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Weniger operativer Stress, mehr Struktur: Wie SleepinRoomz mit 80% Automatisierung mehr als 50 Stunden pro Woche zurückgewann

Anna Fechner

Anna Fechner

30.7.2026
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Für viele kleinere und mittelgroße Hotels ist Digitalisierung längst kein Zukunftsthema mehr, sondern ein entscheidender Hebel für Effizienz, Profitabilität und Wettbewerbsfähigkeit. Doch der Weg dorthin ist oft herausfordernd. Zwischen steigenden Personalkosten, Fachkräftemangel und veralteten Systemlandschaften fehlt Hotelbetrieben häufig die notwendige Flexibilität und die richtigen Partner, um Abläufe nachhaltig zu optimieren.

Genau an diesem Punkt setzt Marc Steudle an. Als Hotelier, Consultant und Apaleo-Implementierungspartner unterstützt er Hoteliers, Digitalisierung langfristig zu denken und als Fundament zukunftsfähiger Betriebsstrukturen zu nutzen. Mit seinen Partnerbetrieben entwickelt er dabei individuelle Transformationskonzepte, gestaltet passende Tech Stacks und schafft damit die Voraussetzungen für modernes Hotelmanagement.

Den entscheidenden Impuls dafür gab ihm die eigene Erfahrung. Als Marc Ende 2021 Apaleo in einem seiner Hotels einführte, erkannte er schnell, welches Potenzial eine offene Plattform bietet. Best-of-Breed-Apps lassen sich reibungslos integrieren, individuelle Anforderungen flexibel abbilden und wiederkehrende Aufgaben über den gesamten Betrieb hinweg automatisieren.

„Es ist immer sinnvoll, in Prozessen zu denken. Und wenn man diese dann, wie mit Apaleo, digitalisieren und automatisieren kann, ist das natürlich wahnsinnig wertvoll. Denn am Ende gewinnt man das, was für viele Hoteliers der wichtigste Faktor ist: Zeit,“ so Marc.

Gemeinsam mit profitize und Marc sprachen wir mit Jakob Spiewak, dem Geschäftsführer von SleepinRoomz, einem Boutique-Hotel mit 57 Zimmern in Dortmund und einem von Marcs Partnerbetrieben. In unserem Gespräch erzählten beide, wie die digitale Infrastruktur des Hotels aussieht, warum die Wahl auf Apaleo fiel und welche Rolle Automatisierung und Daten bei der Weiterentwicklung des Hauses spielen.

Herausforderung: Isolierte Systeme und manuelle Prozesse

SleepinRoomz setzte bereits auf Apaleo, bevor die Zusammenarbeit mit Marc begann. Nach der Loslösung vom Franchise entschied sich Jakob bewusst für die offene Plattform, da sie ihm die Flexibilität bot, die er für die Zukunft seines Hotels suchte. Insbesondere der API-First-Ansatz und die Möglichkeit, das eigene Tech Stack individuell zu gestalten, waren für ihn entscheidende Faktoren.

Der Umstieg auf die Plattform war jedoch erst der erste Schritt. Trotz der technologischen Basis zeigte sich im Hotelalltag, dass einige Prozesse noch Potenzial zur Optimierung hatten. Abläufe wie die Zimmerzuteilung und Rechnungskorrekturen wurden weiterhin manuell bearbeitet, während zusätzliche Automatisierungs- und Integrationspotenziale bislang ungenutzt blieben.

Zusammen mit Marc begann SleepinRoomz daher, Workflows, Ratenpläne und das Tech Stack gezielt anzupassen und weitere Automatisierungspotenziale zu erschließen.

Lösung: Ein vernetztes Tech Stack für intelligente Abläufe

Aufbauend auf Apaleo realisierten Jakob und Marc die nächsten Maßnahmen und erweiterten das bestehende Tech Stack um n8n und make.com. Einer der ersten automatisierten Anwendungsfälle war die Zimmerzuteilung. Schnell folgten weitere Verbesserungen, darunter ein Workflow für Rechnungskorrekturen. Statt Rechnungen manuell zu stornieren, zu korrigieren und erneut zu versenden, können Gäste die benötigten Informationen heute über ein digitales Formular bereitstellen. Die Angaben werden anschließend automatisch in Apaleo verarbeitet und direkt für die Erstellung der korrigierten Rechnung genutzt.

Auch der Zahlungsprozess wurde enger mit den vorhandenen Abläufen verzahnt. Apaleo Pay, die integrierte Payment-Lösung von Apaleo, ermöglichte eine nahtlose Zahlungsabwicklung und digitalisierte manuelle Tätigkeiten rund um Verbuchung und Abrechnung.

Mit der zunehmenden Automatisierung rückte zudem die Nutzung der gewonnenen Daten stärker in den Fokus. Um Kennzahlen, Reports und Forecasts zentralisiert zu visualisieren und auszuwerten, ergänzte SleepinRoomz sein Apaleo-Ökosystem (vor kurzem) um profitize. Die KI-gestützte Finanzplanungs- und Analyseplattform für Hotels unterstützt Hoteliers dabei, Kosten zu optimieren, Umsätze zu steigern und Margen im Blick zu behalten, insbesondere in einer zunehmend digitalisierten und KI-geprägten Hospitality.

Durch die offenen APIs von Apaleo kann profitize auf Zahlungs- und Reservierungsdaten zugreifen, diese bündeln und verknüpfen. So entsteht nicht nur mehr Transparenz über den gesamten Betrieb, etwa hinsichtlich der Profitabilität, sondern auch eine belastbare Grundlage für Investitions- und Personalentscheidungen.

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Ergebnis: Mehr Effizienz, datenbasierte Entscheidungen und 140.000€ jährliche Einsparungen

Heute sind nach Einschätzung von Jakob rund 80% der Abläufe vollständig automatisiert. Besonders wertvoll ist für ihn dabei die gewonnene Klarheit und Planbarkeit, die durch die Digitalisierung und die bessere Auswertbarkeit von Daten im gesamten Hotel entstanden sind.

„Unser Betrieb hat dank der hochgradigen Digitalisierung erstmals eine richtige und ganz neue Struktur bekommen. Genau diese Struktur hat uns vorher gefehlt,“ fasste Jakob zusammen.

Auch die Art, wie im Betrieb Entscheidungen getroffen werden, hat sich verändert. Mit profitize hat SleepinRoomz nun einen zentralen Überblick über Kennzahlen, KI-gestützte Forecasts und die wirtschaftliche Entwicklung des Hotels. Statt sich ausschließlich auf Erfahrungswerte oder den aktuellen Kontostand zu verlassen, können Potenziale schneller erkannt und Entscheidungen vorausschauender getroffen werden.

Im Tagesgeschäft zeigen sich diese Veränderungen vor allem in einer besseren Planbarkeit des Hotelalltags trotz einer dauerhaft hohen Auslastung von über 70%. Mitarbeiter verfügen über klar definierte Verantwortungsbereiche und können sich stärker auf ihre eigentlichen und vor allem gastnahen Aufgaben konzentrieren, während zahlreiche Routineaufgaben automatisiert abgewickelt werden. Die daraus resultierende operative Effizienz ermöglichte es SleepinRoomz, den Hotelbetrieb deutlich schlanker zu organisieren und jährlich rund 140.000 € einzusparen.

Spürbar sind die Verbesserungen ebenfalls im administrativen Bereich. Rechnungskorrekturen, die früher pro Vorgang fünf bis acht Minuten manueller Arbeit erforderten und mehrmals täglich anfielen, werden mittlerweile komplett automatisiert verarbeitet. Dadurch entfällt ein Prozess, der zuvor täglich bis zu einer Stunde Arbeitszeit in Anspruch nahm.

Im Zahlungsbereich sorgt Apaleo Pay zusätzlich für messbare Entlastung. Zahlreiche Schritte rund um Zahlungsverbuchung, Abrechnung und Kontrolle gehören inzwischen der Vergangenheit an. Tätigkeiten, die einst bis zu einer Stunde Arbeitszeit pro Tag banden erfordern laufen heute also weitgehend automatisiert.

„Das Zusammenspiel zwischen Payment und PMS verschafft einem einfach unglaublich viel Transparenz, mehr Genauigkeit und spart Zeit,“ ergänzte Jakob.

All diese Auswirkungen zeigen sich nicht zuletzt bei Jakob selbst. Statt zuvor rund 70 Stunden pro Woche zu arbeiten, dauerhaft eingespannt zu sein und unter hohem Druck zu stehen, benötigt er heute nur noch rund 20 Stunden pro Woche, also etwa drei Stunden am Tag.

Verlässliche Systeme und eingespielte Prozesse sorgen dabei insgesamt dafür, dass der Betrieb auch ohne ständiges Eingreifen reibungslos funktioniert. So bleibt mehr Zeit, sich auf neue Projekte und strategische Entscheidungen zu konzentrieren.

Der nächste Schritt: autonome Prozesse

Die Digitalisierungsreise bei SleepinRoomz noch lange nicht abgeschlossen. Nachdem ein Großteil der Abläufe automatisiert wurde, geht es zunehmend darum, operative Prozesse weiter zu verfeinern und Daten gezielter in operative Entscheidungen einfließen zu lassen.

Dabei spielt für Marc auch KI eine immer größere Rolle. In seinem eigenen Hotel nutzt er, wie auch Jakob bei SleepinRoomz, bereits KI-gestützte E-Mail, WhatsApp und Telefon-Agenten auf Basis von Apaleo, welche Gästeanfragen autonom bearbeiten, auf Verfügbarkeiten sowie Raten zugreifen und automatisch Angebote erstellen.

Grundsätzlich steht für beide fest: Je besser Systeme miteinander verbunden sind und je einfacher Informationen verfügbar werden, desto größer ist der Nutzen moderner Technologien wie z.B. KI-Agenten. Offene Plattformen wie Apaleo schaffen dafür die notwendige Grundlage, indem sie Daten über verschiedene Systeme hinweg zugänglich machen und Hoteliers die Freiheit geben, Innovationen flexibel zu integrieren. Darauf aufbauende Lösungen wie profitize ermöglichen es, aus den verfügbaren Daten substanziierte Erkenntnisse abzuleiten und Entscheidungen schneller zu treffen.

„Daten werden immer wichtiger. Je besser und genauer ich meine Daten auswerten kann, auch beim Forecasting, desto fundierter kann ich Entscheidungen treffen und die Zukunft meines Betriebs planen,“ sagte Marc und rundete damit unser Gespräch ab.

So sieht das Tech Stack von SleepinRoomz aus:

Entdecken Sie die Apps in unserem Apaleo Store:

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