufgehoben fühlen. Technologie sollte dabei im Hintergrund arbeiten, Abläufe vereinfachen und Raum für echte Gastfreundschaft schaffen.

Im operativen Alltag zeigte sich jedoch schnell, wie sehr die fragmentierten Prozesse das Gästeerlebnis bremsten. Buchungen über verschiedene OTAs und die manuelle Verwaltung von Airbnb-Reservierungen führten zu hohem Koordinationsaufwand über mehrere Systeme hinweg. Statt sich auf Interaktionen mit den Gästen zu konzentrieren, verbrachte das Team viel Zeit mit der Bewältigung administrativer Aufgaben.

Auch bei technischen Anliegen wie etwa der Einstellung von Licht oder Temperatur im Zimmer stieß das Team schnell an seine Grenzen. Da diese Probleme häufig nur vor Ort behoben werden konnten, dauerten die Reaktionszeiten länger und das Erlebnis der Reisenden wurde negativ beeinträchtigt.

Für A-STAY war klar, dass sich bei diesen Abläufen etwas ändern musste. Sie brauchten ein PMS, das alltägliche Aufgaben automatisiert, Prozesse effizient verknüpft und dem Team den Freiraum gibt, sich voll und ganz auf die Erlebnisse der Gäste zu konzentrieren.

Lösung: Apaleo & Guestway, reibungslose Abläufe und ein durchweg stimmiges Gästeerlebnis

Mit Apaleo als API-First-Plattform und der Einbindung von Guestway hat A-STAY seine optimale Lösung zur Umsetzung des gewünschten digitalen Gästeerlebnisses gefunden. Heute können Reisende ganz einfach über ihr Handy einchecken und jederzeit auf alle wichtigen Informationen für ihren Aufenthalt zugreifen.

Auch der Arbeitsalltag des Teams hat sich spürbar vereinfacht. Front-Office-Mitarbeiter können nun in Echtzeit auf die Zimmereinstellungen zugreifen und kleinere technische Probleme schnell und ohne Zimmerbesuch oder Störung der Gäste lösen.

Zusätzlich wurden zuvor verschachtelte Prozesse zusammengeführt. Buchungen, die Verwaltung von Daten und die Kommunikation mit Gästen laufen jetzt vollständig über Guestway, was für mehr Transparenz sorgt und den gesamten Ablauf insgesamt effizienter macht.

Die Wahl des richtigen PMS als technologische Infrastruktur für die Integration von weiteren Apps und der Gestaltung eines einzigartigen Tech Stacks war dabei besonders entscheidend:

„Wir haben Apaleo gewählt, weil es benutzerfreundlich ist. Selbst unsere studentischen Mitarbeiter kommen hier ohne große Einarbeitung zurecht. Im Vergleich zu unserem vorherigen PMS ist Apaleo einfach deutlich klarer und flexibler aufgebaut und es wird kontinuierlich weiterentwickelt,“ ergänzten Hanseul und Eugen.

Ergebnis: Effizientere Abläufe und eine Steigerung der Bewertungen um 0,4 Punkte

Dank der Implementierung von Apaleo und der Integration von Guestway konnte A-STAY die Gästereise erheblich verbessern. Vom ersten Kontakt bis zum Check-out verläuft nun jeder Schritt digital und reibungslos, was sich auch im positiven Gästefeedback widerspiegelt. So stiegen die Bewertungen auf Booking.com von 8,1 auf 8,5, wobei der einfache Zugang zum Zimmer und der benutzerfreundliche digitale Check-in besonders positiv hervorgehoben wurden.

Die angepassten Prozesse tragen jedoch nicht nur zur Erhöhung der Gästezufriedenheit bei, sondern entlasten auch das Team erheblich. Wiederkehrende Aufgaben laufen jetzt automatisiert im Hintergrund, sodass mehr Zeit für persönliche Betreuung und echte Gastfreundschaft bleibt. Gleichzeitig konnte A-STAY die Teamstruktur optimieren und die Personalkosten um bis zu 50% senken.

Probleme wie die Einstellung von Licht und Temperatur lassen sich in der Regel direkt und aus der Ferne beheben, was zu einer Verkürzung der Reaktionszeiten um bis zu 60% führt und viele Zimmerbesuche überflüssig macht.

Letztendlich ist das Ergebnis ein personalisiertes und hochwertiges Gästeerlebnis, das durch eine einzige App und eine offene Plattform möglich wurde.

Ausblick:

Mit Blick auf die Zukunft verfolgt A-STAY weiterhin das Ziel, die Grenzen des modernen, digitalen Aufenthalts für Reisende neu zu definieren. Apaleo ist dabei die Plattform, mit der A-STAY auch künftig zukunftsorientiert agieren kann. Währenddessen wird die digitale Gästereise weiterhin mit Guestway optimiert, wobei der Fokus auf noch reibungsloseren Aufenthalten liegt, bei denen digitale Services die persönlichen Momente mit den Reisenden bestmöglich unterstützen.

Was als Nächstes ansteht? Mehr Digitalisierung, smarte Automatisierung und ein Gästeerlebnis, das kontinuierlich besser wird.

So sieht das Tech Stack von A-STAY aus:

Entdecken Sie die Apps in unserem Apaleo Store:

• SiteMinder – Channel manager

• Exact Online – Accounting software

• Guestway – Guest management system

• PriceLabs – Revenue management system

• SALTO Systems – Door locks

• Taktik – TV solution