Eklo Hotels und Apaleo: Eine flexible Basis für weiteres Wachstum

Eklo Hotels betreibt zehn Häuser in Frankreich und verbindet erschwingliche Übernachtungen mit einem nachhaltigen Konzept. Die Zimmer bieten Platz für ein bis acht Gäste. Dazu kommen die eigene Restaurantmarke French Kiss sowie Eventflächen und Coffeeshops. Doch je vielfältiger das Angebot und je größer die Gruppe wurde, desto komplexer wurden auch die Abläufe. Um mit diesem Wachstum Schritt zu halten, stellte Eklo sein gesamtes Portfolio auf Apaleo um. Mit der offenen, API-First Property Management Plattform automatisiert die Gruppe heute Reservierungen, Gruppenbuchungen und das tägliche Reporting über alle Hotels hinweg.

Die Ergebnisse sprechen für sich: Knapp zwei Jahre nach der Entscheidung für Apaleo spart Eklo laut Karine Girard, Regional Operations Manager, ungefähr zwei Minuten pro Buchung. Bei 22.142 Buchungen allein im Juni 2025 macht das mindestens 738 Stunden, die den Teams in nur einem Monat für andere Aufgaben zur Verfügung stehen.

Dabei ist für Karine Girard nicht nur die gewonnene Zeit entscheidend, sondern auch die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Apaleo:

„Apaleo stellt uns nicht einfach nur eine Software zur Verfügung. Wir stehen in einem engen, kontinuierlichen Austausch und entwickeln uns gemeinsam weiter. Ich habe in meiner Laufbahn schon mit verschiedenen Property Management Systemen gearbeitet, aber eine so enge Kollaboration habe ich bisher noch nicht erlebt.“

Mehr Hotels, neue Möglichkeiten und Herausforderungen

Seit den Anfängen hat sich bei Eklo einiges getan. Während die Hotels ursprünglich vor allem Freizeitreisende ansprachen und ein kleines Food-&-Beverage-Angebot hatten, gehören heute auch Tagungsräume, private Dining-Bereiche und zwei Coffeeshops in Bordeaux und Nantes zum Konzept. Dahinter steckt die Vision, Hotels zu schaffen, die mehr sind als nur ein Ort zum Übernachten.

„Wir wollen, dass unsere Häuser echte Lebensorte sind, offen für ihr Umfeld, für unsere Viertel, für unsere Städte. Nicht nur für Gäste von außerhalb, sondern auch als lokale Akteure,“ sagte Karine Girard.

Mit dem wachsenden Angebot wurden allerdings auch die Abläufe hinter den Kulissen komplexer. Zehn Hotels, verschiedene Geschäftsbereiche und immer neue Anforderungen brachten das bisherige PMS zunehmend an sein Limit.

Ein neues Flaggschiff: Eklo Paris Porte de Versailles

Durch die Eröffnung des Eklo Paris Porte de Versailles im Jahr 2024 zeigte sich, dass das vorherige PMS nicht mehr mit dem Wachstum der Gruppe mithalten konnte. Das neue Hotel brachte deutlich mehr Individualbuchungen und erstmals ein größeres MICE-Geschäft mit sich. Für die Mitarbeiter bedeutete das vor allem mehr manuelle Arbeit.

Fast jede Reservierung musste einzeln geprüft und korrigiert werden, von Raten und Gästezahlen über das Zahlungsrouting bis hin zu Firmen- und virtuellen Kreditkarten, Karten-Tokenisierung und Vorauszahlungen. Während sich dieser Aufwand in den kleineren Hotels noch bewältigen ließ, stießen die Teams bei dem hohen Buchungsvolumen in Paris schnell an ihre Grenzen.

„Wir haben viel Zeit mit wiederkehrenden manuellen Aufgaben verloren, was auch immer wieder zu Fehlern geführt hat. Das kostet unsere Teams wertvolle Zeit und die Gruppe letztlich auch Geld,“ erläuterte Karine Girard.

Karine Girard, damals Quality and Guest Journey Managerin, leitete daraufhin die Überprüfung der bestehenden Systeme. Dabei wurde schnell klar, dass Eklo ein flexibleres PMS brauchte, um manuelle Prozesse zu reduzieren und die weitere Skalierung der Gruppe zu unterstützen.

Ein Pilotprojekt, zehn Hotels, fünf Monate

Im November 2024 startete Eklo mit einem Pilotprojekt in Bordeaux. Nach der erfolgreichen Einführung von Apaleo wurden zwischen Januar und Mai 2025 auch die übrigen neun Hotels auf die Plattform migriert.

Seitdem laufen viele Abläufe, die zuvor manuelle Arbeit erforderten, automatisiert. Besonders deutlich zeigt sich das im Zahlungsmanagement: Karten-Tokenisierung und Zahlungsvorautorisierungen erfolgen jetzt direkt über das System. Selbst bei Vorauszahlungen müssen die Teams keine Kartendaten mehr von Hand eingeben. Das spart wertvolle Zeit und reduziert gleichzeitig den Umgang mit sensiblen Zahlungsinformationen.

Eine weitere Erleichterung bringt die Anbindung von Backyou an Apaleo für das Gruppen- und Eventgeschäft. Gruppenoptionen werden direkt im PMS angelegt und nach der Freigabe automatisch als bestätigt markiert. Dadurch entfällt die doppelte Dateneingabe, was insbesondere das fünfköpfige Commercial-Team im Eklo Paris Porte de Versailles entlastet, das täglich rund 40 Gruppenanfragen bearbeitet.

„Früher gab es Lücken, wir haben vergessen, eine Option zu aktivieren“, erinnerte sich Karine Girard. „Heute läuft es so reibungslos, dass sich unsere Vertriebsteams darauf konzentrieren können, Anfragen zu beantworten, statt Daten einzugeben.“

Auch beim Reporting hat sich einiges verändert. Statt die Zahlen aus jedem Hotel einzeln per Excel zu exportieren und an das Head Office zu schicken, nutzt Eklo heute die direkte Anbindung seines Finanztools an Apaleo. So werden die täglichen Berichte automatisch erstellt und alle Beteiligten haben einen aktuellen Überblick über die Geschäftsentwicklung.

„Schon um 9 Uhr morgens wissen unsere Hotels, wie sie im Vergleich zum Vorjahr und zum Budget dastehen, sowohl für den laufenden Monat als auch seit Jahresbeginn. Unser Management, das Finanzteam und unsere Investoren können damit jederzeit nachvollziehen, wie sich unsere Hotels entwickeln, erklärte Karine Girard.“

Das Tech Stack im Wandel

Drei Integrationen sind bereits abgeschlossen, darunter eine digitale Gästereise, über die Gäste Upgrades und zusätzliche Services buchen können. Weitere Anwendungen sind bereits in Planung: Aktuell arbeitet Eklo an seinem CRM zur Personalisierung der Gästereise und an der Anbindung des Restaurant-POS an das Bestandsmanagement, damit Verkäufe künftig automatisch im Warenbestand berücksichtigt werden.

Dabei spielt die Zusammenarbeit mit Apaleo eine wichtige Rolle. Auf einer Fachmesse brachte Karine Girard beispielsweise selbst einen Technologieanbieter mit dem Apaleo-Team in Kontakt, um eine neue Integration voranzubringen. Mittlerweile ist diese Art des Austausches fester Bestandteil, sodass Apaleo zu den ersten Ansprechpartnern gehört, wenn Eklo ein neues Tool integrieren möchte.

„Apaleo kennt einfach unsere Hotels, unsere Teams und die unterschiedlichen Konzepte hinter unseren Häusern“, sagte Karine Girard.

Der enge Kontakt zeigt sich auch bei der Weiterentwicklung der Plattform: Eklo nimmt regelmäßig an den vierteljährlichen Produktsessions teil und testet neue Funktionen bereits in der Beta-Phase.

KI trifft auf persönliche Gastfreundschaft

Auch Künstliche Intelligenz spielt bei Eklo eine immer größere Rolle. Gerade bei der Personalisierung der Gästereise und im Revenue Management sieht Karine Girard großes Potenzial.

Gemeinsam mit dem Partner Bowo setzt Eklo mittlerweile Chatbots ein, die einfache Gästefragen automatisch beantworten. Während Gäste früher je nach Verfügbarkeit der Hotelmitarbeiter mehrere Stunden auf eine Antwort warten mussten, dauert es heute weniger als eine Minute.

Trotz der vielen Möglichkeiten, die neue Technologien bieten, ist für Eklo eines klar: Sie sollen die Mitarbeiter unterstützen, nicht ersetzen.

„Die Idee ist nicht, eine zu 100% digitale Hotelgruppe zu sein. Unsere Rezeptionisten durch ein komplett digitalisiertes Check-in auszutauschen, kommt für uns nicht infrage.“

Denn persönlicher Kontakt und ein herzlicher Empfang gehören zur DNA von Eklo. Durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben bleibt den Mitarbeitern mehr Zeit, sich genau darauf zu konzentrieren.

Karine Girard fasste es wie folgt zusammen: „Am Ende machen Menschen den Unterschied. Aber es sind die Tools, die wir ihnen in die Hand geben, damit sie so effektiv wie möglich arbeiten können.“

Und da Eklo weiter skalieren möchte, wird sich auch das Tech Stack der Hotelgruppe weiterentwickeln.

„Die Gruppe ist mit dem Wachsen noch lange nicht fertig“, ergänzte Karine Girard.